Der Markt bietet eine breite Palette von Hard- und Software, die bei der Archivierung relevanter Geschäftsinformationen helfen soll. Zu den Bewertungsmaßstäben gehören Langzeitlagerung, Wartung, Administration, Stromverbrauch und Kosten
von Ulrike Rieß
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Claudia Hautumm
Archive stellen einen wichtigen Teil der heutigen Speicherstrategien und Rechenzentren dar. Zu viele gesetzliche Auflagen und interne Prozessbestimmungen verlangen eine Langzeitaufbewahrung relevanter Informationen. Dabei müssen die Daten aber auch nach Jahren noch verfügbar, wiederherstellbar und unverändert sein. Die meisten Storage-Anbieter haben eine oder mehrere Archivlösungen in ihrem Portfolio, sei es Hard- oder Software.
Im Gegensatz zu aktiven Speichernetzwerken wie beispielsweise FC-SANs müssen Archivdaten nicht stets zur Verfügung stehen. Daher legen Administratoren andere Bewertungsmaßstäbe für die Auswahl der Technik fest. Kosten, Langzeitlagerung, Stromverbrauch, Wartung und Administration stehen hier in einem anderen Kontext.
Archiv-Hardware: verlässlich und energieeffizient
Die Auswahl der Hardware ist nur ein Schritt bis zur endgültigen Gestaltung der gesamten Archivlösung. Zwar existieren auch festplattenbasierte Archive mit hochkapazitären SATA-Platten, MAID- oder Spin-Down-Funktion und verlässlichem RAID-Schutz, allerdings sind dies eher die Ausnahmen. Geht es um die Hardware – die Medien – greifen viele IT-Manager auf langlebigere Formate zurück. Dazu gehören zum Beispiel Bandformate jeder Art sowie optische Medien wie MO, CD/DVD und Blu-Ray. Der entscheidende Faktor für die Auswahl der Hardware ist derzeit der Stromverbrauch. Durch Green-IT, steigende Stromrechnungen und geringe Elektrizitäts-Ressourcen in Rechenzentren sind Administratoren gezwungen hier nach der optimalen Lösung zu suchen. Diese muss aber zusätzlich zur Energieeffizienz auch die richtige Funktionalität offerieren.
Archiv-Software sorgt für schnelles Finden
Die zentrale Rolle für Funktionen spielt die Software. Von ihr hängt ab, wie gesetzkonform, geregelt und automatisiert die Archivierung erfolgen kann. E-Mail-Ablage sowie Indexierung und Wiederauffinden werden von der Software bestimmt. Software im Archivumfeld muss leistungsstark und funktionell sein, da sie oft mit Millionen Dateien operieren muss. Zugriffsbestimmungen und Löschprozesse sollten ebenso mittels eines Tools definierbar sein.
Um die richtige Wahl zu treffen, sollten sich Administratoren mit den wichtigsten Parametern beschäftigen und entscheiden, welche Anforderungen ihr Geschäfts- und Datenumfeld an das Archiv stellt. speicherguide.de hat zusammengetragen, was der IT-Verantwortliche unbedingt in Betracht ziehen sollte.
Klassifizierung von digitalen Daten
Bei der Datenklassifizierung geht es darum, herauszukristallisieren, welche Daten zu archivieren sind. Nicht alle Informationen müssen langfristig aufbewahrt werden. Der Prozess der Klassifizierung ist aufwendig, erspart aber auf lange Sicht langwierige und wiederkehrende Arbeitsabläufe. Mit der richtigen Einteilung der Daten und sinnvoll definierten Regeln lassen sich Informationen von Anfang an revisionssicher und gesetzkonform abspeichern.
