Informationen zu verwalten bedeutet sie über ihren Lebenszyklus hinweg nutzbar zu sichern. Dokumenten-Management hilft Prozesse zu steuern, Archive sind anbindend oft die letzte Station für Daten. Dabei darf die Archivlösung nicht losgelöst von Prozessen geplant werden, sondern muss ins Unternehmen passen.
von Ulrike Rieß
Der Markt für Archivlösungen scheint besonders im Mittelstand noch immer Wachstumspotenzial zu haben. Das rührt daher, dass viele Unternehmen Langzeitaufbewahrung nicht den entsprechenden Stellenwert gaben. Mittlerweile, getrieben durch Datenflut und Auflagen, wandelt sich das Bewusstsein für das Potenzial und die Wichtigkeit der Daten und Archive erfahren eine Renaissance. Allerdings muss noch immer der Staub vom Image gewischt werden. Nur ein modernes, gut geplantes und sinnvolles Archiv kann die Dienste leisten, die der IT-Manager erwartet.
»Der Markt für Archivierungslösungen – gerade im Mittelstand – ist immer noch ein Wachstumsmarkt«, sagt Dr. Michael Duhme, Pressesprecher bei windream. »Obwohl die meisten mittelständischen Unternehmen die Vorteile der elektronischen Archivierung kennen, schrecken sie vor der vermeintlich komplexen Technik immer noch zurück. Diese Angst ist aber völlig unbegründet. Da die Vorteile der digitalen Archive deutlich überwiegen, werden verstärkt auch die mittelständischen Unternehmen dazu übergehen, Informationen elektronisch zu archivieren.«
Während im etablierten Archivumfeld in der Vergangenheit eher die Frage nach dem geeigneten Aufbewahrungsmedium im Mittelpunkt stand, gewinnt das Prozessthema immer mehr an Bedeutung.
Flexible Standardlösung statt Einheitsbrei
Um sich gut in bestehende Infrastrukturen einzubinden basieren Archivsysteme meist auf Standards. Trotzdem muss jedes Unternehmen eine auf seine individuellen Prozesse und Anforderungen abgestimmte Lösung suchen.
»Archivierung ist kein branchenspezifisches Thema«, erläutert Detlev Legler, Vice President Sales DACH bei Open Text. »Gerade die zahlreichen Auflagen im Bereich Buchhaltung zum Beispiel gelten für alle Unternehmen gleich. Eine Archivierungslösung muss daher flexibel genug sein, die verschiedensten Anforderungen zu erfüllen. In einzelnen, hoch regulierten Branchen wie etwa der Pharmaindustrie sind jedoch ergänzende branchenspezifische Funktionalitäten durchaus sinnvoll.«
Die Anpassung an interne Vorgaben oder Abläufe ist trotzdem sinnvoll. Nur so lässt sich verhindern, dass Informationen verloren gehen oder nicht mehr nutzbar sind. Der Anwender sollte und muss diesen Mehraufwand nicht scheuen. »Archivlösungen sind generell Standardprodukte«, erklärt Duhme. »Eine spezifische Anpassung an Branchen – sofern überhaupt notwendig – und an die besonderen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens sind ohne Aufwand möglich.«
»Grundsätzlich gibt es im Bereich der Archiv-DMS-Lösungen nichts von der Stange, obwohl die Anforderungen in den Unternehmen durchaus branchenübergreifend ähnlich sind« sagt Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer bei ELO Digital Office. »In der Praxis jedoch kommen immer unternehmensspezifische Lösungen zum Einsatz. Hierbei spielen sowohl horizontale als auch vertikale Gesichtspunkte eine Rolle.«
Allerdings haben zu spezielle Produkte auch ihre Nachteile. »Gerade bei branchenspezifischen Lösungen ist die Verwendung von Standards unabdingbar«, meint Friedhelm Peplowski, Director Sales & Marketing bei ARTEC IT-Solutions. »Jedoch zwingen spezifische Lösungen Kunden unnötig in Abhängigkeiten von Anbietern. Des Weiteren sind spezifische Lösungen in der Regel wesentlich kostenintensiver als Produkte auf der Basis von Standards. Selbst bei umfassenden Archivierungsanforderungen lassen letztere sich optimal nutzen.«
Trotzdem überwiegen die Vorteile, die eine individualisierte Lösung erbringt. Genutzte Anwendungen, Informationsbewertung und geplante Datennutzung lassen sich dann optimiert einbinden und umsetzen. Darüber hinaus sollte der EDV-Verantwortliche auch auf das verwendete Dokumenten-Management oder interne Workflows achten. Oftmals kann auch hier eine Einbindung nützlich sein.
