Die Archivierungsnorm PDF/A hat es geschafft, sich als einer der Defacto-Standards für elektronische Dokumente zu etablieren. Die aktuelle Definition – die übrigens ganz offiziell »PDF/A-1« heißt, in den Medien wird überwiegend nur von PDF/A geschrieben –, legt Anforderungen an ein norm-konformes PDF fest und regelt die Verwendung von PDF/A unter anderem hinsichtlich der Bildschirm- und Druckausgabe.
Derzeit wird ein neuer Normteil diskutiert: »PDF/A-2«. Er sollte eigentlich schon 2009 verabschiedet werden. Aber wie so oft in Normierungsgremien, dauert alles etwas länger als ursprünglich gedacht. Dazu kommt allerdings auch, dass die Branche mit PDF/A-1 ganz zufrieden ist. Irgendwie drückte keiner aufs Gaspedal.
PDF/A-2 wird offen lizenzierte Fonts integriert haben
Aber jetzt scheint es langsam soweit zu sein: PDF/A-2 wird für das erste Halbjahr 2011 erwartet. Optimisten wetten sogar auf das erste Quartal 2011. Die neue Norm baut auf den PDF-Standards 1.5, 1.6 und 1.7 auf. Unter anderem ist in der Nachfolgenorm geplant, dass JPEG-komprimierte Bilder integriert werden und Signaturen eine bessere Unterstützung erfahren. Außerdem sollen offen lizenzierter Fonts sowie 3D-Grafiken und Audio- und Videodaten integriert werden. Für gescannte Dokumente ist eine Konvertierung von bestehenden Dokumenten aus unterschiedlichen Formaten vorgesehen. Und schließlich soll es Instrumente zur Validierung bereits erstellter PDF/A-Dateien geben.
Das PDF/A Competence Center weist beispielsweise darauf hin, dass PDF/A-2 strengere Maßstäbe an Glyphen in eingebetteten Schriften anlegt. Und mit PDF/A-2 ist dann die Verwendung von .notdef-Glyphen unzulässig, und die so genannten »leeren« Glyphen sind nur für »white space« erlaubt.
Sicher ist jedenfalls: Auf der kommenden »DMS Expo 2010«, die vom 26. bis 28. Oktober in Stuttgart tagt, wird PDF/A-2 ein Diskussionspunkt sein. Es wird diverse Neuheiten geben, die zumindest bereits »PDF/A-2 ready« sind.
»LuraDocument PDF Compressor 5.7« ist PDF/A-2-ready
So stellt beispielsweise LuraTech (Halle 7, Stand A77; Gemeinschaftsstand PDF/A Competence Center) ihren neuen »LuraDocument PDF Compressor 5.7« vor, der sich bereits für die neue Norm eignet. Mit dem Paket steht eine produktionstaugliche Anwendung zur Kompression, Wandlung nach PDF(/A), Zeichenerkennung (OCR), Klassifikation sowie Formulardatenextraktion zur Verfügung. Die in Workflows integrierbare Produktfamilie verwendet Luratechs Mixed-Raster-Content-Kompressionstechnologie (MRC; Layer-Verfahren), um farbige, graustufige oder schwarzweiß gescannte Dokumente in hochkomprimierte PDF- und PDF/A-Dateien zu konvertieren.
Auch elektronisch erzeugte Dokumente lassen sich in PDF- oder PDF/A-Dateien umwandeln und stapelweise verarbeiten. Carsten Heiermann, Geschäftsführer von Luratech Europe, betont: »Die zusätzlichen PDF/A-2-Optionen im PDF-Compressor werden unmittelbar nach der Verabschiedung zur Verfügung stehen.«
PDF/A Competence Center informiert ausführlich
Logisch, dass PDF/A-2 auch am Stand des PDF/A Competence Center (Halle 7, Stand A77) ein größeres Thema ist. »Im Vorgriff auf PDF/A-2 haben bereits einige Anbieter ihre Produkte überarbeitet, um den neuen Normteil des ISO-Standards zu unterstützen«, erklärt Harald Grumser, Vorstandsvorsitzender des PDF/A-Verbands. »Was es damit auf sich hat, wird eines der großen Themen unserer diesjährigen Messepräsenz sein.«
So gibt es ein täglich stattfindendes Vortragsprogramm, auf dem Besucher einen Überblick über den PDF/A-Standard erhalten und anhand konkreter Lösungen über die Nutzung von PDF/A-2 in verschiedenen Szenarien informiert werden. Die Experten gehen unter anderem auf entsprechende Workflows mit Adobe-Acrobat oder den Einsatz von PDF/A-2 für gescannte Dokumente ein. Weiterhin stehen Vorträge beispielsweise für »InputAccel«-Anwender über die Konvertierung in farbige PDF/A-Dateien, zum Umgang mit elektronischen Signaturen in PDF/A oder zur PDF/A-konformen Archivierung von E-Mails, Webseiten und digital erzeugten Dokumenten sowie Metadaten auf der Agenda. Auch die Migration in das Langzeitarchivformat, seine Nutzung für die Ausgangspost sowie im Produktdatenmanagement sind Gegenstände von Vorträgen der Mitaussteller. Für internationale Messebesucher findet am Nachmittag ein Grundlagen-Vortrag über PDF/A in englischer Sprache statt.
