E-Mail-Management und –Archivierung zählt zu den Grunddisziplinen von typischen Enterprise- Content-Management-Anbietern (ECM Anbietern). Die Lösungen sollten verschiedene E-Mailprogramme unterstützen und bereits für neue Kommunikationskanäle wie Social-Media- Plattformen gerüstet sind. Wo die maßgeblichen Stärken liegen und wohin die Reise geht, besprachen wir mit Jürgen Biffar, Vorstand von Docuware.
Seit wann ist Ihre E-Mail-Managementlösung am Markt verfügbar?
Biffar: Wir sehen unser Dokumentenmanagement-System DocuWare als zentrale Sammelstelle von Informationen jeglicher Art, also auch von E-Mails. Docuware behandelt eine E-Mail wie jedes andere Dokument. Die elektronische Post ist damit nur eine andere technische Erscheinungsform, denn beispielsweise eine Bestellung oder ein Urlaubsantrag kann sowohl auf Papier, per Fax oder als E-Mail eingehen. Auch eine archivierte E-Mail lässt sich den üblichen Dokumenten-Workflows zuführen.
Zur CeBIT 2001 haben wir erstmals Module zur automatischen Archivierung von E-Mails in unserem zentralen Dokumenten-Pool präsentiert, die ständig weiterentwickelt werden. Unterstützt werden die E-Mail-Plattformen Microsoft Outlook/Exchange, Lotus Notes/Domino, Groupwise, Tobit, TEAM UP! sowie alle Mail-Programme mit MAPI-Schnittstelle.
Handelt es sich um eine Eigenentwicklung oder eine OEM-Lösung (falls ja, wer ist OEM-Hersteller)?
Biffar: Es ist eine Eigenentwicklung
Welche Kernfunktionen bietet Ihre E-Mail-Managementlösung?
Biffar: In E-Mails verbirgt sich heute ein großer Teil des in Unternehmen vorhandenen Wissens, denn neben dem Papier oder einer Datei ist die E-Mail ebenfalls ein Informationsträger, der in dokumentartiger Form vorliegt. Abgesehen von behördlichen Auflagen bringt es für Unternehmen viele Vorteile, Mails geordnet aufzubewahren. Ziel einer E-Mail-Archivierung muss es sein, geschäftsrelevante Mail elektronisch so geordnet zu archivieren, dass sie gemeinsam mit allen anderen zugehörigen Dokumenttypen, etwa Rechnungen, Lieferscheinen und Dateien zu einem Vorgang übersichtlich im elektronischen Archiv gefunden werden können. Docuware definiert dazu sein DMS als zentralen Dokumenten-Pool.
Worin liegen die Stärken Ihrer E-Mail-Managementlösung?
Biffar: Zur Integration des DMS in die E-Mail-Anwendung stehen dem Administrator verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Beim Einsatz von Outlook/Exchange beispielsweise wählt er aus, welche Ordner bei der automatischen Archivierung überwacht werden sollen. Über bestimmte Filter können Adressen ein- oder ausgeschlossen und Mails durch Automatismen entsprechend der eigenen Bedürfnisse abgelegt werden. Grundsätzlich kann man zwischen vollautomatischen oder benutzergesteuerten Lösungen unterscheiden. Wenn die Archivierung des gesamten Mailverkehrs gewünscht wird, muss diese vollautomatisch erfolgen. Der Vorteil: Die Vollständigkeit der Archivierung hängt nicht von der Gewissenhaftigkeit der Benutzer ab. Nachteil der vollautomatischen Archivierung ist, dass alle Mails in einem »großen Topf« landen. Wenn die Archivierung geordnet erfolgen soll, um so zur Effizienzsteigerung beizutragen und um weitere Informationsinseln im Unternehmen zu vermeiden, muss die Archivierung vom kundigen Benutzer gemacht werden: Genau wie bei Papierunterlagen muss er entscheiden, ob ein Dokument abgelegt werden soll und unter welcher Kategorie. Natürlich ist auch hier eine gewisse Automatisierung für gleichartig wiederkehrende Dokumente möglich, und auch eine Kombination aus vollautomatischen und benutzergesteuerten Archivierung ist technisch einfach realisierbar. Im Archiv stehen dann alle Mechanismen zur Zugriffskontrolle zur Verfügung: nur für bestimmte Benutzer oder Gruppen, für ganze Archive oder für einzelne Dokumente in Abhängigkeit von den Indexeinträgen.
Was waren die letzten großen Neuerungen? Wie sieht ihr weiterer Produktfahrplan aus?
Biffar: In 2007 haben wir uns für die konsequente Nutzung von Web-Technologien entschieden und damit die Weichen für die Entwicklungen der kommenden Jahre gestellt. Zur CeBIT 2010 wurde die Integration des Docuware Web Client in Outlook vorgestellt. Der
Zugriff auf archivierte E-Mails und Dokumente sowie ihre Bearbeitung direkt aus Outlook heraus sind dadurch möglich. Anwender müssen ihre gewohnte Microsoft-Umgebung nicht verlassen und Routineaufgaben werden weiter vereinfacht.
Wie viele Kunden haben Sie für Ihre E-Mail-Managementlösung in Deutschland und weltweit? Welche Referenzkunden können Sie nennen?
Biffar: Wir haben im deutschsprachigen Raum circa 4000 Unternehmen, die Docuware einsetzen, weltweit sind es rund 7000. Zunehmend gehen unsere Anwender dazu über, auch ihre Mails zu archivieren. Ein Grund dafür ist sicherlich auch, dass die Relevanz der E-Mail in der Geschäftskorrespondenz wächst. Wenn ein Handelsbrief, also eine Bestellung oder eine Auftragsbestätigung, heute als E-Mail verschickt wird, hat diese Mail im Geschäftsverkehr dieselbe rechtliche Bedeutung wie ihr Pendant in Papierform. Damit gelten im Wesentlichen dieselben Vorschriften des Handelsgesetzbuches für die gewissenhafte und fristgemäße Aufbewahrung – der jetzt elektronischen – Dokumente. Auswahl an Referenzkunden, die E-Mails mit Docuware archivieren: Falke, Prophete, Seeberger, sudhoff technik, TechnoColor und Wipron