Unternehmen bleibt heutzutage überhaupt nichts mehr anderes übrig, als sich mit der langfristigen revisionssicheren und gesetzeskonformen Aufbewahrung von E-Mails zu befassen. Doch trotz E-Mail-Flut müssen sich IT-Administratoren zusätzlich mit Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen auseinandersetzen.Wir sprachen über die Herausforderungen sowie über mögliche Lösungen mit Andreas Dannenberg, Geschäftsführer von Reddoxx.
Wenn sich ein Unternehmen für ein E-Mail-Archivierungssystem interessiert – was sind die Knackpunkte/Schmerzpunkte, warum man sich für so eine Lösung unterscheidet?
Dannenberg: Das lässt sich in folgenden Stichworten zusammenfassen: Umgang mit privaten Mails und Mails mit personenbezogenen Daten (zum Beispiel Bewerbungen), Lesbarkeit der archivierten E-Mails nach n Jahren, Speichermanagement, Auditierung, Auslagerung der Daten und Offline-Verfügbarkeit der Archivdaten, Technologieentlastung des Mailservers und Verfahrensdokumentation.
Da der Bedarf an Managed-Storage – also an hoch performantem Speicherplatz – laut Analystenschätzungen durch E-Mail jährlich um rund 30 Prozent steigt, kommen Mailserver-Architekturen schnell an ihre Grenzen und ziehen kontinuierlich Investitionskosten nach sich. Sind hier separate E-Mail-Archivierungssysteme wirklich die Antwort darauf? Oder sollten IT-Administratoren nicht besser in Tiered-Storage-Systeme mit guten Storage-Verwaltungsprogrammen investieren?
Dannenberg: Die Archivierung ist definitiv die richtige Strategie. Neben der Erfüllung von gesetzlichen Anforderungen und der Technologie-Entlastung ergibt sich vor allem für die Anwender ein echter Mehrwert: Eine Suchmaschine über alle E-Mails, die nichts vergisst.
Die langfristige revisionssichere und gesetzeskonforme Aufbewahrung von E-Mails ist heute eines der wichtigsten Themen rund um die geschäftliche E-Mail-Kommunikation. Wie stellen Sie dies bei Ihrer Lösung sicher?
Dannenberg: Das »Reddoxx Maildepot« ist durch den TÜV Saarland hinsichtlich der Gesetzeskonformität geprüft worden (Prüfbericht TR00785). Reddoxx bietet mit seinem Compliance-Framework eine universelle Archivierung, die neben den nationalen auch internationale Anforderungen erfüllt.
Wichtig sind auch die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Diese unterscheiden sich ja von üblicherweise von sechs Jahre (Geschäftsbriefe) bis zehn Jahre (Jahresabschlüsse). Sind solche Fristeneinhaltungen in Ihrer Lösung mit enthalten?
Dannenberg: Reddoxx bietet über sein Compliance-Framework die Sicherstellung jeglicher Aufbewahrungspflichten. Über so genannte Retension-Time-Pointer stellt Reddoxx selbst bei einer Fehlkonfiguration die Aufbewahrungszeiten sicher.
Gibt es noch weitere Vorschriften, die ein IT-Administrator beim E-Mail-Verkehr und bei der E-Mail-Archivierung zu beachten hat?
Dannenberg: Im Widerspruch zur Aufbewahrungspflicht steht unter anderem der Datenschutz. Hier verlangt der Gesetzgeber eine fristgerechte Löschung von personenbezogenen und persönlichen Daten. Reddoxx erfüllt diese Anforderungen mit einem speziellen Erkennungssystem für Daten und einem Workflow, der sicherstellt, dass keine relevanten E-Mails gelöscht werden.
Haben sich schon Standards bei der Einrichtung und Umsetzung von E-Mail-Archiven etabliert? Oder sind das, was es auf dem Markt gibt, eher proprietäre Lösungen?
Dannenberg: Derzeit existieren eine Reihe von proprietären Lösungen. Reddoxx hat ein spezielles Speicherformat entwickelt, dass eine Lesbarkeit der Daten sicher stellt über den Lebenszyklus der Archivierungslösung hinaus. Es handelt sich dabei um einen Datencontainer, der ein selbsttragendes Archiv darstellt. Wir können uns gut vorstellen damit auch einen Standard für die Speicherung von Archivdaten definiert zu haben.
Wie sieht Ihrer Meinung nach eine typische Archivierungs- bzw. E-Mail-Archivierungslösung für ein Unternehmen mit bis zu circa 100 Anwendern aus?
Dannenberg: Beispielsweise mit »Reddoxx Maildepot Premium« auf der Basis einer RX-100. Zur Speicherung der Archivcontainer empfehlen wir ein zwei- bis dreistufiges Storagesystem (Fileshare, NAS, RDX-Medium). Reddoxx entwickelt derzeit eine spezielle Storage auf der Basis von RDX-Technologie, die wir auf der CeBIT 2011 vorstellen wollen.
Was sollten Unternehmen beachten, wenn sie das neue Microsoft-Sharepoint für E-Mail-Archivierungszwecke einsetzen wollen? Lässt sich damit eine vernünftige und rechtskonforme Lösung umsetzen?
Dannenberg: Der Microsoft Sharepoint Server ist eine wunderbare Technik um dem Anwender eine gezielte Sicht auf Unternehmensdaten zu geben. Jedoch fehlen der Lösung unter anderem die relevanten Metadaten zu den E-Mails (wann und wie wurde eine E-Mail zugestellt). Reddoxx bietet über eine API die Möglichkeit auch aus einem Sharepoint Server einen Blick auf diese Daten zu erzeugen. Ferner stellt Reddoxx eine ökonomische Nutzung der Storage durch eine hocheffiziente Komprimierung sicher.
Mittlerweile gibt es ja auch bereits E-Mail-Archivierungsangebote als Managed-Service bzw. E-Mail-Archivierung-as-a-Service. Können Sie einem Unternehmen diese Lösung schon uneingeschränkt empfehlen?
Dannenberg: Das ist primär eine Frage der Zielgruppe. Kleinere Unternehmen und Freiberufler werden Managed-Services im zunehmenden Maße konsumieren. Im Bereich der Archivierung stellt sich natürlich immer die Frage, ob der externe Serviceanbieter über die Aufbewahrungszeit die Services verlässlich erbringen kann.
Reddoxx bietet mit seinem Remote-Storage-Konzept die Möglichkeit, Archivdaten gezielt in die Cloud zu verdrängen. Damit ist dann auch die Frage umfassend geklärt, wie werden interne E-Mails und die Metadaten prozesssicher archiviert. Mit anderen Worten, wir gehen mittelfristig von einer friedlichen Koexistenz dieser Lösungsansätze aus.