Allerdings darf dieser Vorgang nicht allein der IT-Abteilung überlassen werden. Personalabteilung, Chefetage, Buchhaltung und andere wichtige Parteien müssen hier zusammen arbeiten, um eine durchorganisierte, sinnvolle und nachvollziehbare Struktur aufzusetzen. Dazu sollten die wichtigsten Applikationen und ihre jeweiligen File-Formate identifiziert sein. Patientendaten, Versicherungsunterlagen, Vertragsdokumente müssen ins Archiv. Per Mail versendete, nicht geschäftsrelevante Bilder oder MP3-Dateien sowie x-beliebige Marketingpräsentationen gehören sicher nicht auf die Archivierungsliste.
Aufbewahrungsdauer und Vernichtungsvorgaben
Die Archivierungslösung muss die Informationen entsprechend ihrer vorgegebenen Aufbewahrungszeit vorhalten und den Vernichtungsvorschriften Genüge tun. Sensible Archivdaten wie Personaldaten oder medizinische Dokumentationen müssen nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden. Darüber hinaus bestimmt die Aufbewahrungszeit die Skalierungsanforderungen, die das jeweilige System erfüllen sollte. Die Aufbewahrungszeiten ähneln meist denen von Papierakten oder sind gar identisch. Das heißt, ist eine Akte für sieben Jahre aufzubewahren, muss ein Unternehmen das digitale Äquivalent ebenso lange vorhalten. Danach ist die Vernichtung der Unterlagen erforderlich.
Daher ist der Administrator verpflichtet, nach einer geeigneten Methode der Datenvernichtung zu suchen. Informationen sollten nicht über ihre vorgeschriebene Aufbewahrungszeit hinweg verwahrt werden. Das bindet nicht nur Ressourcen, sondern ist zudem rechtlich strittig. Der Löschvorgang muss zudem den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Hier ist eine Absprache zwischen IT-Verantwortlichen und den relevanten Abteilungen nötig. Gibt es rechtliche Veränderungen der Vorhaltezeit oder neue Bestimmungen für den Löschprozess, so müssen IT- und Rechtsverantwortliche im Zusammenspiel die neuen Vorgaben umsetzen.
Integration und Automatismen
IT-Manager verfügen weder über die zeitlichen noch die personellen Mittel, jede einzelne Datei zu identifizieren, migrieren oder zu löschen. Archivlösungen müssen über notwendige Automatismen verfügen. Indexierungs-Tools fügen beispielsweise sinnvolle Metadaten zu den Dateien hinzu. Integriert mit den richtigen Such-Tools lassen sich Informationen über diese Metadaten finden. Zusätzlich gewährleisten Policy-Manager Migrationsfunktionen und Datentransfer zwischen unterschiedlichen Speicherklassen. Ältere Daten können so zum Beispiel vom SAS-Server auf günstige SATA-Laufwerke und noch später auf Bandmedien gesichert werden. Diese komplexen Vorgänge verlangen meist die Integration mit anderen Tools. Hier muss der Administrator sicherstellen, dass die Lösung zumindest notwendige Basisfunktionen liefert und zudem Optionen für Service-Erweiterungen offeriert.
Interoperabilität und Heterogenität
Noch immer ist das Zusammenspiel aller im Rechenzentrum vorhandenen Komponenten nicht vorauszusetzen. Heterogene, offene Systemumgebungen enthalten oft zahlreiche Produkte unterschiedlicher Hersteller. Hier sollte der IT-Verantwortliche sich einen Überblick über die bestehende Infrastruktur machen und sicherstellen, dass die anvisierte Lösung sich integriert. Aber auch die bereits existierenden Geräte sollten überprüft werden. Oft fehlt nur ein neuer Treiber oder ein vergessenes Firmware-Upgrade, um die gewünschte Hardware einsetzen zu können. Darüber hinaus bieten die meisten Hersteller ausführliche Tests an.
Langlebigkeit von Technologie, Medien und Tools
Aufgrund der geforderten Aufbewahrungszeiten, teilweise bis zu 100 Jahren, tätigt jedes Unternehmen mit einem Archiv eine Investition, die lange nutzbar sein muss. Das führt allerdings zwangsläufig zu Fragen nach der technischen Laufleistung und Leistungsfähigkeit der Systeme sowie der Lebensdauer der Medien. Hier können Probleme auftreten wie beispielsweise der Verschleiß von Bändern oder CDs oder auch ein »Datenverlust«, weil alte Medien mit neuerer Technik nicht mehr lesbar sind.
