Unternehmen bleibt heutzutage überhaupt nichts mehr anderes übrig, als sich mit der langfristigen revisionssicheren und gesetzeskonformen Aufbewahrung von E-Mails zu befassen. Doch trotz E-Mail-Flut müssen sich IT-Administratoren zusätzlich mit Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen auseinandersetzen.Wir sprachen über die Herausforderungen sowie über mögliche Lösungen mit Garbis Bedoian, Manager Continental Europe bei Iron Mountain Digital.
Wenn sich ein Unternehmen für ein E-Mail-Archivierungssystem interessiert – was sind die Knackpunkte/Schmerzpunkte, warum man sich für so eine Lösung unterscheidet?
Bedoian: Das sind zum einen gesetzliche Vorgaben: Jedes Unternehmen unterliegt den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von E-Mails bzw. unternehmensrelevanten Informationen in E-Mails. Das zwingt Unternehmen, E-Mail-Archivierungssysteme in Ihre IT Prozesse zu integrieren. Zum anderen sind es technische Anforderungen, wie das Datenaufkommen auf Mailservern zu reduzieren und damit auch die Backup-Zeiten zu verkürzen. Migrationsanforderungen von Microsoft Exchange 2003 auf 2007 bzw. 2010 stellen einen weiteren technischen Anspruch dar. Und schließlich stellt die Langzeitarchivierung von E-Mails aufgrund von Compliance und/oder Governance-Anforderungen aufgrund der Beschaffung, Wartung und Betriebskosten von Hardware ein weiteres Investitionsrisiko für Unternehmen und deren IT dar.
Da der Bedarf an Managed-Storage – also an hoch performantem Speicherplatz – laut Analystenschätzungen durch E-Mail jährlich um rund 30 Prozent steigt, kommen Mailserver-Architekturen schnell an ihre Grenzen und ziehen kontinuierlich Investitionskosten nach sich. Sind hier separate E-Mail-Archivierungssysteme wirklich die Antwort darauf? Oder sollten IT-Administratoren nicht besser in Tiered-Storage-Systeme mit guten Storage-Verwaltungsprogrammen investieren?
Bedoian: Der Online-Storage einer Exchange-Umgebung kann nur mit einer Archivierungslösung in eine Tiered-Storage-Umgebung überführt werden. Verschieden Studien belegen, dass die Investitionskosten in klassische Hardware für E-Mail-Archivierung exponentiell steigen. Mit der »Nearpoint«-Lösung bietet Iron Mountain verschiedene Modelle der Lizenzierung an, die auf die Anforderungen unserer Kunden entsprechend maßgeschneidert werden.
Die langfristige revisionssichere und gesetzeskonforme Aufbewahrung von E-Mails ist heute eines der wichtigsten Themen rund um die geschäftliche E-Mail-Kommunikation. Wie stellen Sie dies bei Ihrer Lösung sicher?
Bedoian: Jede Archivlösung inklusive des dazugehörigen Speichers, kann durch Unternehmensberatungen zertifiziert werden, hier bildet Nearpoint keine Ausnahme.
Wichtig auch die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Diese unterscheiden sich ja von üblicherweise von sechs Jahre (Geschäftsbriefe) bis zehn Jahre (Jahresabschlüsse). Sind solche Fristeneinhaltungen in Ihrer Lösung mit enthalten?
Bedoian: Auch Unternehmen mit längeren Aufbewahrungsfristen als die oben genannten werden mit Nearpoint bedient und sind natürlich dafür zertifizierbar.
Gibt es noch weitere Vorschriften, die ein IT-Administrator beim E-Mail-Verkehr und bei der E-Mail-Archivierung zu beachten hat?
Bedoian: Es sind vor allem Auditorenrollen, die das komplette Archiv aller Anwender beinhalten. Hier sind Freigaben seitens der Geschäftsleitung und des Betriebsrates notwendig. Regeln für Aufbewahrungsfristen sollten bei gesetzlichen Anforderungen von Geschäftsleitung bzw. von der Rechtsabteilung kommen. Darüber hinaus ist das Thema Security eine wesentliche vom IT-Administrator zu berücksichtigende Anforderung.
Haben sich schon Standards bei der Einrichtung und Umsetzung von E-Mail-Archiven etabliert? Oder sind das, was es auf dem Markt gibt, eher proprietäre Lösungen?
Bedoian: Microsoft bietet seit langem Möglichkeiten an, Archivierung zu realisieren. Diese Lösungen können als Standard bezeichnet werden. Unsere Nearpoint-E-Mail Archivierungslösung ist schon bei über 1000 Kunden aus allen Unternehmensbereichen erfolgreich im Einsatz.
Wie sieht Ihrer Meinung nach eine typische Archivierungs- bzw. E-Mail-Archivierungslösung für ein Unternehmen mit bis zu circa 100 Anwendern aus?
Bedoian: Abhängig vom jeweiligen Unternehmen – siehe erste Frage – gibt es für bestimmte Unternehmen Archive mit den entsprechenden Aufbewahrungsfristen. Abhängig vom Mail-Aufkommen definiert sich danach das Archiv.
Was sollten Unternehmen beachten, wenn sie das neue Microsoft Sharepoint für E-Mail-Archivierungszwecke einsetzen wollen? Lässt sich damit eine vernünftige und rechtskonforme Lösung umsetzen?
Bedoian: Eine Archivierungslösung sollte Exchange und Sharepoint sowie Files umfassen können. Wie bereits erwähnt, kann und muss alles zertifizierbar sein. Lösungen, die Sharepoint als E-Mail-Archiv nutzen wollen, müssen sich den Zertifizierungsregeln einer Archivlösung stellen.
Mittlerweile gibt es ja auch bereits E-Mail-Archivierungsangebote als Managed-Service bzw. E-Mail-Archivierung-as-a-Service. Können Sie einem Unternehmen diese Lösung schon uneingeschränkt empfehlen?
Bedoian: Iron Mountain Digital bietet seit Jahren diesen Service für Unternehmen an, die den Aufwand oder die Investition einer eigenen Archivlösung nicht realisieren wollen oder können. Die Iron-Mountain-Lösung ist hier uneingeschränkt zu empfehlen. Langjährige Referenzkunden beziehen diese Leistungen »as a Service«.