Im Archivbereich verlangen Firmen eine hohe Integration in bestehende oder zukünftige IT-Infrastrukturen. Digitale Archive sind keine unternehmensweiten Datengräber. HP verspricht mit »iCAS« nicht nur Daten optimal zu nutzen, sondern auch zu verwalten und zu strukturieren.
von Ulrike Rieß
HPs »All-in-One 600« als Teil einer möglichen »iCAS«-Variante.
Im Zuge immer größer werdender Digitalisierung der Geschäftsdaten muss sich der Umgang mit wichtigen Geschäftsinformationen ändern bzw. anpassen. So auch im Archiv. Reichte es vor Jahren noch, die Daten einfach abzulegen, so müssen sich IT-Manager heute mit zusätzlichen Anforderungen wie Organisationsmanagement im Workflow und damit einhergehend rechtlichen Vorgaben der digitalen Archivierung beschäftigen. Aufwendige Datenmigrationen und Vermeidung von Medienbrüchen sind neben einer hohen Skalierbarkeit nur einige Aspekte für auditfähige Archivierungen.
»Dem Thema Compliance beispielsweise wird zu Recht ein zunehmend bedeutender Stellenwert in den Unternehmen beigemessen«, bestätigt Oliver Wiedhöft, Vertrieb Speicher- und Archivierungslösungen bei Hewlett-Packard. »Ob es sich um steuerrechtlich relevante Informationen, Produktdokumentationen der Auto-, Pharma-, Biotech- oder Lebensmittelindustrie, Konstruktionsdaten, Patientendaten, Kommunikationsdaten wie E-Mails, Versicherungs-, Finanz- oder Forschungsdaten handelt, es muss einerseits immer die Manipulationssicherheit und andererseits die Auditfähigkeit sichergestellt sein. Es geht dabei beispielsweise um die revisionssichere Archivierung aller geschäftsrelevanten E-Mails und damit um die Auskunftsfähigkeit der Geschäftsleitung und die Nachweisbarkeit aller Geschäftsvorgänge gegenüber Steuerprüfern oder dem Staatsanwalt. Nichteinhaltung kann fatale Folgen, wenn nicht sogar Geschäftsverlust bedeuten.«
Hohe Anforderungen in Sachen Archiv
Gerade um rechtliche Vorgaben zu erfüllen muss der IT-Verantwortliche einiges beachten. Abgesehen von Lagerungszeiten, die bis über 100 Jahre reichen können, müssen die einmal archivierten Daten in angemessener Zeit einfach abrufbar sein. Für Revisionen müssen digital archivierte Informationen manipulationssicher sein. Hier muss die »Write-Once-Read-Many«-Funktion greifen, die zwar bei Bändern Standard ist, im Festplattenumfeld aber nicht von allen Speicherherstellern gleichermaßen offeriert wird. Ebenso verlangen Steuerprüfer nicht nur einfachen Zugriff auf die Daten, sondern auch die Protokollierung der mit dem Dokument vollzogenen Aktionen und der Verbindung zu anderen relevanten Dateien. Darüber hinaus müssen die Daten migrierbar sein, um eine langfristige Archivierung sicherzustellen.
Archive sollten ein einfach zu integrierender und zugleich fester Bestandteil der vorhandenen IT- bzw. Speicherstrategie sein. Dadurch lassen sich bereits am Beginn des digitalen Lebenszyklus der archivierten Information Automatismen wie Tiered-Storage einstellen, die die Verwaltung erleichtern und manuelle Fehlerrisiken minimieren.
»Unternehmen benötigen einen hohen Automatisierungsgrad der zu implementierenden Archivierungs-Lösung, die ihnen vom Erfassen über die Klassifizierung hin zu Tiered-Storage-Ablage auch noch eine gute Verwaltung bietet«, erläutert Wiedhöft. »Das kann kaum eines der angebotenen Produkte leisten, vielmehr müssen hier ECM-Anbieter und Archiv-Produkte ineinander greifen. HP hat hierfür die »StorageWorks iTernity Compliance Archiving Solution« (HP iCAS), entwickelt, die diese Anforderungen an ein modernes und zukunftssicheres Archiv erfüllt.
Hochverfügbares Disk-Archiv
In der Vergangenheit erfolgte die Archivierung von Daten und Dokumenten in erster Linie auf optischen Jukeboxen. Diese sind verhältnismäßig langsam und in Folge mechanischer Einflüsse fehleranfällig. Der bereitgestellte Speicherplatz ist begrenzt. Der derzeitige Markt bietet eine ganze Reihe von modernen Storage-Appliances, die hauptsächlich auf Festplatten basieren, so genannten WORM-RAIDs.
