Detlev Legler, Vice President Sales DACH, Open Text
Informationen zu verwalten heißt auch, sie sicher und für lange Zeiträume abzulegen. Dabei dürfen Archive nicht losgelöst von internen Prozessen betrachtet werden. Verschiedene Kriterien müssen erfüllt sein, um ein Archiv zum Teil der DMS-Struktur zu machen.
Wir sprachen mit Detlev Legler, Vice President Sales DACH bei Open Text über die Anforderungen, die eine Archivlösung für den Mittelstand erfüllen sollte.
Sind branchenspezifische Archivlösungen gefragt oder lassen sich Standardprodukte einsetzen?
Legler: Archivierung ist kein branchenspezifisches Thema. Gerade die zahlreichen Auflagen im Bereich Buchhaltung zum Beispiel gelten für alle Unternehmen gleich. Eine Archivierungslösung muss daher flexibel genug sein, die verschiedensten Anforderungen zu erfüllen. In einzelnen, hoch regulierten Branchen wie etwa der Pharmaindustrie, sind jedoch ergänzende branchenspezifische Funktionalitäten durchaus sinnvoll, die wir selbstverständlich auf Basis unserer flexiblen Archivlösung anbieten.
Wie steht es um die Einbindung in Dokumenten-Management-Prozesse oder den täglichen Workflow?
Legler: Von einer Archivierungslösung kann man nur dann sinnvoll sprechen, wenn damit auch Prozesse abgebildet werden. In der Tat ist das Thema Archivierung ein Prozessthema, es stehen die Unternehmen in der Nachweispflicht, wer wann was an Daten oder Dokumenten geändert hat und wie die Berechtigungsstruktur hierfür aussieht. Dazu müssen Abläufe definiert, überwacht und mit protokolliert, müssen unterschiedliche Versionen von Dokumenten archiviert werden. In der Tat lässt sich durch die Verknüpfung von Content und Prozessen für den Kunden ein erheblicher Mehrwert erzielen.
Spielen Formate eine Rolle? Wird der Anwender dementsprechend beraten und was könnte zukunftstauglich sein?
Legler: Formate spielen insofern eine Rolle, als dass wir einen Trend hin zu PDF/A feststellen. Das ist aber keine technische Frage, sondern von der allgemeinen Akzeptanz bei Behörden und Unternehmen abhängig. Technisch gesehen kommt es bei der rechtssicheren Langzeitarchivierung nicht auf die Formate, sondern auf die Signaturverfahren an. Diese müssen sicherstellen, dass unter Umständen über Jahrzehnte hinweg die Echtheit des archivierten Dokuments rechtlich einwandfrei nachgewiesen werden kann.
Welchen Stellenwert hat Archivierung im Mittelstand, wie gestaltet sich der Markt?
Legler: Auf Grund der Gesetzeslage ist Archivierung in Deutschland schon seit vielen Jahren ein fest etabliertes Thema, auch im Mittelstand. Während allerdings in der Vergangenheit eher die Frage nach dem geeigneten Aufbewahrungsmedium im Mittelpunkt stand, gewinnt das Prozessthema zu Recht immer mehr an Bedeutung.
Welche Kriterien sind entscheidend für ein gutes Archiv?
Legler: Im Vordergrund stehen sicherlich die beiden Kriterien Rechtssicherheit sowie Wirtschaftlichkeit im Sinne eines vernünftigen Kosten/Nutzen-Verhältnisses. Nehmen Sie das Beispiel E-Mail. Eine Preisabsprache per E-Mail muss revisionssicher abgelegt werden, während der Großteil der Kommunikation nach relativ kurzer Zeit gelöscht werden kann. Diese Prozesse der Klassifizierung und Löschung lassen sich mit einer guten Archivlösung weitgehend automatisieren, darüber hinaus winken Kostenersparnisse durch Entlastung der E-Mail-Systeme.
Mittlerweile gibt es Archivmedien, zu denen es keine Rückwärtskompatibilität gibt. Welche Möglichkeiten der Migration gibt es hier?
Legler: Das Problem klingt dramatischer, als es tatsächlich ist. Die technologische Entwicklung lässt Speichermedien veralten und betriebswirtschaftlich unrentabel werden. Das war schon beim Übergang von Lochkarten auf Bänder so und wird auch beim Übergang von optischen Medien auf Hologrammspeicher so sein. Entscheidend ist vielmehr, ob die eingesetzte Archivierungslösung den Migrationsprozess unterstützt, so dass die Rechtssicherheit weiter gewährleistet ist.
Wodurch wird der Markt getrieben und welche Trends sind zukunftstauglich?
Legler: Wir sehen vor allem drei Faktoren, die den Markt für Archivierung bestimmen: das ständig wachsende Volumen an Daten und Dokumenten, neue gesetzliche und behördliche Auflagen, die sich auf immer mehr Prozesse erstrecken sowie die Erkenntnis bei den Unternehmen, dass Archivierung immer auch ein Produktivitätsthema ist, durch das sich unternehmerische Abläufe optimieren und automatisieren lassen. Letzter Punkt ist aus meiner Sicht sogar der wichtigste.
Könnte Cloud-Computing auch zu Outsourcing bei Archiven führen?
Legler: Wir gehen in der Tat davon aus, dass es diese Entwicklung geben wird. Deshalb entwickeln wir heute schon Records, Management- und Archivierungsfunktionalitäten für Windows Azure, das neue Microsoft-Betriebssystem für Cloud-Computing.