In Bezug auf Compliance-Fragen spielt die Archivierungssoftware inzwischen eine entscheidende Rolle. Sie sichert unabhängig vom Speichermedium die Unveränderbarkeit der Information, ermöglicht den schnellen Zugriff und verwaltet gigantische Speichermengen. Von Praxiserfahrungen, Compliance-Zusammenhängen und weiteren Entwicklungen der Saperion-Lösung berichtet Herbert Lörch.
Was sind die größten Herausforderungen bei der Implementierung einer Archivierungslösung in der Praxis?
Lörch: Im Wesentlichen sind die Fragen rund um die dokumentenbasierten Prozesse - von der Entstehung bis hin zur Vernichtung - zu verstehen und entsprechend umzusetzen. Wie kommen Dokumente in das System? Wie und wo werden sie verwaltet? Wer hat (wie) Zugriff auf die Dokumente? Wie können die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Dokumenten beibehalten werden und wie wird ein einfacher, kontextbezogener Zugriff auf die Informationen gewährleistet. Hier hat jedes Projekt seine ganz individuellen Anforderungen. Und neben der reinen Umsetzung der fachlichen Anforderungen stellt das Change Management ebenfalls eine Herausforderung dar.
Welche Compliance-Anforderungen kann ein Unternehmen mit Hilfe Ihrer Archivierungslösung erfüllen?
Lörch: Grundsätzlich kann die »SAPERION ECM Software« Unternehmen dabei unterstützen, Compliance-Richtlinien einzuhalten. Das sind natürlich insbesondere Richtlinien hinsichtlich der revisionssicheren Archivierung von geschäftlichen Unterlagen und Informationen - und zwar unabhängig vom jeweiligen »Trägermedium«, also vom Papier und Fax über die E-Mail und das Microsoft-Office-Dokument bis hin zum Web Content bzw. ganzen Web Sites. Wichtig zu verstehen ist aber, dass der gesamte Archivierungsprozess, wie mit Dokumenten umgegangen wird - also von der erstmaligen Erfassung bis hin zur Vernichtung - maßgeblichen Anteil an einer Compliance-Lösung hat. Wir sollten ECM Software also nicht überschätzen: eine Archivierungssoftware kann die Compliance-Anforderungen umsetzen (und trägt auch einen sehr wesentlichen Teil dazu bei); für sich alleine gesehen kann sie aber noch keine Compliance-Anforderungen erfüllen.
Welche Voraussetzungen muss das Unternehmen selbst mitbringen, damit die Erfüllung der Compliance-Anforderungen mit Ihrer Archivierungslösung funktioniert?
Lörch: Wie bei der Einführung von anderen unternehmensweiten Systemen ist die vorbereitende Planung und insbesondere die Einigung auf das Ziel bzw. die kritischen Erfolgsfaktoren der Implementierung der Schlüssel zum Erfolg. Entscheidend ist heute weniger, welche technischen Features eine Softwarelösung unterstützt oder auch nicht unterstützt. Viel wichtiger ist zu erkennen, wie gut die Lösung die eigenen Anforderungen erfüllen kann und wie umfassend und kompetent der Partner bei der Umsetzung helfen kann. Daher sind die wichtigsten Voraussetzungen, die Unternehmen mitbringen müssen, einerseits die sehr gute Kenntnis über die eigenen fachlichen Anforderungen - sowohl die internen Anforderungen als auch gegebenenfalls externe Auflagen - andererseits wie bereits oben erwähnt, (und das ist in der Tat manchmal schwieriger) die Bereitschaft, bestehende Abläufe im Unternehmen ändern zu wollen.
Verfügt Ihre Lösung über einen eigenen Archivspeicher oder verwenden Sie hierfür eine Drittlösung?
Lörch: Typischerweise setzen unsere Kunden bereits Storagelösungen im Unternehmen ein. Daher liegt es für uns nahe, die gängigen Storagelösungen - angefangen bei IBM, EMC, Hitachi, NetApp etc. - entsprechend zu unterstützen. Parallel dazu verfolgen wir die Entwicklungen auf dem Storage-Markt sehr genau. So sind wir in der Lage, schnell auf neue Lösungen reagieren zu können und die entsprechenden Adapter für unsere Kunden bereit zu stellen.
Welche Besonderheit bietet Ihre Archivierungslösung?
Lörch: Besonders stolz sind wir auf unsere neue Lösung »SAPERION ECM Web Content Archive«, die es erlaubt, Web-Inhalte revisionssicher und nachvollziehbar zu archivieren. Nicht zuletzt sind wir für diese Lösung mit dem diesjährigen Innovationspreis Mittelstand in der Kategorie Content Management ausgezeichnet worden. Aber auch andere Lösungen wie »iSAPERION« für den mobilen Zugriff auf Dokumente mittels »iPhone«, »iPad«, etc. oder die ebenfalls neue Lösung »SAPERION ECM Enterprise Search« für die unternehmensweite Suche - auch außerhalb vom Saperion ECM Systemen - liefern echte Mehrwerte für unsere Kunden. Und - vor allem für global agierende Unternehmen relevant - der Fokus auf die sogenannten »Enterprise Features« wie SaaS, Skalierbarkeit, Hochverfügbarkeit und ausgeklügelte Replikationsmechanismen. Die Devise lautet also, innovative Lösungsansätze mit technischem Fortschritt zu verbinden, um somit unseren Kunden einen echten Mehrwert liefern zu können.
Welche Trends sehen Sie in der Entwicklung von Archivierungslösungen?
Lörch: Neben dem Thema Compliance - das in Zukunft noch wichtiger werden wird, als es heute bereits schon ist - sehen wir insbesondere mit den Themen SaaS, Mobilität (Mobile Business), Social Business und Web Content/Website Archiving Bereiche, die die Entwicklung von ECM-Lösungen nachhaltig beeinflussen werden.
Wie stellen Sie Ihre Archivierungslösung auf diese Trends ein?
Lörch: Erstens durch die Zusammenarbeit mit namenhaften bzw. innovativen und kreativen Technologiepartnern. Zweitens durch den Aufbau eigener Kompetenzteams.