HP iCAS ist ein hoch skalierbares und festplattenbasiertes Archiv. Das System implementiert mit seiner patentierten und zertifizierten Content-Storage-Container-Technologie (CSC) Kompression, Verschlüsselung durch zukunftssichere HMAC-SHA-512-bit-Hashes. iCAS skaliert von SMB über Midrange in den Enterprise-Bereich und soll sich vor allem zur Ablösung von Jukeboxen eignen. Load-Balancing und Clustering gewährleisten für den Archivbetrieb einen hohen Datendurchsatz. IT-Manager können zudem vom vollen Umfang des HP-Speicherportfolios profitieren. So kann der Administrator zum Beispiel »EVA 4400« oder auch »MSA« sowie andere Storageworks-Produkte als Speicherplattform einsetzen. Bei absehbaren Kapazitätsengpässen genügt eine Erweiterung des SAN-Speichers. Des Weiteren ist eine Migration auf andere Medien – wie beispielsweise LTO-4-Bänder – möglich, die ein Auslagern an externe Standorte zulassen. Zusätzlicher Administrationsaufwand fällt nicht an, da für Backup und Recovery keine spezielle Lösung erforderlich ist. Hier lassen sich vorhandene Tools weiter verwenden. iCAS fügt sich nahtlos in jede Art der Speicherstruktur innerhalb von Unternehmen ein.
Weitere Pluspunkte sind das so genannte »xcopy«-Backup und die Möglichkeit einer Xcopy-Migration aller Daten. Medienbrüche gehören damit ab sofort der Vergangenheit an. iCAS erreicht eine hohe Performance bei der Datenmigration, da diese File-Service-Funktionen wie Xcopy zum Einsatz kommen und nicht die Kopierfunktion der ECM-Applikation. Das HP-System lässt sich durch sein Webservice-Interface in eine Service-Oriented-Architecture (SOA) einbetten. »Insbesondere das mögliche Aufsetzen auf einer bestehenden SAN/NAS-Infrastruktur ist für viele Anwender ein immenser Vorteil«, erklärt HP-Manager Wiedhöft. »Investitionen in Hardware, Software und Ausbildung bleiben geschützt, und es muss keine völlig neue Lösung für das Erreichen von Compliance angeschafft werden. iCAS ermöglicht auf diese Weise das vielfach geforderte `Unified Data Storage´«.
Zertifizierte Integration ins ECM
Erst die Anbindung des Speichersystems an eine ECM-Lösung ermöglicht Compliance. Um zum Beispiel Richtlinien wie GDPdU oder SOX einzuhalten und darüber hinaus Datenmanagementfunktionen zu offerieren, integriert sich iCAS vollständig in das ECM-System »OS|ECM Version 6« von Optimal Systems. Die Software ist nicht nur eine Dokumentenmanagement-Plattform und die Basis für Collaboration und Business-Intelligence in den Unternehmen, sondern soll auch Funktionen zur Einhaltung von Vorschriften und Regularien ermöglichen.
Schwerpunkt ist und bleibt dabei die revisionssichere Archivierung von Daten und Dokumenten. Alle Dokumente werden zusammen mit den Metadaten auf den Endspeicher beziehungsweise die Archivmedien kopiert und die Informationen zum Archivstandort in der Datenbank vermerkt. Durch die Kopie der Metadaten, die als XML–Dateien abgelegt werden, lässt sich die Indexdatenbank auch im Falle eines Systemabsturzes wiederherstellen.
»Die Kompatibilität zwischen OS|ECM und iCAS wurde bereits zertifiziert«, sagt Wiedhöft. »Darüber hinaus bestätigte der Hamburger Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis in einem Rechtsgutachten die Konformität der iCAS-Technologie zu allen einschlägigen Gesetzen und Richtlinien, zum Beispiel GDPdU, GoBS, SOX. Die Unternehmen oder Archivbetreiber sind ab sofort auf der sicheren Seite.«
Alternative zur traditionellen Jukebox
Unternehmen, die nicht nur ein vom Tagesgeschäft abgesondertes Archiv benötigen, sondern diese Informationen verfügbar halten müssen, finden in iCAS eine Alternative zu herkömmlichen Jukeboxen. Dabei müssen IT-Verantwortliche nicht auf Sicherheitsfunktionen wie WORM oder Lagerzeitvorgaben verzichten. Shared-Access, einfache Migration, Revisionssicherheit und hohe Systemverfügbarkeit sowie Funktionalität offerieren hier Mehrwerte für Verwaltungs- und Geschäftsprozesse.
»IT-Manager verfügen jetzt über eine valide Option zu wartungsaufwendigen Jukeboxen«, behauptet Wiedhöft. »Wir erleichtern interessierten Unternehmen den Wechsel von Jukeboxen auf iCAS durch unterschiedliche Programme. Die Integration und Administration der Lösung ist denkbar einfach. Sie fügt sich nahtlos in die existierende Speicherumgebung ein. Damit gehören wartungsanfällige Jukeboxen jetzt der Vergangenheit an.« Gemeinsam mit Partnern offeriert HP verschiedene Jukebox-Ablöse-Programme.