Viele Organisationen befinden sich in dem Dilemma, alte Technik aufzubewahren oder stetig in neue zu investieren und zeitaufwendig zu migrieren. Obwohl dies wohl unausweichlich sein wird, da sich Bänder und auch optische Medien möglicherweise nach 20 Jahren nicht mehr lesen lassen, sollten Administratoren die Zukunftstauglichkeit ihrer Anschaffung unter die Lupe nehmen. Dazu gehören die Roadmap der jeweiligen Technologie und ihre Rückwärtskompatibilität. Mit hoher Rückwärtskompatibilität und technisch gesicherten Roadmaps kann der IT-Verantwortliche lange Lesbarkeit der Daten sicherstellen und zudem notwendige Migrationszyklen vorausschauend planen. Auch muss er prüfen, welche Software von den kommenden Generationen unterstützt wird, um eventuelle Funktionsengpässe zu umgehen. Das Gleiche gilt für die verwendeten Dateiformate. Des Weiteren sind Integritätschecks bei langen Lagerzeiten dringend notwendig, um Datenkorruption zu verhindern.
Backup-Strategien kontra Archivierung
Die Backup-Strategien müssen klar definiert sein, denn Archivierung ist kein Backup. Oft wurden Sicherungsdaten auf Archivmedien gelagert. Das erschwert aber ein sinnvolles Ablegen und die spätere Durchsuchung von Archivdaten, da sie mit Informationen für steten Zugriff vermischt sind. Zudem ist die Unveränderbarkeit nicht sichergestellt. Archivierungsprozesse lassen sich an Backup-Vorgänge anschließen oder mit ihnen verbinden. Durch die günstige SATA-Technologie verlagert sich die Sicherung immer mehr auf Festplattensysteme, so dass eine Abgrenzung von Archiv und Backup schon über das Medium möglich ist. Durch diese Trennung lassen sich zudem optimierte Sicherungszeiten und Lastverteilung im Backup erreichen, während der Archivierungsprozess in unkritischen Zeiten ablaufen kann.
Zuordnen und Reports
Es ist wichtig, jede Aktivität der entsprechenden Datei zuordnen zu können und dies zu dokumentieren. Der Administrator muss bestimmen, welche Zuordnungs- und Bericht-Funktionen in seiner Archivumgebung wichtig sind. In einigen Fällen reicht eine reine Aufstellung des Archivs und der hinzugekommenen Dateien pro Monat. Oft aber verlangen gesetzliche Bestimmungen detaillierte Auflistungen, aus denen ersichtlich ist, wer das Dokument erstellte, wie der Datentransfer verlief, welche weiteren Dateien damit zusammenhängen und wann gelöscht wurde. Auch hier ist wieder die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen gefragt, um deutlich herauszustellen, welche Funktionen sinnvoll und notwendig sind. Darüber hinaus sollte der Administrator auch auf Alarmmöglichkeiten achten, damit er über fehlgeschlagene Zugriffe, Löschvorgänge oder Systemfehler informiert wird.
Unterhalt und Gesamtkosten
Nicht zuletzt müssen auch Maintenance und TCO bei der Anschaffung einer Archivlösung ins Gewicht fallen. Dabei ist die Investition in ein Archiv generell höher als nur der Einkaufspreis der Hard- und Software. Zusätzliche Medien, Wartung, Lizenzverlängerungen und Upgrades sind Punkte, die zu einem späteren Zeitpunkt erneut Geld kosten. Das Budget sollte sich also nicht nur auf eine Summe X, sondern auf dynamische Werte beziehen. Eine TCO-Berechnung kann hier einen objektiven Überblick geben.