PDF/A-Seminar bereits am Vortag der Messe
Wer sich wirklich gründlichst informieren will, und dafür nicht den Messebesuch hernehmen will, hat Gelegenheit, bereits vor Beginn der DMS Expo, und zwar am 25. Oktober, ein halbtägiges PDF/A-Seminar zu besuchen. Dieses wird vom PDF/A Competence Center bereits zum fünften Mal in jeweils aktualisierter Form angeboten. Die Teilnehmer können so bequem Theorie und Praxis verbinden und am nächsten Tag gut informiert die Messe besuchen.
Dieses Jahr befasst sich das Seminar unter anderem mit ISO-Standards im PDF-Umfeld, mit PDF/A-2, mit Scannen nach PDF/A, Signaturen und dem Zusammenspiel von PDF/A und PDF/E im Engineering-Umfeld. Zu den Vortragenden gehören Bernhard Zöller, anerkannter ECM-Experte und Geschäftsführer des Beratungshauses Zöller & Partner, der sich mit Missverständnissen und Mythen zu PDF/A befasst und aus der Praxis berichtet, sowie Experten des Vorstands.
»pdfaPilot« wird fit gemacht für den PDF/A-2-Standard
Auch die Berliner callas software (Halle 7, Stand A77; Gemeinschaftsstand PDF/A Competence Center) macht das neue Release ihres »pdfaPilot« fit für den PDF/A-2-Standard. Das Softwarehaus hat zusätzliche Funktionen in sein Flaggschiffprodukt integriert, die den neuen Normteil des ISO-Standards unterstützen. Dazu gehören unter anderem alle Konformitätsstufen inklusive der neuen »PDF/A-2u«-Stufe. Darüber hinaus zeigt Callas, wie die in PDF/A-2 vorgesehenen Erweiterungen – beispielsweise das Zusammenfügen mehrerer Ausgangsdateien in einem PDF/A-Container – neue Möglichkeiten für Archivierungs- und andere PDF-Workflows eröffnen.
Behörden und Unternehmen, die künftig auf die Langzeitarchivierung mit PDF/A-2 setzen wollen, stehen damit nach Meinung von Callas einige interessante Möglichkeiten offen: Der neue Normteil unterstützt unterschiedliche Ebenenansichten, wodurch sich für ein und dieselbe PDF-Seite zum Beispiel mehrsprachige Inhalte in einer einzigen PDF-Datei zusammenfassen und entsprechend betrachten lassen. Der Anwender kann dann mit der Ebenenfunktion zwischen der englischen, französischen und chinesischen Version beispielsweise eines mehrsprachigen Handbuchs wechseln.
Anwender können zukünftig mehrere Dateien in einem »Container-PDF« vereinen
Auch andere Inhalte lassen sich auf diese Art ein- und ausblenden. Davon sollen unter anderem Unternehmen aus der Konstruktions- oder Baubranche profitieren, die in detailreichen Konstruktionszeichnungen zwecks besserer Übersichtlichkeit bestimmte Aspekte wie beispielsweise die Elektrik oder Wasserversorgung gezielt herausfiltern können.
Eine weitere Neuerung der »PDF/A-2 ready«-Version vom Pdfapilot ist die Unterstützung so genannter »Collections«. Mit dieser Funktion können Anwender zukünftig mehrere Dateien in einem »Container-PDF« vereinen. Dies ist für die Archivierung von E-Mails besonders interessant: E-Mail-Anhänge – im Original etwa Word-Dateien, im Archiv dann PDF/A-Dateien – lassen sich dann separat zum E-Mail-Text, aber vereint in einer PDF/A-Collection archivieren.
In bestehenden PDF/A-Archiven muss sich nichts ändern
»Indem wir unseren Pdfapilot schon auf das kommende PDF/A-2 vorbereitet haben, greifen wir die neuesten Entwicklungen im Standard auf. Doch das bedeutet nicht, dass PDF/A-1 ungültig wird«, erklärt Olaf Drümmer, Geschäftsführer von Callas Software. »In bestehenden PDF/A-Archiven muss sich eigentlich gar nichts ändern – es sei denn, dass die neuen PDF/A-2 Features wie eingebettete Dateien oder Ebenen interessant sind. Wer aber in Zukunft mit PDF/A beginnt, der wird normalerweise PDF/A-2 verwenden.«
Auf jeden Fall sind sich alles Branchenexperten einig: Heute in PDF/A-1 abgelegte Dokumente bleiben auch nach der Einführung von PDF/A-2 gültig. Kommende PDF/A-Versionen werden immer rückwärtskompatibel sein.
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