E-Mail-Management und –Archivierung zählt zu den Grunddisziplinen von typischen Enterprise- Content-Management-Anbietern (ECM Anbietern). Die Lösungen sollten verschiedene E-Mailprogramme unterstützen und bereits für neue Kommunikationskanäle wie Social-Media- Plattformen gerüstet sind. Wo die maßgeblichen Stärken liegen und wohin die Reise geht, besprachen wir mit Karsten Renz, CEO von Optimal Systems.
Seit wann ist Ihre E-Mail-Managementlösung am Markt verfügbar?
Renz: OPTIMAL SYSTEMS hat die große Bedeutung der E-Mail bereits sehr früh erkannt und deshalb die Möglichkeiten zur Langzeitarchivierung derartiger Formate bereits im Grundkonzept verankert. Deshalb bieten wir die Konztext-bezogene E-Mail-Archivierung bereits seit über 15 Jahren als Standardbasisfunktion an. Zusätzlich dazu und als Erkenntnis aus 1200 Installationen in knapp 20 Jahren gibt es eine Best-Practice-Lösung für vollumfängliches E-Mail-Management seit 2009.
Handelt es sich um eine Eigenentwicklung oder eine OEM-Lösung?
Renz: Während am Markt ECM-Konzepte angeboten werden bei denen viele Fremdkomponenten miteinander verwoben worden sind, verfolgt Optimal Systems schon immer das Konzept der Verantwortung für den Kunden. Daher haben wir alle Komponenten rund um E-Mail-Management als Eigenentwicklung realisiert.
Welche Kernfunktionen bietet Ihre E-Mail-Managementlösung?
Renz: Die größten Stärken unserer E-Mail-Management-Lösungen auf Basis von OS|ECM sind sicherlich die intuitive Bedienbarkeit, sowie die tiefe Integration in die regulären Arbeitsabläufe. Das wird uns häufig von Kunden und auch von Studien bestätigt, wie zuletzt im Vergleichstest »E-Mail-Management 2010/2011« der Pentadoc AG.
Unsere Lösungen ermöglichen jederzeit einen transparenten Zugriff auf alle geschäftsrelevanten ein- und ausgehenden E-Mails. Dank der tiefen Integration der Groupware kann die Ablage der E-Mails entweder direkt vom E-Mail-Server oder auch clientseitig erfolgen. Dies geschieht entweder automatisiert oder auch manuell aus den Postfächern durch den Anwender. In diesem wie auch in anderen Bereichen bewahren wir die Flexibilität unserer Software und ermöglichen eine breite Palette an maßgeschneiderten Lösungen
as waren die letzten großen Neuerungen? Wie sieht Ihr weiterer Produktfahrplan aus? Sehen Sie Auswirkungen durch Cloud-Lösungen, E-Post oder Austausch auf Social-Media-Plattformen wie Facebook auf das E-Mail-Management?
Renz: Wir glauben daran, mit unseren Lösungen Schmerzen zu lindern. Das bedeutet, wir entwickeln Lösungen, die gebraucht werden. In diesem Sinne werden sicherlich die nächsten Schritte in Richtung »Cloud« gehen, wenn wir darin konkreten Nutzen für unsere Kunden erkennen, wie zum Beispiel die Erweiterung der Groupware-Anbindung um die Hosted Exchange. Dabei bleibt jedoch immer im Fokus unseres Handelns: Solange in Unternehmen E-Mails zum Lesen oder zur Bearbeitung noch ausgedruckt und in Unterschriftenmappen von Etage zu Etage gebracht werden, kümmern uns zunächst um diese Herausforderungen, bevor wir Innovatoren von »E-Mail-in-the-Cloud« werden.
Für schnelle, unkomplizierte Kommunikation gibt es sicherlich einen Trend weg von E-Mails hin zu Social Media, vor allem bei so genannten »digital Natives«. Ob die E-Mail dadurch abgelöst wird, wie der Papierbrief durch die E-Mails, kann man jetzt nur vermuten. Tatsache ist, dass E-Mails rechtlich Geschäftsbriefen gleichgestellt sind, rund 70 Prozent der E-Mail-Daten Geschäftsrelevanz haben und aus IT-Compliance-Gründen die Geschäftsleitung zur lückenlosen Aufbewahrung von E-Mails verpflichtet ist. Dafür bieten wir ausgereifte Lösungen, keine Visionen.
Wie viele Kunden haben Sie für Ihre E-Mail-Managementlösung in Deutschland und weltweit? Welche Referenzkunden können Sie nennen?
Renz: Wir bieten mit unserer Software ein ganzheitliches Konzept für Informationsmanagement, unser Ziel ist, das gesamte Life Cycle der Informationen abzudecken, deshalb haben wir keine Insellösungen im Portfolio. So kommt es, dass einige E-Mail-Management-Komponenten seit der Version 6 (Juni 2008) zum Standard-Packet gehören. Drei Viertel unserer 1200 Installationen laufen auf der aktuellen Version 6 in der die wichtigsten E-Mail-Archiv-Funktionen im Standard enthalten und weitere E-Mail-Management-Funktionen verfügbar sind. Darunter zum Beispiel GERRY WEBER International AG, Häcker Küchen GmbH & Co. KG, Kabel Deutschland GmbH, TÜV Süd Automotive GmbH oder Voith Turbo Getriebe GmbH.