E-Mail-Management und –Archivierung zählt zu den Grunddisziplinen von typischen Enterprise- Content-Management-Anbietern (ECM Anbietern). Die Lösungen sollten verschiedene E-Mailprogramme unterstützen und bereits für neue Kommunikationskanäle wie Social-Media- Plattformen gerüstet sind. Wo die maßgeblichen Stärken liegen und wohin die Reise geht, besprachen wir mit Bernd Hennicke, Portfolio Manager, Microsoft Solutions von Open Text.
Seit wann ist Ihre E-Mail-Managementlösung am Markt verfügbar?
Hennicke: Unsere Lösung OpenText E-Mail Management wird weltweit eingesetzt und ist seit 2005 verfügbar. Sie ist ein zusätzliches Modul unserer OpenText E-Mail Archiving Lösung, die seit dem Jahre 2000 verfügbar ist.
Handelt es sich um eine Eigenentwicklung oder eine OEM-Lösung?
Hennicke: Unsere Lösung wurde vollständig in unserem Hause entwickelt. Für eine der Kernfunktionalitäten existiert ein weltweites Patent.
Welche Kernfunktionen bietet Ihre E-Mail-Managementlösung?
Hennicke: E-Mail-Management-Software muss bei internationalen Firmen weltweit einsetzbar sein und daher den entsprechenden lokalen Gesetzgebungen Rechnung tragen. Unsere Lösung ermöglicht sowohl das so genannte »Journaling« von E-Mails, also das vollständige Erfassen aller ein- und ausgehenden E-Mails - oft verwendet im Finanzsektor oder für den E-Mail-Verkehr von Vorständen - als auch das hochintegrierte und individuelle Klassifizieren der E-Mails. Selbstverständlich können die E-Mails auch nach anderen konfigurierbaren Regeln archiviert und klassifiziert werden. Die E-Mails selbst lassen sich nach der Archivierung elektronisch signieren und mit einer Aufbewahrungsfrist versehen, so dass sie nach Ablauf der Verjährungsfrist gelöscht werden können. Alle E-Mails werden Volltext-indexiert und der Zugriff auf E-Mails kann auditiert werden.
Worin liegen die Stärken Ihrer E-Mail-Managementlösung?
Hennicke: Unsere Lösung ist extrem flexibel und genügt den unterschiedlichen Anforderungen unserer weitweiten Kunden. Diese Flexibilität erlaubt es z.B. unseren Kunden innerhalb einer Firma die unterschiedlichen regionalen gesetzlichen Vorgaben spezifisch umzusetzen.
Welche Funktionalität bietet Ihre E-Mail-Managementlösung beim E-Mail-Ausgang?
Hennicke: E-Mails können beim Senden vollständig erfasst oder entsprechend klassifiziert werden. Damit entscheidet der Sender über die Relevanz der E-Mail. Weitere Aktionen bei den Empfängern sind dann nicht mehr notwendig.
Was waren die letzten großen Neuerungen? Wie sieht ihr weiterer Produktfahrplan aus?
Hennicke: Die letzten großen Neuerungen waren die Unterstützung der neuesten Versionen von Microsoft und IBM (Exchange 2010 SP1 und Outlook 2010 bzw. Domino 8.5.2). Für zukünftige Releases werden weitere verbesserte Funktionen speziell im Bereich E-Mail-Compliance als auch verbesserte Integration in die Infrastruktur der Mail Server bereitgestellt. Damit wird die Verwaltung von E-Mails für unsere Anwender weiter vereinfacht und unseren Kunden wird einerseits die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben weiterhin ermöglicht andererseits auch der Aufwand für Wartung und Inbetriebnahme weiterhin reduziert.
Sehen Sie Auswirkungen durch Cloud-Lösungen, E-Post oder Austausch auf Social-Media-Plattformen wie Facebook auf das E-Mail-Management?
Hennicke: Chats und andere Social Media Plattformen können rechtlich relevante Informationen beinhalten. Sie sind daher Teil einer umfassenden Compliance-Lösung innerhalb eines Unternehmens. Open Text bietet den Kunden die Möglichkeit, Social Media-Plattformen zu betreiben und in den Kontext einer umfassenden Compliance-Lösung zu integrieren. Denn eines ist klar: Soziale Medien werden sich auch in Unternehmen als zusätzliche Kommunikationskanäle etablieren. Und die so erzeugten Inhalte müssen ebenfalls personalisiert verwaltet und entsprechend der Unternehmensrichtlinien klassifiziert werden. Solche Funktionalitäten werden folglich bestehende E-Mail-Management-Lösungen ergänzen.
Wie viele Kunden haben Sie für Ihre E-Mail-Managementlösung in Deutschland und weltweit? Welche Referenzkunden können Sie nennen?
Hennicke: Zur Anzahl und Menge an Kunden können wir aufgrund von Compliance-Gründen keine Aussagen machen. Folgende Referenzkunden finden Sie auch auf unserer Corporate Website: www.opentext.de. Dort werden zum Beispiel Deichmann, Haliburton und ForestCity genannt.