Unternehmen bleibt heutzutage überhaupt nichts mehr anderes übrig, als sich mit der langfristigen revisionssicheren und gesetzeskonformen Aufbewahrung von E-Mails zu befassen. Doch trotz E-Mail-Flut müssen sich IT-Administratoren zusätzlich mit Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen auseinandersetzen.Wir sprachen über die Herausforderungen sowie über mögliche Lösungen mit Robert Rengstl, Regional Product Manager Information Management Group bei Symantec.
Wenn sich ein Unternehmen für ein E-Mail-Archivierungssystem interessiert – was sind die Knackpunkte/Schmerzpunkte, warum man sich für so eine Lösung unterscheidet?
Rengstl: Knackpunkte sind bestimmt die rasch anwachsende Datenmenge sowie die verschärfte Gesetzeslage. Einerseits sind Unternehmen verpflichtet, E-Mails gesetzeskonform zu archivieren, andererseits entstehen so enorme Speichervolumen. Dies ist unübersichtlich und teuer. Denn E-Mails sind meistens an mehrere Empfänger im Unternehmen gerichtet und werden so, mitsamt der Anhänge, mehrfach gespeichert. Die Datenmenge erhöht sich dadurch immens. Durch den Einsatz einer effizienten E-Mail-Archivierung können Energie- und Hardwarekosten reduziert werden.
Da der Bedarf an Managed-Storage – also an hoch performantem Speicherplatz – laut Analystenschätzungen durch E-Mail jährlich um rund 30 Prozent steigt, kommen Mailserver-Architekturen schnell an ihre Grenzen und ziehen kontinuierlich Investitionskosten nach sich. Sind hier separate E-Mail-Archivierungssysteme wirklich die Antwort darauf? Oder sollten IT-Administratoren nicht besser in Tiered-Storage-Systeme mit guten Storage-Verwaltungsprogrammen investieren?
Rengstl: Nein, diese lösen das Problem nicht, sondern verschieben es nur. Ein wesentlicher Vorteil einer E-Mail-Archivierungslösung wie »Enterprise Vault« liegt darin, dass damit die Mailserver massiv entlastet werden. Dies kommt dann auch ihrem Backup und Recovery zu Gute. Außerdem können mit Enterprise Vault so genannte WORM-Speichertechnologien verwendet werden, mit denen das E-Mail-Archiv dann »revisionssicher« gemacht werden kann. Damit haben wir praktisch ein Storage-Tiering erreicht: Die aktuellen E-Mails befinden sich auf E-Mail-Servern und damit dem hoch performanten Speicher, und die älteren auf dem günstigeren Archivspeicher. Zusätzlich wird der Archivspeicher durch Deduplizierung effizient genutzt. Dies bedeutet, dass gleiche E-Mails aus unterschiedlichen Postfächern nur einmal abgespeichert werden. Auch identische Anhänge von unterschiedlichen E-Mails werden so nur einmal abgelegt.
Der Wert der Informationen aus den Nachrichten bleibt für den Anwender voll erhalten: Er kann einfach über seinen E-Mail-Client auf die archivierten Informationen zugreifen, gezielt nach den benötigten Informationen suchen und diese dann genauso einfach beantworten oder weiterleiten.
Wichtig sind auch die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Diese unterscheiden sich ja von üblicherweise von sechs Jahre (Geschäftsbriefe) bis zehn Jahre (Jahresabschlüsse). Sind solche Fristeneinhaltungen in Ihrer Lösung mit enthalten?
Rengstl: Natürlich ist die Einhaltung der Fristen mit Enterprise Vault von Symantec problemlos möglich. Mehr als 15.000 Unternehmen nutzen bislang weltweit Enterprise Vault. Mit der Lösung können sie unstrukturierte Informationen im gesamten Unternehmen sicher speichern, verwalten, suchen und löschen. Darüber hinaus eliminiert Enterprise Vault redundante Datensätze mittels Deduplizierung und hilft so, Kosten und Speicherplatz einzusparen.
Gibt es noch weitere Vorschriften, die ein IT-Administrator beim E-Mail-Verkehr und bei der E-Mail-Archivierung zu beachten hat?
Rengstl: Seit Januar 2002 sind alle Unternehmen unabhängig von ihrer Betriebsgröße verpflichtet, ihre Daten vorschriftsmäßig zu archivieren. Dieses Gesetz nennt sich GDPdU – Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Bei Zuwiderhandlung drohen Zwangsgelder. Zudem gibt es die Androhung der Steuereinschätzung, die über der realen Steuerschuld liegen kann. Doch damit nicht genug: Seit Januar 2007 sind auch die Basel-II-Vorgaben der Banken Gesetz. Hierdurch wird IT-Sicherheit zum Kriterium für die Kreditvergabe. Ein unzureichendes Sicherheitsmanagement kann zu einer Ablehnung oder zur Verschlechterung der Kreditkonditionen führen.
Haben sich schon Standards bei der Einrichtung und Umsetzung von E-Mail-Archiven etabliert? Oder sind das, was es auf dem Markt gibt, eher proprietäre Lösungen?
Rengstl: Anforderungen und Funktionsumfang der angebotenen Lösungen sind sehr unterschiedlich. Für Symantec stand eine hohe Skalierbarkeit, einfache Integration und einfache Bedienung durch den Endanwender im Vordergrund. Wenn ein Unternehmen rechtliche oder interne Anforderungen hat, kommt bei Enterprise Vault das ganze Thema E-Discovery dazu. Der Discovery-Accelerator sucht unternehmensweit mit einem abgestuften Rollenkonzept nach den relevanten Informationen und legt diese dann gezielt offen. Dabei wird auch protokolliert, wer was durchführt. Dadurch wird der komplette Prozess dokumentiert (Audit).
Wie sieht Ihrer Meinung nach eine typische Archivierungs- bzw. E-Mail-Archivierungslösung für ein Unternehmen mit bis zu circa 100 Anwendern aus?
Rengstl: Eine typische Archivierung lässt sich nicht durch die Unternehmensgröße bestimmen. Viel wichtiger ist die Frage: Wie groß ist die Datenmenge, mit der die Firma zu tun hat, und wie oft muss diese auf der Suche nach einer gewissen Information durchforstet werden? Archivierung hilft dabei mit komfortablen Suchprozessen, der Abfrage von Langzeit-Storage, dem Management stark wachsender Speicher sowie der langzeitigen Archivierung von Daten für regulatorische oder Compliance-Anfragen. KMUs, die ihre Backup-Lösung mit einem Archivierungswerkzeug ergänzen, steigern in diesen Fällen ihre Effizienz und verringern ihre Ausgaben bei gleichzeitig verbessertem Management der IT-Risiken.
Mittlerweile gibt es ja auch bereits E-Mail-Archivierungsangebote als Managed-Service bzw. E-Mail-Archivierung-as-a-Service. Können Sie einem Unternehmen diese Lösung schon uneingeschränkt empfehlen?
Rengstl: Hier sollten die Unternehmen genau hinschauen, was geboten wird und wie das zu ihren Anforderungen passt. Schließlich vertrauen die Unternehmen ihrem Service-Anbieter ihre Daten über einen sehr langen Zeitraum an.