E-Mail-Management und –Archivierung zählt zu den Grunddisziplinen von typischen Enterprise- Content-Management-Anbietern (ECM Anbietern). Die Lösungen sollten verschiedene E-Mailprogramme unterstützen und bereits für neue Kommunikationskanäle wie Social-Media- Plattformen gerüstet sind. Wo die maßgeblichen Stärken liegen und wohin die Reise geht, besprachen wir mit Carsten Fischer, Geschäftsführer von Fischer Software.
Seit wann ist Ihre E-Mail-Managementlösung am Markt verfügbar?
Fischer: Die erste Version von Outlook Infodesk kam im Jahr 2005 auf den Markt. Drei Jahre später wurde dann die Version 6.0 unter anderem mit dem »Innovationspreis Mittelstand« in der Kategorie »Datenmanagement« ausgezeichnet. Seit Februar 2010 ist die Version 7.6 von Outlook Infodesk verfügbar, die auch auf Windows7 und Outlook 2007 läuft. Im Oktober 2010 wurde dann Outlook Infodesk 8.0 vorgestellt, das vor allem in den Bereichen Sicherheit und Effizienz mit Weiterentwicklungen punkten kann.
Handelt es sich um eine Eigenentwicklung oder eine OEM-Lösung?
Fischer: Outlook Infodesk organisiert als Zusatzmodul von Microsoft Outlook E-Mails, Dokumente, Adressen und Termine in einer einzigen Anwendung und wird von uns eigenständig in Berlin entwickelt. So können wir sicherstellen, unseren Kunden ein Produkt zu bieten, das wir im wahrsten Sinne des Wortes in- und auswendig kennen, und das wir permanent den Anforderungen und Entwicklungen anpassen.
Welche Kernfunktionen bietet Ihre E-Mail-Managementlösung?
Fischer: Eine wichtige Funktion ist die vorgangsbezogene und zentrale Ablage sowohl ein- als auch ausgehender E-Mails und Dokumente. Auch das Splitting, also die Auflösung von Attachments zur effizienteren Nachbearbeitung von E-Mails ist ein wesentliches Feature von Outlook Infodesk. Um die Software vor allem für Teams attraktiv zu machen haben wir zudem in der Entwicklung darauf geachtet, dass E-Mails und die damit verbundenen Arbeitsschritte nutzerfreundlich delegiert, nachverfolgt und auf Wiedervorlage gesetzt werden können.
Worin liegen die Stärken Ihrer E-Mail-Managementlösung?
Fischer: Das wesentliche Merkmal von Outlook Infodesk ist dessen direkte Integration für Microsoft Outlook 2003, 2007 und 2010. Dabei kommt die Software ohne proprietäre Schnittstellen aus und benötigt weder eine separate Datenbank noch eine neue Oberfläche. Davon profitieren zum einen die IT-Administratoren, denen wir die Arbeit so sehr leicht machen, als auch die Anwender, die sich nicht in eine völlig neue Software einarbeiten müssen.
Welche Funktionalität bietet Ihre E-Mail-Managementlösung beim E-Mail-Ausgang?
Fischer: Die direkte Umwandlung von Word-Dokumenten und Excel-Dateien in PDF-Files beim Mailversand ist eine Funktion, die sehr geschätzt wird. Auch die Verwendung von zentralen Signaturen und Textbausteinen mit Variablen erspart den Anwendern Arbeitsschritte und beschleunigt die ausgehende Kommunikation. Außerdem ermöglicht Outlook Infodesk zentral die Vorgangs-, Projekt- und Themenbezogene Ablage ausgehender E-Mails.
Was waren die letzten großen Neuerungen? Wie sieht ihr weiterer Produktfahrplan aus?
Fischer: Im Oktober 2010 haben wir Outlook Infodesk 8.0 vorgestellt. Die neue Version beinhaltet eigene Formulare, neue Such- und Filtermöglichkeiten, bietet eine bessere Nutzerführung und unterstützt Microsoft Office 2010. Die neue Software liefert neben CRM-Funktionalität auch DMS-Funktionalität in der gewohnten Outlook–Oberfläche. Da auch Datensicherheit in der Kundenkommunikation großgeschrieben wird, unterstützt die neue Version auch die neue DE-Mail-Funktionalität für sichere Kommunikation. Auch die massive Reduzierung von Speicherlast sowie eine spürbare Verschlankung der Postfächer sind durch Outlook Infodesk 8.0 möglich. Eine Zeitersparnis von bis zu 50 Prozent beim Suchen von Informationen und Dokumenten ist dadurch möglich, und die automatische Erzeugung von Serienmails und Serienbriefen verspricht weitere Effizienzsteigerungen.
Sehen Sie Auswirk««wie Facebook auf das E-Mail-Management?
Fischer: Schon in der Vergangenheit wurde in Form von ASP-Modellen und Hostinglösungen
in der »Wolke« gearbeitet, nur dass dieses Thema anders bezeichnet wurde und kein großes Aufsehen erregt hat. Dabei denke ich zum Beispiel an Exchange Hosting.
Social-Media wird das Thema E-Mail an bestimmten Stellen als Kommunikationskanal ergänzen aber sicher nicht ablösen. Die Vergangenheit hat mehr gezeigt, dass neue Medien die existierenden Kommunikationskanäle selten ablösen aber dafür meist ergänzen und weiterentwickeln. Es ist ja beispielsweise interessant zu sehen, wie die Suchmaschine Google und das soziale Netzwerk Facebook das Thema E-Mail angehen und bewerten.
E-Post und DE-Mail werden das E-Mail-Management noch schneller zu einer IT-Schlüsseltechnologie werden lassen als dies ohnehin schon der Fall ist. Es ist nicht mehr damit getan, E-Mails einfach zu archivieren. Aus Gründen der Datensicherheit, Effektivität und Wirtschaftlichkeit sind intelligente Lösungen wie Outlook Infodesk gefragt.
Wie viele Kunden haben Sie für Ihre E-Mail-Managementlösung? Welche Referenzkunden können Sie nennen?
Fischer: Im deutschsprachigen Raum nutzen aktuell 800 Unternehmen mit insgesamt bald 10.000 Lizenzen die verschiedenen Versionen von Outlook Infodesk. Eine mehrsprachige Version und die entsprechende Internationalisierung der Software sind für 2011 geplant.
Zu den Anwendern von Outlook Infodesk zählen beispielsweise Siemens (Berlin), die Bundesanstalt für Materialprüfung (Berlin), das Klinikum Karlsruhe, das Umweltbundesamt (Berlin), Bavaria Film (München), das Erzbistum Köln und die Bittrich & Bittrich Steuerberatungsgesellschaft.