Seit einiger Zeit beobachtet der Lösungsanbieter Dmsfactory aus Rödermark einen deutlich wachsenden Bedarf an Datenmigrationen bei Unternehmen. Auslaufende Wartungsverträge mit Distributoren bei optischen Speichermedien sorgen anscheinend für neue Nachfrage nach WORM-basierten Festplattenlösungen.
ECMguide.de unterhielt sich mit Jörg Eckhard, Vertriebsleiter bei Dmsfactory, über die Gründe der steigenden Nachfrage und welche Strategien bei Migrationen zu beachten sind.
Was sind Ihrer Erfahrung nach die am häufigsten ausschlaggebenden Faktoren für ein Migrationsprojekt?
Eckhard: Anstoß für die meisten Migrationsprojekte ist nicht die fehlende Haltbarkeit der Speichermedien, sondern eher mangelnde Benutzbarkeit und Modernität der vorhandenen Systeme. Im Prinzip muss sich jedes Unternehmen früher oder später mit dem Thema Migration beschäftigen. Gründe dafür gibt es viele: Das DMS soll modernisiert werden, die Dokumente sollen von den vielen marktüblichen Formaten zu PDF/A konvertiert werden oder die Wartungsleistungen für Jukeboxen laufen aus.
Die siechende Optical-Disk-Technologie dürfte wohl auch oft der Grund sein…
Eckhard: Richtig, den Löwenanteil machen nach unserer Erfahrung Migrationen im Storage-Bereich aus. Bislang haben die meisten Anwender darauf gesetzt, optische Speichermedien weiter zu nutzen, auch wenn deren Hersteller vom Markt verschwunden sind. Entsprechende Wartungsverträge mit den Distributoren sorgten dafür, dass es auch weiterhin Ersatzteile und -geräte gab. Diese Verfügbarkeit läuft nun langsam aus und die Distributoren steigen aus ihren Wartungsverträgen aus. Es müssen also neue Storage-Systeme beschafft werden, wobei die Anwender zumeist auf WORM-basierte Festplattenlösungen setzen, also
NetApp, »
Centera« von
EMC und, vor allem auch im Midsize-Bereich, »
Silent Cubes« von
Fast LTA. Wir haben gerade im letzten Jahr einen starken Migrationstrend hin zu diesen Produkten registriert, der sich – dies zeigen unsere Auftragsbücher – in 2011 noch einmal verstärkt fortsetzen wird.
Wie sieht es mit Migrationen auf der Systemebene aus?
Eckhard: Diese spielen angesichts des aktuellen Storage-Themas derzeit eine eher untergeordnete Rolle. Solche Systemwechsel sind typischerweise dadurch bedingt, dass die Anwender ihr DMS adjustieren möchten. Interessant ist hier: Dies geht nicht nur von unten nach oben, sondern auch umgekehrt. Manche Firmen haben sich seinerzeit ein mächtiges DMS-Instrumentarium zugelegt, das sie heute gar nicht mehr benötigen, weil große Aufgabenbereiche davon inzwischen andere Systeme übernehmen. Um sich hohe Wartungskosten zu sparen, erreichen uns daher durchaus immer wieder Anfragen nach einem Downsizing von DMS-Lösungen.
Kommen auch Gründe a la Archivierung zum Beispiel mit PDF/A vor?
Eckhard: Freilich. Wenn auch die Anstöße für eine Migration auf der Storage- und Systemebene liegen, so nutzen die Unternehmen ein solches Unterfangen in der Regel auch, um die Arbeit mit ihren Dokumenten zu vereinfachen – zum Beispiel durch eine Volltextverschlagwortung und das Konvertieren in ein zeitgemäßes Format für die
Langzeitarchivierung wie PDF/A.
Wie gehen Sie grundsätzlich bei Migrationen vor: sofortige Produktivsetzung mit anschließender begleitender Migration oder Inbetriebnahme des Zielsystems erst nach kompletter Migration der Daten?
