Friedhelm Peplowski, Director Sales & Marketing, Artec IT-Solutions
Informationen zu verwalten heißt auch, sie sicher und für lange Zeiträume abzulegen. Dabei dürfen Archive nicht losgelöst von internen Prozessen betrachtet werden. Verschiedene Kriterien müssen erfüllt sein, um ein Archiv zum Teil der DMS-Struktur zu machen.
Wir sprachen mit Friedhelm Peplowski, Director Sales und Marketing bei Artec, über die Anforderungen, die eine Archivlösung für den Mittelstand erfüllen sollte.
Sind branchenspezifische Archivlösungen gefragt oder lassen sich Standardprodukte einsetzen?
Peplowski: Gerade bei branchenspezifischen Lösungen ist die Verwendung von Standards unabdingbar. Jedoch zwingen spezifische Lösungen Kunden unnötig in Abhängigkeiten von Anbietern. Des Weiteren sind spezifische Lösungen in der Regel wesentlich kostenintensiver, als standardbasierende Produkte. Selbst bei umfassenden Archivierungsanforderungen lassen Letztere sich optimal nutzen. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob man Dokumente aus dem Mailsystem, Drucker, eingescannt oder aus normalen Files archiviert.
Wie steht es um die Einbindung in Dokumenten-Management-Prozesse oder den täglichen Workflow?
Peplowski: Die Frage, die sich dabei stellt, ist doch zunächst, ob ein Workflow überhaupt Sinn ergibt. Recht häufig kommt es vor, dass ein Workflow angepasst werden muss. Viel wichtiger ist es, dass die archivierten Daten für den Anwender einfach zu finden sind und sich ebenso einfach nutzen lassen. Leistungsfähige Volltextsuchen können hier eine wesentliche Erleichterung bringen.
Um ein System optimal nutzen zu können, ist in der Regel kein Workflow oder Prozessmanagement notwendig. Viel wichtiger ist es, dass ein System sich flexibel an die Anforderungen des Benutzers oder Unternehmens anpassen kann.
Spielen Formate eine Rolle? Wird der Anwender dementsprechend beraten und was könnte zukunftstauglich sein?
Peplowski: Gerade das Format spielt bei der Archivierung eine entscheidende Rolle. Aus steuerrechtlicher Sicht reicht es aus, eine bildlich unveränderbare Darstellung eines Dokumentes zu garantieren. Aus zivilrechtlicher Sicht reicht dies allerdings kaum aus, weil hier nur das Original eine entsprechende Beweiskraft hat. Darüber hinaus: Wie soll es denn möglich sein, eine in PDF, TXT, HTML oder was auch immer konvertierte E-Mail zurück in ein Mailsystem zu laden? Werden hier keine Standards, sprich RFC822, verwendet, so begibt man sich in die Abhängigkeit einzelner Anbieter. Am Ende des Tages muss man sich als Benutzer oder Kunde fragen: Von wem bin ich abhängig: Hersteller und Formate? Wie kann ich Daten migrieren? Und wie lassen sich zukünftige Technologien einsetzen?
Welchen Stellenwert hat Archivierung im Mittelstand, wie gestaltet sich der Markt?
Peplowski: Archivierungen sollten nicht auf einen speziellen Markt zugeschnitten sein. Aus welchem Grund soll ein Ein-Mann-Unternehmen eine andere Anforderung als ein börsennotiertes Unternehmen haben? Aus unserer Sicht ist der Mittelstand genauso einzuordnen wie große Unternehmen. Allerdings stellt sich die Frage, inwieweit der Mittelstand eine Enterprise-Lösung finanzieren soll oder kann. Wir vertreten die Auffassung, dass alle Firmen in den Genuss unserer Lösungen kommen können und sollen. Die Anforderungen in den einzelnen Unternehmensgrößen sind nicht funktional, sondern eher in der Investitionsbereitschaft zu sehen. Aus diesem Grund haben wir unsere EMA-Lösung so entworfen, dass alle Kundengrößen das System erwerben können.
Welche Kriterien sind entscheiden für ein gutes Archiv?
Peplowski: Man sollte die Frage zunächst vielleicht andersherum formulieren: Was zeichnet ein schlechtes Archiv aus? Eine kurze Antwort: Es ist proprietär und nicht standardgebunden. Ein gutes Archiv zeichnet sich dagegen durch die einfache Nutzung und Administration unter Verwendung der bestehenden Standards aus. Was nützt denn ein Archiv, das permanent einen Eingriff durch die Administratoren erfordert. Ein Archiv muss autark arbeiten, ohne den üblichen Tagesablauf oder die Primärapplikationen zu stören. Führt der Ausfall eines Archivs zum Verlust oder Ausfall der primären Applikation, so ist das Archiv im höchsten Grade unbrauchbar.
Mittlerweile gibt es Archivmedien, zu denen es keine Rückwärtskompatibilität gibt. Welche Möglichkeiten der Migration gibt es hier?
Peplowski: Auch hier gilt es, auf Standards zu setzen. Nur so ist es möglich, auch in der Zukunft auf neue Datenträger oder neue Speichertechnologien zu migrieren. Ein Beispiel: EMA unterstützt die Migration von Daten auf neue Technologien, ohne auf proprietäre Datenformate oder WORM-Medien zu setzen. Dies ermöglicht eine nahtlose Migration zu jedem Zeitpunkt auf jedes standardbasierende Medium.
Wodurch wird der Markt getrieben und welche Trends sind zukunftstauglich?
Peplowski: Sieht man die Ausführungen einzelner Hersteller, so wird bei einem Archiv immer die Angst verkauft oder ein Markt generiert. Dies ist der komplett falsche Ansatz. Denn ein Archiv ist nur dann sinnvoll, wenn es ein wichtiges Kriterium erfüllt: Es muss nahtlos, ohne großen Aufwand betrieben werden können und dabei jederzeit nutzbar bleiben.
Könnte Cloud-Computing auch zu Outsourcing bei Archiven führen?
Peplowski: Wir sind in Sachen SaaS und Cloud eher zurückhaltend. Denn der Eigentümer ist letztlich auf Dritte angewiesen und hat keine vollständige Kontrolle über seine Daten. Gerade hierbei dürfen ihm aber keinerlei Nachteile entstehen.