Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer, ELO Digital Office
Informationen zu verwalten heißt auch, sie sicher und für lange Zeiträume abzulegen. Dabei dürfen Archive nicht losgelöst von internen Prozessen betrachtet werden. Verschiedene Kriterien müssen erfüllt sein, um ein Archiv zum Teil der DMS-Struktur zu machen.
Wir sprachen mit Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer bei ELO Digital Office über die Anforderungen, die eine Archivlösung für den Mittelstand erfüllen sollte.
Sind branchenspezifische Archivlösungen gefragt oder lassen sich Standardprodukte einsetzen?
Mosbach: Grundsätzlich gibt es im Bereich der Archiv DMS-Lösungen keine Produktlösungen von der Stange, obwohl die Anforderungen in den Unternehmen durchaus branchenübergreifend ähnlich sind. In der Praxis jedoch kommen immer unternehmensspezifische Lösungen zum Einsatz. Hierbei spielen sowohl horizontale als auch vertikale Gesichtspunkte eine Rolle.
Wie steht es um die Einbindung in Dokumenten-Management-Prozesse oder den täglichen Workflow?
Mosbach: Unternehmen haben längst erkannt, dass ein reines Archivieren von Dokumenten viel zu kurz greift und dass der Schlüssel und die Notwendigkeit in der Betrachtung der Geschäftsprozesse im Gesamten liegen. In der Praxis werden deshalb heute nahezu ausschließlich Lösungen unter dem Aspekt der Geschäftsprozessoptimierung angegangen.
Spielen Formate eine Rolle? Wird der Anwender dementsprechend beraten und was könnte zukunftstauglich sein?
Mosbach: Natürlich spielt das Format, in dem heute Informationen und Dokumente gespeichert und bearbeitet werden, eine wesentliche Rolle. So ist es notwendig, dass solange ein Dokument noch in der Bearbeitung ist, das Originalformat (z.B. Word, Excel oder Powerpoint) vorgehalten wird. Zu langfristigen Aufbewahrungszwecken sind jedoch standardisierte Langzeitarchivformate wie TIFF und PDF/A die erste Wahl. Nur diese stellen sicher, dass die Dokumente auch nach vielen Jahren, wenn die Originalapplikationen nicht mehr verfügbar sind, originalgetreu dargestellt werden können.
Welchen Stellenwert hat Archivierung im Mittelstand, wie gestaltet sich der Markt?
Mosbach: Die Archivierung hat bereits bei vielen mittelständischen Unternehmen einen sehr hohen Stellenwert; gerade im Hinblick auf die Einhaltung von rechtlichen Anforderungen wie beispielsweise GDPdU, aber auch bei der ständigen Optimierung der bestehenden Geschäftsabläufe.
Welche Kriterien sind entscheidend für ein gutes Archiv?
Mosbach: Eine gute Archivlösung bringt vor allem eine hohe Flexibilität in der weiteren Anbindung an zusätzliche Komponenten mit sich. Archivlösungen dürfen keine Insellösungen für eine spezielle Aufgabe sein. Sie sind die zentrale Basis und die Burg für alle geschäftsrelevanten Dokumente und Informationen eines Unternehmens.
Mittlerweile gibt es Archivmedien, zu denen es keine Rückwärtskompatibilität gibt. Welche Möglichkeiten der Migration gibt es hier?
Mosbach: Die rasche Entwicklung im IT-Bereich macht es erforderlich, dass Dokumente und Daten im laufenden Betrieb auf immer neuere Speichersysteme transportiert oder migriert werden. Neben dem Sicherheitsaspekt hat dieses vor allem auch betriebswirtschaftliche Gesichtspunkte, da mit der Entwicklung die Aufbewahrung der Dokumente und Informationen immer preiswerter wird. In jeder leistungsfähigen ECM-Lösung sind hierfür die Funktionalitäten in der Regel bereits im Standard vorhanden.
Wodurch wird der Markt getrieben und welche Trends sind zukunftstauglich?
Mosbach: Der Markt wird davon getrieben, dass Unternehmen ständig ihre Geschäftsprozesse verbessern, Vorgänge automatisieren und die Kosten senken müssen. Hinzu kommt die zunehmende Informationsflut (z.B. E-Mails), die es zu beherrschen gilt. Kurzum es sind viele Faktoren wie die Geschäftsprozessoptimierung, schnelleres und wirtschaftlicheres Arbeiten sowie rechtliche Anforderungen, die dazu führen, dass die Nachfrage nach leistungsstarken ECM-Lösungen ständig zunimmt.
Könnte Cloud-Computing auch zu Outsourcing bei Archiven führen?
Mosbach: Outsourcing von Service-Leistung im Archivierungssegment gibt es bereits heute in den verschiedensten Bereichen. Ob diese in der Zukunft zunehmen wird, hängt viel davon ab, wie leistungsfähig und attraktiv das Angebot der Anbieter ist und wie sehr die Unternehmen bereit sind, ihre Dokumente und Daten außer Haus zu geben und bei einem Service-Anbieter zu lagern.