Dr. Michael Duhme, Unternehmenssprecher, Windream
Informationen zu verwalten heißt auch, sie sicher und für lange Zeiträume abzulegen. Dabei dürfen Archive nicht losgelöst von internen Prozessen betrachtet werden. Verschiedene Kriterien müssen erfüllt sein, um ein Archiv zum Teil der DMS-Struktur zu machen.
Wir sprachen mit Dr. Michael Duhme, Unternehmenssprecher bei Windream über die Anforderungen, die eine Archivlösung für den Mittelstand erfüllen sollte.
Sind branchenspezifische Archivlösungen gefragt oder lassen sich Standardprodukte einsetzen?
Duhme: Archivlösungen sind generell Standardprodukte. Eine spezifische Anpassung auf Branchen – sofern überhaupt notwendig – und auf die besonderen Anforderungen an das jeweilige Unternehmen sind ohne Aufwand möglich.
Wie steht es um die Einbindung in Dokumenten-Management-Prozesse oder den täglichen Workflow?
Duhme: Ein elektronisches Archiv macht prinzipiell nur dann Sinn, wenn es sich auch nahtlos in DMS- und Workflowsysteme einbinden lässt. Dies ist für Unternehmen eines der wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines geeigneten Archivierungssystems. Moderne Systeme erfüllen diese Anforderung aber so gut wie immer.
Spielen Formate eine Rolle? Wird der Anwender dementsprechend beraten und was könnte zukunftstauglich sein?
Duhme: Formate spielen insofern eine wichtige Rolle, als sie zukunftstauglich sein müssen. Denn die archivierten Daten bzw. Dokumente müssen auch nach vielen Jahren noch recherchier- und lesbar sein. Die Archivierung von Dokumenten in weitgehend anwendungsunabhängigen Formaten wie PDF/A oder auch TIFF muss gewährleistet sein. Eine entsprechende Beratung des Anwenders durch die Hersteller ist in diesem Zusammenhang sehr wichtig und sollte selbstverständlich sein.
Welchen Stellenwert hat Archivierung im Mittelstand, wie gestaltet sich der Markt?
Duhme: Der Markt für Archivierungslösungen – gerade im Mittelstand – ist immer noch ein Wachstumsmarkt. Obwohl die meisten mittelständischen Unternehmen die Vorteile der elektronischen Archivierung kennen, schrecken sie vor der vermeintlich komplexen Technik immer noch zurück. Diese Angst ist aber völlig unbegründet. Da die Vorteile der digitalen Archive aber deutlich überwiegen, werden verstärkt auch die mittelständischen Unternehmen dazu übergehen, Informationen elektronisch zu archivieren.
Welche Kriterien sind entscheidend für ein gutes Archiv?
Duhme: Compliance steht hier an erster Stelle, also die Erfüllung aller gesetzlichen Vorgaben. Das sollte aber für alle Systeme selbstverständlich sein. Weitere Kriterien sind Revisionssicherheit, leichte Administrierbarkeit, Flexibilität und einfache Integration in bestehende IT-Umgebungen und Lösungen wie DMS-, E-Mail, Workflow- oder auch ERP-Anwendungen.
Mittlerweile gibt es Archivmedien, zu denen es keine Rückwärtskompatibilität gibt. Welche Möglichkeiten der Migration gibt es hier?
Duhme: Eine Rückwärtskompatibilität ist immer so lange gewährleistet, wie die entsprechenden Archivmedien noch lesbar sind. Moderne Archivierungslösungen verfügen über die Möglichkeit eines hierarchischen Speicher-Managements. Dies bedeutet, dass Archivdaten zwischen verschiedenen Hardware-Technologien wie Jukeboxen mit optischen Medien, Festplatten-Arrays oder auch Blue Ray-Laufwerken verschoben werden können. Diese Prozesse erfolgen weitgehend automatisiert. Beim Einsatz von Systemen mit integriertem Speicher-Management ist die Frage der Datenmigration kein Thema.
Wodurch wird der Markt getrieben und welche Trends sind zukunftstauglich?
Duhme: Festplattenspeicher werden immer preisgünstiger bei gleichzeitig steigenden Speicherkapazitäten. Auch die Lebensdauer der Harddisks ist in den vergangenen Jahren ständig verbessert worden. Der Trend geht eindeutig weg von optischen Medien wie CD oder DVD und hin zu festplattenbasierten Systemen, die beispielsweise auch eine schnelle und unkomplizierte Spiegelung selbst großer Datenbestände ermöglichen. Festplattensysteme gewährleisten eine redundante Datenhaltung mit hoher Ausfallsicherheit.
Könnte Cloud-Computing auch zu Outsourcing bei Archiven führen?
Duhme: Das Outsourcing von Datenbeständen bedeutet für Unternehmen immer, ihr gesamtes Wissen aus der Hand zu geben. Unabhängig davon, ob Cloud-Computing die Zukunft bestimmen wird oder nicht, ist Outsourcing für Unternehmen, die ihre eigenen Archive mit geschäftsrelevanten Daten schützen müssen, immer ein Risiko. Cloud-Computing wird aus diesem Grund nicht notwendigerweise zum Outsourcing von Archiven führen.