In Bezug auf Compliance-Fragen spielt die Archivierungssoftware inzwischen eine entscheidende Rolle. Sie sichert unabhängig vom Medium die Unveränderbarkeit der Information, ermöglicht den schnellen Zugriff und verwaltet gigantische Speichermengen. Von Praxiserfahrungen, Compliance-Zusammenhängen und weiteren Entwicklungen der ELO-Lösung berichtet Geschäftsführer Karl Heinz Mosbach.
Was sind die größten Herausforderungen bei der Implementierung einer Archivierungslösung in der Praxis?
Mosbach: Eine der größten Herausforderungen ist oft die Umstellung der traditionellen papierbasierten Prozesse, wie die Eingangsrechnungsverarbeitung, auf eine digitale Form. Hier gilt es vor allem den Mitarbeitern die Ängste zu nehmen und sie von den Vorteilen des elektronischen Arbeitens zu überzeugen. Da mit der Einführung eines elektronischen Archivs auch in der Regel Automatisierungsmaßnahmen verbunden sind, ist auch in Bezug auf frei werdende Kapazitäten bei den Mitarbeitern im Vorfeld Sensibilität zu wahren.
Welche Compliance-Anforderungen kann ein Unternehmen mit Hilfe Ihrer Archivierungslösung erfüllen?
Mosbach: Es gibt die unterschiedlichsten Regeln, die ein Unternehmen zu befolgen hat, das können interne Richtlinien sein und eben vom Gesetzgeber vorgegebene wie die Abgabeordnung (AO), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) oder internationale Richtlinien wie den Sarbanes-Oxley Act (SOX) oder Basel II. Darüber hinaus gibt es noch spezifische Branchen-Anforderungen wie zum Beispiel die Food and Drug Administration (FDA) im Gesundheits- und Lebensmittelbereich. Eine nachhaltige Archivierungslösung sollte allen diesen Anforderungen gerecht werden.
Welche Voraussetzungen muss das Unternehmen selbst mitbringen, damit die Erfüllung der Compliance-Anforderungen mit Ihrer Archivierungslösung funktioniert?
Mosbach: Im Wesentlichen die Beschreibung der eigenen Prozesse in einer Verfahrensdokumentation, die zusammen mit unserer Lösung für die nötige Rechtssicherheit sorgt.
Verfügt Ihre Lösung über einen eigenen Archivspeicher oder verwenden Sie hierfür eine Drittlösung?
Mosbach: Alle ELO-Lösungen verfügen über einen eigenen Archivspeicher, bieten aber auch die Möglichkeit an, beliebige Drittlösungen anzubinden.
Welche Archivmedien unterstützt Ihre Archivierungslösung?
Mosbach: Alle gängigen von NetApp, IBM, EMC, HP, Hitachi und Langzeitspeicher wie zum Beispiel WORM, UDO und DVD-Jukeboxen
Welche Besonderheit bietet Ihre Archivierungslösung?
Mosbach: Neben selbstverständlicher Mechanismen zur sicheren und rechtskonformen Archivierung, zeichnen sich die ELO-Lösung vor allem durch ein leistungsstarkes Replikationsmodul aus, welches es ermöglicht, weltweit wichtige Daten zu replizieren und ein standortübergreifendes und performantes Arbeiten zu gewährleisten. Die Integration einer intelligenten Suche stellt zudem sicher, dass auch bei sehr großen Archiven, Inhalte sehr schnell wiedergefunden werden.
Welche Trends sehen Sie in der Entwicklung von Archivierungslösungen?
Mosbach: Cloud ist auch bei der elektronischen Archivierung in aller Munde. Im DMS und ECM-Bereich ist die Nachfrage zwar noch nicht so hoch, dennoch wir viel darüber diskutiert.
Wie stellen Sie Ihre Archivierungslösung auf diese Trends ein?
Mosbach: Zum einen durch leistungsstarke Backend-Komponenten, die hoch skalierbar sind und so die Leistungsanforderungen einer Cloud bereitstellen, zum anderen durch leistungsstarke Webfrontend-Komponenten, die dem Anwender ein komfortables Arbeiten möglich machen.