Unternehmen bleibt heutzutage überhaupt nichts mehr anderes übrig, als sich mit der langfristigen revisionssicheren und gesetzeskonformen Aufbewahrung von E-Mails zu befassen. Doch trotz E-Mail-Flut müssen sich IT-Administratoren zusätzlich mit Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen auseinandersetzen.Wir sprachen über die Herausforderungen sowie über mögliche Lösungen mit Tim Berger, CEO von Deepinvent Software.
Wenn sich ein Unternehmen für ein E-Mail-Archivierungssystem interessiert – was sind die Knackpunkte/Schmerzpunkte, warum man sich für so eine Lösung unterscheidet?
Berger: Für viele Unternehmen steht die Erfüllung von gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von E-Mails im Vordergrund. Dies ist jedoch nur selten der einzige Grund, der Firmen zum Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung bewegt. Oft kommen weitere technische oder wirtschaftliche Aspekte hinzu. Dazu zählen zum Beispiel die Entlastung von E-Mail-Servern und die Vereinfachung von Datensicherungs- und Wiederherstellungsprozessen.
Wichtig sind auch die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Diese unterscheiden sich ja von üblicherweise von sechs Jahre (Geschäftsbriefe) bis zehn Jahre (Jahresabschlüsse). Sind solche Fristeneinhaltungen in Ihrer Lösung mit enthalten?
Berger: Mit »MailStore Server« können Aufbewahrungsfristen für E-Mails problemlos umgesetzt werden. Jedoch empfehlen wir, alle E-Mails über mindestens zehn Jahre hinweg aufzubewahren. Eine Klassifizierung von E-Mails und die Zuweisung unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen führen in der Praxis häufig zu erheblichem Aufwand und gehen immer mit einer gewissen Fehlerquote einher.
Gibt es noch weitere Vorschriften, die ein IT-Administrator beim E-Mail-Verkehr und bei der E-Mail-Archivierung zu beachten hat?
Berger: Administratoren müssen beispielsweise beachten, dass die automatische Archivierung aller E-Mails bei Ein- und Ausgang in Konflikt mit den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Telekommunikationsgesetzes (TKG) stehen kann. Im diesem Zusammenhang müssen zunächst Regeln für die private E-Mail-Nutzung im Unternehmen geschaffen werden.
Wie sieht Ihrer Meinung nach eine typische Archivierungs- bzw. E-Mail-Archivierungslösung für ein Unternehmen mit bis zu circa 100 Anwendern aus?
Berger: Gerade im Segment der kleinen Unternehmen trifft man auf unterschiedlichste E-Mail-Infrastrukturen und Anforderungen, so dass sich die eingesetzten Produkte und Archivierungsstrategien stark voneinander unterscheiden. Die »typische Lösung« gibt es aus meiner Sicht nicht.