Unternehmen bleibt heutzutage überhaupt nichts mehr anderes übrig, als sich mit der langfristigen revisionssicheren und gesetzeskonformen Aufbewahrung von E-Mails zu befassen. Doch trotz E-Mail-Flut müssen sich IT-Administratoren zusätzlich mit Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen auseinandersetzen.Wir sprachen über die Herausforderungen sowie über mögliche Lösungen mit Peter Borowski, Inhaber von Gruppemedia.
Wenn sich ein Unternehmen für ein E-Mail-Archivierungssystem interessiert – was sind die Knackpunkte/Schmerzpunkte, warum man sich für so eine Lösung unterscheidet?
Borowski: Zum einen sicherlich die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen. Weitere wichtige Kriterien sind aber auch Schutz vor Datenverlust, Manipulation und »überquillende« Mailserver. Unser »MailSecurer« bietet hierfür innovative Technologien und sorgt nicht nur für die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sondern auch für schonenden Umgang von Speicherressourcen dank Single-Instance-Speicherung der Daten. Hinzu kommen die hervorragende Suchmöglichkeiten und nahtlose Integration dieser in den vom Kunden benutzten E-Mail-Programmen. Der Kunde optimiert hiermit sein E-Mail-Management und spart somit bares Geld!
Da der Bedarf an Managed-Storage – also an hoch performantem Speicherplatz – laut Analystenschätzungen durch E-Mail jährlich um rund 30 Prozent steigt, kommen Mailserver-Architekturen eigentlich schnell an ihre Grenzen und ziehen kontinuierlich Investitionskosten nach sich. Sind hier separate E-Mail-Archivierungssysteme wirklich die Antwort darauf? Oder sollten IT-Administratoren nicht besser in Tiered-Storage-Systeme mit guten Storage-Verwaltungsprogrammen investieren?
Borowski: Die bestehenden Mailserver bieten, wenn überhaupt, nur schlecht skalierende Möglichkeiten zur Archivierung an. Managed-Storage kann dabei als Basis für eine performante E-Mail-Archivierung dienen. Die Frage ist also kein »entweder oder«, sondern vielmehr ein »sowohl als auch«. Ein E-Mail-Archivierungsprogramm optimiert die benötigten Speicher-Ressourcen. Mit der Single-Instance-Technologie werden Anhänge von E-Mails nur einmal abgelegt. Dies spart enorm Speicherplatz. Darüber hinaus bieten wir ein intelligentes Datenmanagement mit an. Der Kunde kann entscheiden, wo Daten abgelegt oder migriert werden sollen. Dies kann ein Storage-Verwaltungsprogramm alleine nicht oder nur bedingt erfüllen.
Die langfristige revisionssichere und gesetzeskonforme Aufbewahrung von E-Mails ist heute eines der wichtigsten Themen rund um die geschäftliche E-Mail-Kommunikation. Wie stellen Sie dies bei Ihrer Lösung sicher?
Borowski: Der Mailsecurer legt alle Daten manipulationssicher ab. Hierzu gehören unter anderem AES-256-Verschlüsselung und Prüfung der Daten mittels SHA-1-Hashes. Zusätzlich bieten wir die Speicherung der Daten auf WORM-Medien an (beispielsweise LTO-Worm). Unsere Zugriffsverwaltung Double-Login (4-Augen Prinzip) gewährleistet den optimalen Datenschutz und verhindert den nicht autorisierten Zugriff auf das Archiv der Kunden.
Wichtig sind auch die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Diese unterscheiden sich ja von üblicherweise von sechs Jahre (Geschäftsbriefe) bis zehn Jahre (Jahresabschlüsse). Sind solche Fristeneinhaltungen in Ihrer Lösung mit enthalten?
Borowski: Ja. Wir liefern alle benötigten Tools mit, um archivierte Daten jederzeit problemlos auf aktuelle Hard- und Softwareanforderungen migrieren zu können.
Gibt es noch weitere Vorschriften, die ein IT-Administrator beim E-Mail-Verkehr und bei der E-Mail-Archivierung zu beachten hat?
Borowski: Auf jeden Fall. Wir stellen immer wieder fest, dass bei zahlreichen E-Mail-Archivierungsprogrammen der Administrator alle archivierten E-Mails einsehen kann. Das ist sehr bedenklich. Der Mailsecurer gewährleistet mit der Funktion Double-Login (4-Augen Prinzip) einen optimalen Datenschutz und verhindert den nicht autorisierten Zugriff auf ds Archiv. Kritische Aktionen, die den Datenschutz betreffen, können nur von zwei Personen oder Gruppen durchgeführt werden. Double-Login kann individuell für jeden Benutzer und/oder Benutzergruppen eingerichtet werden.
Haben sich schon Standards bei der Einrichtung und Umsetzung von E-Mail-Archiven etabliert? Oder sind das, was es auf dem Markt gibt, eher proprietäre Lösungen?
Borowski: Ein E-Mail-Archivierungsprogramm muss manipulationssichere Möglichkeiten der Integration in die vorhandene E-Mail-Struktur des Kunden ermöglichen. Wichtig ist die Unterstützung der üblichen E-Mail-Standards wie SMTP, IMAP, POP3, Envelope-Journaling, RFC-822 etc. Mailsecurer unterstützt alle Standards.
Wie sieht Ihrer Meinung nach eine typische Archivierungs- bzw. E-Mail-Archivierungslösung für ein Unternehmen mit bis zu circa 100 Anwendern aus?
Borowski: In der Regel hat ein Kunde bei dieser Größenordnung einen Mailserver. An diesen »docken« wir uns direkt an. Die Suchfunktionen für den Anwender sollten in seinem normalen Arbeitsumfeld, sprich E-Mail-Client, integriert sein. Dies verringert den Schulungsaufwand. Zusätzlich muss sichergestellt werden, dass die archivierten Daten in die Backup-Strukturen des Kunden integriert werden. Mailsecurer liefert für all dies entsprechende Tools mit.
Mittlerweile gibt es ja auch bereits E-Mail-Archivierungsangebote als Managed-Service bzw. E-Mail-Archivierung-as-a-Service. Können Sie einem Unternehmen diese Lösung schon uneingeschränkt empfehlen?
Borowski: Für kleine Unternehmen, die gesetzliche Anforderungen erfüllen möchten, ist dies ein interessanter Ansatz. Ebenfalls interessant ist dies für Kunden, die keine eigene Infrastruktur hierfür bereitstellen möchten oder können. Mailsecurer wird bereits von zahlreichen Firmen im Bereich Managed-Service und SaaS als Plattform eingesetzt. Hierfür bieten wir wichtige Features wie Mandantenfähigkeit, strikte Trennung der Daten von Mandanten, Interface-Customizing und vieles mehr.