Bei Zylab haben Vordenker ihre aktuellen Erkenntnisse zusammengefasst, und fünf maßgeblichen Technologietrends für E-Discovery und Information-Management im neuen Jahr 2012 herausgearbeitet. Die Erfahrung bei Zylab ist mittlerweile enorm: Der Lösungsanbieter für E-Discovery und Information-Management blickt auf 1,7 Millionen Anwender bei 9.000 Installationen in 60 Ländern.
Ablauf einer E-Discovery (Bild: Zylab)
So entwickelte
Zylab beispielsweise als erster Anbieter die Fuzzy-Suche (Annäherungssuche) zur Überwindung von OCR-Problemen und unterschiedlichen Schreibweisen. Das Unternehmen wurde in maßgeblichen Fällen wie
Enron, den Untersuchungen der Oklahoma-City-Bombenattentate, im
OJ Simpson- und im Unibomber-Fall zitiert und eingesetzt.
Mary Mack, Enterprise Technology Counsel von Zylab, und Dr. Johannes Scholtes, Chairman und Chief Strategy Officer von Zylab, haben zum Jahreswechsel die Jahres-Technologietrends für E-Discovery rekapituliert, und zudem Prognosen für das neue Jahr abgegeben.
»Wenn es existiert, lässt es sich auch aufdecken«
1) Schutz personenbezogener Informationen rückte aufgrund zunehmender Offenlegungen verstärkt in den Vordergrund: Bereits in 2011 gehörte der Datenschutz für personenbezogene Informationen zu den wichtigsten Herausforderungen beim E-Discovery. Dieser Trend wird sich verstärkt im kommenden Jahr fortsetzen. Da die Anzahl der grenzübergreifenden Rechtsstreitigkeiten steigt, nimmt auch der Bedarf an engmaschiger Kontrolle für bereitgestellte Informationen zu.
»Um die strengen FOIA-Richtlinien (Freedom of Information Act) zu wahren, muss vermehrt mit Schwärzungen gearbeitet werden. Mit dem richtigen Werkzeug lässt sich dieser Prozess automatisieren«, erklärt Dr. Scholtes. »Bei entsprechender Protokollierung können dann regelmäßige Bereinigungen der gespeicherten Informationen durchgeführt werden, um so die Organisation effizient vor Datenschutzverletzungen oder anderen möglichen rufschädigenden Problemen zu bewahren.«
2) Begrenzung der Anzahl von Custodians erhöhte den Druck, die relevanten Informationsträger zu ermitteln: Immer häufiger begrenzen Gerichte die Anzahl der Informationsträger, so genannter »Custodians«. Stattdessen wird aufgrund der vielfältigen möglichen Ablageorte potenziell relevanter Informationen zunehmend ein gezielterer, sachorientierter Ansatz gewählt.
»Ich habe festgestellt, dass dies ein starker Trend in den USA ist. Er macht es erforderlich, dass wirklich ausgefeilte Suchfunktionalitäten und Klassifizierungsstrukturen bereit stehen«, sagt Mary Mack. »Nur dann ist sichergestellt, dass keine maßgeblichen Beweise während des E-Discovery-Prozesses übersehen werden.«
3) Data Governance als Treiber für vermehrt proaktives E-Discovery: Die Notwendigkeit zur Kosten- und Risikokontrolle verstärkt den Trend in Richtung proaktives E-Discovery und Altdatenbereinigung. »Eine jährliche Bereinigung der Daten reduziert juristische Risiken und schafft die Grundlage dafür, dass die Aufbewahrungspraxis für Daten auch richtlinienkonform abläuft«, erläutert Dr. Scholtes. »Darüber hinaus wird durch Strukturierung, Deduplizierung und Aussortierung der Daten ein echtes Knowledge-Management und -Sharing ermöglicht.«
Unternehmen seien also gut beraten, eine Datenbereinigung nicht erst im Fall eines Rechtsstreits in Angriff zu nehmen, sondern hier regelmäßig vorzugehen. »E-Discovery-Technologien lassen sich proaktiv dafür einsetzen, vorhandene Informationen zu identifizieren – insbesondere jene, die Gegenstand eines Legal-Holds sind«, urteilt Dr. Scholtes. »Darauf basierend lässt sich entscheiden, was bewahrt, was bereitgestellt und was gelöscht werden kann. Das reine Sammeln von Daten ist aufgrund der potenziellen Risiken immer weniger empfehlenswert. Denn Daten haben nur dann einen Wert, wenn sie als Unternehmenswissen zugänglich und kontrolliert gemeinsam nutzbar sind.«
4) Gefragt: E-Discovery-Systeme für den Einsatz innerhalb der Firewall oder in der Cloud: Zylabs Experten rechnen damit, dass sich der Trend hin zur internen E-Discovery-Abwicklung auch im kommenden Jahr fortsetzen wird. Und das, obwohl mit einer Zunahme Cloud-basierter E-Discovery-Systeme (zusätzlich zu Tools, die innerhalb der Firewall verbleiben) gerechnet wurde, die sich von Organisationen mit unterschiedlich häufigen oder insgesamt seltenen Rechtsstreitigkeiten »On-Demand« oder »On-Command« nutzen lassen. Dementsprechend waren modernere und flexiblere Preismodelle gefragt, die eine bessere Kostenkalkulation erlauben.
5) Organisationen suchen nach E-Discovery-Tools für Daten aus Social-Media, der Cloud und Multimedia-Formaten: Die Anforderungen rund um die Datenverwaltung in der Cloud und den Umgang mit komplizierten Datenquellen wie Social-Media und alternativen Medienquellen wie Audio werden auch im kommenden Jahr weiter ansteigen. »Wir sind uns bewusst, dass die IT sich der Herausforderung zunehmend komplizierter Discovery-Anforderungen stellen muss«, stellt Mary Mack fest. »Immerhin sagen die Analysten von Gartner voraus, dass Ende 2013 die Hälfte aller Unternehmen schon einmal im Rahmen von E-Discovery Material von Social-Media-Webseiten wird produziert haben müssen.«
Laut Gartner müssen Unternehmen vor allem die Maxime »Wenn es existiert, lässt es sich auch aufdecken« im Blick behalten. »Es ist also wichtig«, betont Mack, »dass Unternehmen gute Richtlinien für die Sammlung und Offenlegung dieses Informationstyps etablieren. Und sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass sie ihre Richtlinien den regionalen Rechtsprechungen und Anforderungen anpassen müssen. Spezielle E-Discovery-Software kann hierbei helfen. Tweets und Informationen zum Beispiel von Facebook lassen sich durch E-Discovery-Lösungen basierend auf Suchbegriffen oder Account-Informationen zusammentragen und anschließend in einem gesonderten Speicher aufbewahren.«
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