Eckhard: Dies hängt ganz davon ab, was abgelöst werden soll. Deshalb migriert man online – also sofortige Produktivsetzung mit anschließender begleitender Migration –, wenn die Storage-Komponente erneuert werden soll, und offline bei Einführung eines DMS. Dies ist auch ganz logisch: Beim Storage-Wechsel arbeiten die Nutzer mit demselben System wie bisher, nur die Dokumente fließen nun auf die neue Speicherkomponente und die alten werden parallel stückchenweise überführt. Beim DMS-Austausch hingegen müssen zunächst die Integrationen vom neuen System zur bestehenden IT-Landschaft geschaffen werden und die Dokumente in ihrer Struktur auf das neue DMS angepasst werden, bevor der Transfer stattfinden kann.
Wie gehen Sie bei Ihren Migrationsprojekten vor?
Eckhard: Zunächst schauen wir uns das Altsystem an: Wie viele Dokumente sind enthalten, welche Datenbank wird verwendet etc. Daraus erstellen wir ein Feinkonzept. Anschließend folgt das so genannte Staging des Migrationssystems. Wenige Wochen nach Projektstart sind wir dann soweit, mit der Migration zu starten. Wir haben hierfür eine flexible Migrationssoftware entwickelt, mit Hilfe derer alle Daten sicher und nachvollziehbar von A nach B transportiert werden. Die Software verbindet sich dabei über API-Schnittstellen mit dem abzulösenden System und entnimmt dort Daten und Dokumente. Diese werden dann in einer Datenbank oder einem Flat-Filesystem zwischengelagert. Anhand einer Aufgabenliste werden die Daten dann bearbeitet – etwa volltexterkannt oder in PDF/A umgewandelt –, und anschließend im neuen System archiviert.
Welchen Zeitraum sollte ein Kunde für so eine Art der Migration einplanen?
Eckhard: Wie lange diese eigentliche Migrationsphase läuft, hängt stark davon ab, wie schnell man von den alten Datenträgern lesen kann. Ein wesentlicher Punkt dabei ist, dass man das Lesen von optischen Datenträgern bei Bedarf auch bremsen kann. Dies ist oft notwendig, wenn die Hardware in die Jahre gekommen und störanfällig ist. Eine maximale Lesegeschwindigkeit kann bei optischen Laufwerken zu erhöhten Ausfällen führen. Zu unserem speziellen Service gehört deshalb auch eine kontinuierliche Betreuung der Migrationsphasen auf Wunsch auch On-Site, also vor Ort beim Kunden.
Sie sprachen gerade die On-Site-Migration an – wie läuft dann die Off-Site-Variante?
Eckhard: Merkmal der On-Site-Migration ist es, dass der Kunde das neue System vor Ort hat und dieses die jeweils aktuell migrierten Daten bereits enthält. Dadurch wird das alte System gleichzeitig weniger stark belastet. Bei der Off-Site-Migration erhalten wir vom Unternehmen zum Zeitpunkt X einen Backup-Datenträger, bearbeiten und überspielen die Dateien bei uns im Haus ins neue System und installieren dieses nach Fertigstellung beim Kunden – nicht ohne zuvor auch noch den Rest der in der Zwischenzeit aufgelaufenen Daten zu migrieren. Der Kunde legt dann nur noch einen Schalter um und wechselt von einem Tag auf den anderen das System.
Schält sich ein Trend bei Ihnen heraus, welches Verfahren bevorzugt wird?
Eckhard: Jedes der Verfahren hat seine Vorzüge, daher halten sie sich in unseren Projekten die Waage. On-Site-Migrationen sind in der Regel etwas kostengünstiger, da der Kunde nicht die Kosten für ein System zu tragen hat, das wir als Dienstleister bei uns installieren müssen. Nachteil ist dann aber, dass die Performance seiner Systeme beeinträchtigt werden kann, da Migration und IT-Betrieb ja auf denselben Anlagen laufen. Für welche Migrationsform man sich letztlich entscheidet, hängt stark vom Einzelfall ab. Hier ist es unsere Aufgabe als Dienstleister, vorab in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden die jeweils passende Methode auszuwählen und dann auch umzusetzen. Eine ausführliche Beratung ist deshalb unabdingbar, soll ein kritisches Projekt wie eine Migration erfolgreich und zügig durchgeführt werden.