Advertorial: E-Mails zukunftssicher verwalten

Die effiziente Verwaltung von E-Mails ist längst zum Wettbewerbsfaktor geworden. Es geht um vielmehr als einen Überblick über den Eingangskorb zu gewähren. Ein ganzheitliches Konzept für Informationsmanagement ist gefragt. Das genau ist die Stärke von einem ECM-System wie dem von Optimal Systems. Mit ECM-basierten E-Mail-Management-Lösungen lassen sich E-Mails zukunftssicher verwalten und rechtliche Anforderungen erfüllen. Dabei wird die Zusammenarbeit verbessert und die Produktivität gesteigert. 

»OS|ECM« von OPTIMAL SYSTEMS verfügt über ein Portfolio im Bereich E-Mail-Archivierung und E-Mail-Management, das sowohl die gängigen Groupware-Systeme integriert als auch alle Anforderungen bei der Verwaltung von E-Mails abdeckt.

Die Lösungen von Optimal Systems ermöglichen einen vollständig transparenten Zugriff auf alle geschäftsrelevanten E-Mails. Umfangreiche Recherchemöglichkeiten erlauben ein sofortiges Wiederfinden sämtlicher ein- und ausgehender E-Mails, so dass der Wissensstand von Unternehmen und Organisationen sowie die Auskunftsfähigkeit ihrer Mitarbeiter erhöht werden.

Kontextbezogene Verwaltung

Die Ablage der E-Mails in OS|ECM erfolgt übersichtlich im jeweiligen Geschäftskontext. Dank der tiefgehenden Integration der Groupware geschieht die Ablage entweder direkt vom E-Mail- Server, von der Groupware-Anwendung oder aus den in OS|ECM abgebildeten Postfächern. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in Projekten und Vorgängen wird so ermöglicht. Dabei wird durch »Single Instancing« eine doppelte Ablage von E-Mails oder eines Anhangs vermieden, statt des Dokuments wird ein Verweis auf das bereits bestehende Dokument abgelegt.

Die Ablage der E-Mails kann entweder automatisiert oder durch den Anwender erfolgen, auch mit mehreren E-Mails innerhalb eines Vorgangs. Antworten auf bereits archivierte E-Mails werden automatisch an der richtigen Stelle abgelegt. Für die Ablage von E-Mails, Kontakten, Terminen oder Aufgaben ist der  gewünschte OS|ECM-Ablageort direkt in »Microsoft Outlook«, »Novell GroupWise« oder »Lotus Notes« bestimmbar. Archivierte E-Mails können automatisch in einen OS|ECM-Archivordner im Groupware-Client verschoben und als bereits archiviert gekennzeichnet werden.

Arbeiten wie bisher

Archivierte E-Mails können weiterhin wie gewohnt in der Groupware verwaltet werden, zur Verringerung des Datenvolumens besteht die Möglichkeit, die Anhänge der E-Mails separat zu archivieren und durch einen Verweis zu ersetzen. Eine Wiederherstellung der ursprünglichen E-Mails ist problemlos durchzuführen.

In Microsoft Outlook können die mit den Verweisen verknüpften Dokumente mit Hilfe des Contentviewers einschließlich der Indexdaten direkt angezeigt werden, ein Wechsel zwischen E-Mail-Client und OS|ECM entfällt.

Entlastung des Exchange-Servers

Im Fall von Microsoft Exchange werden die bereits archivierten E-Mails inklusive Anhänge als Verweis in MS Outlook dargestellt. Das Datenvolumen des Exchange-Servers wird hierdurch drastisch reduziert. Durch Regeln wird präzise gesteuert, welche E-Mails und welche Anhänge wie und wo in OS|ECM archiviert werden.

Beim internen Versand bietet OS|ECM die Möglichkeit, Anhänge durch Verweise auf OS|ECM-Objekte zu ersetzen, so dass der Adressat immer den Zugriff auf den aktuellen Datenbestand erhält. Außerdem wird hierdurch vermieden, dass unterschiedliche Versionen eines Dokuments im Unternehmen bestehen. E-Mails und Anhänge verlassen nicht das Unternehmen, sondern unterliegen dem gesicherten Zugriff durch berechtigte Anwender.

Durch die Einbindung des in OS|ECM integrierten Workflow-Systems können E-Mails strukturiert und nach vordefinierten Richtlinien abgearbeitet werden. Die Bearbeitung vordefinierter Arbeitsprozesse wie Posteingangsszenarien oder Bewerber-Management sowie die Verwaltung von funktionalen Postfächern (info@...) werden ohne Medienbruch ermöglicht.

Rechtlich einwandfrei

Alle rechtlichen Anforderungen an eine rechtssichere, lückenlose E-Mail-Archivierung werden abgedeckt. Somit können die an Unternehmen gestellten Compliance-Anforderungen vollständig erfüllt werden.