In Bezug auf Compliance-Fragen spielt die Archivierungssoftware inzwischen eine entscheidende Rolle. Sie sichert unabhängig vom Medium die Unveränderbarkeit der Information, ermöglicht den schnellen Zugriff und verwaltet gigantische Speichermengen. Von Praxiserfahrungen, Compliance-Zusammenhängen und weiteren Entwicklungen der Windream-Lösung berichtet Pressesprecher Dr. Michael Duhme.
Was sind die größten Herausforderungen bei der Implementierung einer Archivierungslösung in der Praxis?
Duhme: Für den Kunden: Die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen. Für den Hersteller: Die Bereitstellung adäquater Archivierungssysteme, deren Rechtskonformität nachweisbar ist, was dem Kunden Sicherheit verschafft. Generell: Die Fähigkeit eines Archivsystems, schnell an veränderte rechtliche Vorgaben angepasst werden zu können.
Welche Compliance-Anforderungen kann ein Unternehmen mit Hilfe Ihrer Archivierungslösung erfüllen?
Duhme: Das ECM-System »windream« erfüllt alle Compliance-Anforderungen, die zur Zeit gelten. Die Erfüllung der rechtlichen Anforderungen des Windream ECM-Systems wurde der windream GmbH durch ein unabhängiges Rechtsgutachten bestätigt. Bei Einsatz des ECM-Systems Windream erfüllt das anwendende Unternehmen - also der Kunde - die Compliance-Anforderungen, zumindest auf der technischen Seite, automatisch.
Welche Voraussetzungen muss das Unternehmen selbst mitbringen, damit die Erfüllung der Compliance-Anforderungen mit Ihrer Archivierungslösung funktioniert?
Duhme: Da Windream universell und nicht nur branchenspezifisch einsetzbar ist, sind keine besonderen Voraussetzungen zu beachten. Das anwendende Unternehmen sollte sich natürlich im Vorfeld der Installation einer Archivierungslösung im Klaren darüber sein, welche Arten von Dokumenten archiviert werden sollen, wie lange bestimmte Dokumente aufzubewahren sind und mit welchen Dokumentvolumen zukünftig zu rechnen sein wird. Die Ausarbeitung eines spezifischen Archivierungskonzepts kann hier sehr hilfreich sein.
Welche Archivmedien unterstützt Ihre Archivierungslösung?
Duhme: Das Windream ECM-System bzw. die integrierte Archivierungslösung unterstützt alle gängigen Speichermedien, von optischen Medien einschließlich Jukeboxen bis zu modernen Festplattensystemen und Storage-Herstellern, zum Beispiel »EMC Centera«, »Celerra«, NetApp, »Silent Cubes« von Fast LTA sowie SAN, NAS und Systeme von IBM. Mehrere Hardware-Speichersysteme lassen sich mit Windream auch parallel betreiben.
Welche Besonderheit bietet Ihre Archivierungslösung?
Duhme: Das Archivsystem ist fester Bestandteil des Windream ECM-Systems. Dies bedeutet, dass die Archivierungsfunktionalitäten vollständig in das ECM-System integriert sind. Zur Archivierung müssen Windream-Kunden daher keine separate Archivierungssoftware erwerben, wenn sie Windream einsetzen. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass jedes Unternehmen, das Windream einsetzt, neben dem klassischen Archivierungssystem auch ein integriertes ECM-System erhält.
Welche Trends sehen Sie in der Entwicklung von Archivierungslösungen?
Duhme: Die gesetzlichen Anforderungen, auch im Sinne des Datenschutzes, werden sich zukünftig möglicherweise weiter verschärfen. Die Rechtskonformität eines Archivsystems muss jederzeit belegbar sein, sowohl von Seiten des Herstellers als auch von der Seite des anwendenden Unternehmens. Bei der Auswahl eines adäquaten Archivierungssystems werden Unternehmen verschärft den Aspekt der rechtskonformen Archivierung sowie der datenschutzrechtlichen Bestimmungen im Sinne des Datenschutzgesetzes in ihre Archivierungsstrategie mit einbeziehen müssen. Der Trend wird - wenn man so will - durch rechtliche Anforderungen vom Gesetzgeber vorgegeben.
Wie stellen Sie Ihre Archivierungslösung auf diese Trends ein?
Duhme: Die Windream GmbH hat bei einer unabhängigen Rechtsanwaltskanzlei, die sich auf die Prüfung von IT-Systemen im Hinblick auf ihre Rechtskonformität spezialisiert hat, ein Gutachten in Auftrag gegeben. Das Gutachten kommt zu dem Ergebnis, dass Windream die geltenden Anforderungen in vollem Umfang erfüllt.