»Unternehmen haben längst erkannt, dass ein reines Archivieren von Dokumenten viel zu kurz greift und dass der Schlüssel und die Notwendigkeit in der Betrachtung der Geschäftsprozesse im Gesamten liegen«, sagt Elo-Geschäftsführer Mosbach. »In der Praxis werden deshalb heute nahezu ausschließlich Lösungen unter dem Aspekt der Geschäftsprozessoptimierung eingesetzt.«
»Von einer Archivierungslösung kann man nur dann sinnvoll sprechen, wenn damit auch Prozesse abgebildet werden«, meint auch Sales-Fachmann Legler. »In der Tat ist das Thema Archivierung ein Prozessthema, stehen die Unternehmen in der Nachweispflicht, wer wann was an Daten oder Dokumenten geändert hat und wie die Berechtigungsstruktur hierfür aussieht. Dazu müssen Abläufe definiert, überwacht und mit protokolliert, müssen unterschiedliche Versionen von Dokumenten archiviert werden. In der Tat lässt sich durch die Verknüpfung von Content und Prozessen für den Kunden ein erheblicher Mehrwert erzielen.«
Bei aller Anpassung und trotz der Orientierung an internen Belangen darf der IT-Beauftragte nicht vergessen, dass das Archiv seine Hauptfunktion stets erfüllen muss: Daten sicher und vor allem auffindbar vorzuhalten.
Auswahlkriterien für Archive
Um ein geeignetes Archivsystem zu finden sollte der EDV-Verantwortliche verschiedene Eigenschaften ins Auge fassen, die es in seiner IT-Umgebung erfüllen muss. Die entsprechenden Leistungsmerkmale sind so vielfältig wie die Firmen selbst. Generell sollten Anwender zunächst ihre Anforderungen exakt identifizieren, um dann die Messlatte an entsprechende Produkte legen zu können. Grundsätzlich sollte das Archiv allerdings Belange wie Rechtssicherheit, Wirtschaftlichkeit und Flexibilität erfüllen.
»Im Vordergrund stehen sicherlich die beiden Kriterien Rechtssicherheit sowie Wirtschaftlichkeit im Sinne eines vernünftigen Kosten-Nutzen-Verhältnisses«, bestätigt Legler. »Nehmen Sie das Beispiel E-Mail. Eine Preisabsprache per E-Mail muss revisionssicher abgelegt werden, während der Großteil der Kommunikation nach relativ kurzer Zeit gelöscht werden kann. Diese Prozesse der Klassifizierung und Löschung lassen sich mit einer guten Archivlösung weitgehend automatisieren, darüber hinaus winken Kostenersparnisse durch Entlastung der E-Mail-Systeme.«
»Eine gute Archivlösung bringt vor allem eine hohe Flexibilität in der weiteren Anbindung an zusätzliche Komponenten mit sich« meint Elo-Experte Mosbach. »Archivlösungen dürfen keine Insellösungen für eine spezielle Aufgabe sein. Sie sind die zentrale Basis und die Burg für alle geschäftsrelevanten Dokumente und Informationen eines Unternehmens.«
»Compliance steht hier an erster Stelle, also die Erfüllung aller gesetzlichen Vorgaben«, sagt Windream-Sprecher Duhme. »Das sollte aber für alle Systeme selbstverständlich sein. Weitere Kriterien sind Revisionssicherheit, leichte Administrierbarkeit, Flexibilität und einfache Integration in bestehende IT-Umgebungen und Lösungen wie DMS-, E-Mail, Workflow- oder auch ERP-Anwendungen.«
Leichte Administration sowie einfache Konfiguration und Nutzung stehen für den Artec-Spezialisten Peplowski im Vordergrund. Darüber hinaus dürfen laufende Prozesse nicht gestört oder bei einer Störung des Archivs in Mitleidenschaft gezogen werden, so Peplowski.
Des Weiteren ist die Zukunftstauglichkeit von Archiven ein wichtiges Kriterium. Langzeitaufbewahrung bedeutet nicht, Daten abzulegen und zu vergessen. Im Gegenteil, sie müssen auch noch nach Jahren abrufbar und lesbar sein. Rückwärtskompatibilität, Speicher-Management und Migrationspläne können hier Abhilfe schaffen. »Eine Rückwärtskompatibilität ist immer so lange gewährleistet, wie die entsprechenden Archivmedien noch lesbar sind«, erläutert Duhme. »Moderne Archivierungslösungen verfügen über die Möglichkeit eines hierarchischen Speicher-Managements. Dies bedeutet, dass Archivdaten zwischen verschiedenen Hardware-Technologien wie Jukeboxen mit optischen Medien, Festplatten-Arrays oder auch Blue-Ray-Laufwerken verschoben werden können. Beim Einsatz von Systemen mit integriertem Speicher-Management ist die Frage der Datenmigration kein Thema.«
Laut Mosbach zwingt die rasche Entwicklung im IT-Bereich dazu, dass Dokumente und Daten im laufenden Betrieb auf immer neuere Speichersysteme transportiert oder migriert werden. Seinen Angaben zufolge macht eine gute Archiv/ECM-Lösung aus, dass diese Funktionalitäten in der Regel bereits im Standard vorhanden sind. Auch bei Artec ist man der Meinung, dass Standards und Automatismen die größte Last nehmen können. Compliance ist aber auch hier ein wichtiges Thema.
»Die technologische Entwicklung lässt Speichermedien veralten und betriebswirtschaftlich unrentabel werden«, konstatiert Legler. »Das war schon beim Übergang von Lochkarten auf Bänder so. Entscheidend ist daher, ob die eingesetzte Archivierungslösung den Migrationsprozess unterstützt, so dass die Rechtssicherheit weiter gewährleistet ist.«
Abgesehen von der Hardware muss der Archiv-Beauftragte schon bei der Datensicherung an zukunftstaugliche Formate denken, die auch in Jahren noch lesbar sind. Hier sind Standards wie TIFF oder PDF/A noch immer maßgebend.
Das Archiv von morgen
Steigende Datenmengen, weitere rechtliche Vorgaben und die Frage nach der Wirtschaftlichkeit treiben die Entwicklung im Bereich des Archivierens voran. Entwicklungen in Hard- und Software lassen die Lösungsvielfalt auch in der Langzeitaufbewahrung stetig wachsen. Ein Trend ist die Zunahme von Festplatten. »Der Trend geht eindeutig weg von optischen Medien wie CD oder DVD und hin zu festplattenbasierten Systemen, die beispielsweise auch eine schnelle und unkomplizierte Spiegelung selbst großer Datenbestände ermöglichen«, meint Duhme. »Festplattensysteme gewährleisten eine redundante Datenhaltung mit hoher Ausfallsicherheit.«
Die Triebfedern hinter kommenden Trends sind klar erkennbar. »Wir sehen vor allem drei Faktoren, die den Markt für Archivierung bestimmen: das ständig wachsende Volumen an Daten und Dokumenten, neue gesetzliche und behördliche Auflagen, die sich auf immer mehr Prozesse erstrecken, sowie die Erkenntnis bei den Unternehmen, dass Archivierung immer auch ein Produktivitätsthema ist, durch das sich unternehmerische Abläufe optimieren und automatisieren lassen«, erklärt Legler.
Und als weiterer Ansatz könnte für die Umsetzung von Archiven das so genannte Cloud-Computing interessant werden. Dabei würden Unternehmen ihre digitalen Informationen Drittanbietern zum Aufbewahren übergeben und müssten sich weder um Administration, Migration oder Wartung kümmern. Allerdings sind hier der Sicherheitsaspekt und geltende Vorschriften zu beachten. Bei Open Text glaubt man, dass es diese Entwicklung geben könnte. Andere Anbieter sehen das derzeit noch skeptisch. »Outsourcing von Service-Leistung im Archivierungssegment gibt es bereits heute in den verschiedensten Bereichen«, sagt Elo-Geschäftsführer Mosbach. »Ob dies in der Zukunft zunehmen wird, hängt davon ab, wie leistungsfähig und attraktiv das Angebot der Anbieter ist und wie sehr die Unternehmen bereit sind ihre Dokumente und Daten außer Haus zu geben und bei einem Service-Anbieter zu lagern.« Zu bedenken wäre auch die Abhängigkeit vom Anbieter und die daraus resultierenden Nachteile für den Anwender. Das Risiko, die Daten nicht stets unter Kontrolle zu haben, besteht laut Artec-Fachmann Peplowski durchaus.
Prinzipiell sollten IT-Verantwortliche ihre Datensicherung bzw. Langzeitaufbewahrung so planen und technisch umsetzen, dass das daraus entstehende Archiv immer auch ein Archiv von morgen ist.