E-Mail-Management Überblick

Reines Archivieren von E-Mails ist für viele Unternehmen eine notwendige Pflicht. Zur Kür wird diese Übung, wenn sich E-Mails intelligent mit Geschäftsprozessen verknüpfen lassen.

Grafik: Integriertes E-Mail-Management von Optimal Systems

Reines Archivieren genügt jedoch vielen Unternehmen nicht mehr. Wie Dokumente innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems sollen auch E-Mails intelligent bestimmten Prozessen, Projekten und Akten zugeordnet werden können. Besteht diese Möglichkeit wie bei der E-Mail-Managmentlösung von SER, dann gilt laut Mirko Herrmann, Marketingmanager von SER folgendes: »Die Information aus einer persönlich adressierten E-Mail, die als Handelsbrief unternehmensrelevant betrachtet werden muss, steht auf diese Weise nicht mehr nur einer Person, sondern der gewünschten Gruppe zur Verfügung. In der elektronischen Kundenakte können alle Dokumente zusammengeführt werden, wie beispielsweise jeglicher Schriftverkehr, Rechnungen, Lieferscheine und eben auch zugehörige E-Mails«. Die E-Mails im Posteingang der Mitarbeiter bekommen im Fall der SER-Lösung eine zusätzliche Symbolleiste. Ein Klick genügt, um Vorschläge beispielsweise für die Kriterien Kunde, Auftrag oder Dokumentart anzuzeigen. Der Empfänger sieht sofort, von welchem Kunden die E-Mail stammt, auf welchen Auftrag er sich bezieht und worum es sich handelt, zum Beispiel eine Auftragsbestätigung oder Reklamation. Stimmen die vorgeschlagenen Kontexte, genügt ein weiterer Klick, um die E-Mail zu archivieren und mit dem entsprechenden Vorgang in SAP zu verknüpfen. Zusätzlich kann man sogar direkt zum jeweiligen Kunden oder Auftrag in der SAP-Anwendung wechseln.

Client- und System-getrieben

Bild: Outlook Infodesk von Fischer Software erweitert Microsoft Outlook

»Grundsätzlich kann man zwischen vollautomatischen oder benutzergesteuerten Lösungen unterscheiden«, erklärt Jürgen Biffar, Vorstand bei DocuWare. Wenn die Archivierung des gesamten Mailverkehrs gewünscht wird, müsse diese vollautomatisch erfolgen. Der Vorteil: Die Vollständigkeit der Archivierung hängt nicht von der Gewissenhaftigkeit der Benutzer ab. Nachteil der vollautomatischen Archivierung ist, dass alle Mails in einem »großen Topf« landen.

Wenn die Archivierung geordnet erfolgen soll, um so zur Effizienzsteigerung beizutragen und um weitere Informationsinseln im Unternehmen zu vermeiden, muss laut Biffar die Archivierung vom kundigen Benutzer gemacht werden: »Genau wie bei Papierunterlagen muss er entscheiden, ob ein Dokument abgelegt werden soll und unter welcher Kategorie. Natürlich ist auch hier eine gewisse Automatisierung für gleichartig wiederkehrende Dokumente möglich, und auch eine Kombination aus vollautomatischen und benutzergesteuerten Archivierung ist technisch einfach realisierbar«. Im Archiv stehen dann alle Mechanismen zur Zugriffskontrolle zur Verfügung: nur für bestimmte Benutzer oder Gruppen, für ganze Archive oder für einzelne Dokumente in Abhängigkeit von den Indexeinträgen.

Die E-Mail-Management-Software von Open Text ermöglicht ebenfalls sowohl das so genannte »Journaling« von Emails, also das vollständige Erfassen aller ein- und ausgehenden Emails, als auch das integrierte und individuelle Klassifizieren der Emails. »Die Emails selbst lassen sich nach der Archivierung elektronisch signieren und mit einer Aufbewahrungsfrist versehen, so dass sie nach Ablauf der Verjährungsfrist gelöscht werden können. Alle E-Mails werden Volltext-indexiert und der Zugriff auf Emails kann auditiert werden«, ergänzt Bernd Hennicke, Portfolio Manager von Open Text.

Management ausgehender E-Mails

Effizientes Management der E-Mails ist natürlich nicht nur bei den eingehenden elektronischen Nachrichten gefragt, sondern auch bei den ausgehenden. Sie sollen ebenfalls projekt-, themen- und vorgangsbezogen abgelegt werden können. Zusätzlich bietet beispielsweise Fischer Software bei ihrer E-Mail-Management-Lösung die direkte Umwandlung von Word-Dokumenten und Excel-Dateien in PDF-Files beim Mailversand. »Auch die Verwendung von zentralen Signaturen und Textbausteinen mit Variablen erspart den Anwendern Arbeitsschritte und beschleunigt die ausgehende Kommunikation«, fügt Carsten Fischer, Geschäftsführer von Fischer Software hinzu.

Unterschiedliche E-Mail-Ablage

In welcher Weise die E-Mails im Archiv abgelegt werden hängt sowohl von der E-Mail-Management-Lösung wie auch vom E-Mail-System ab. Neben der Ablage im Originalformat können einige E-Mail-Management-Lösungen eine Formatkonvertierung durchführen. Sie ermöglicht die Speicherung und Anzeige der E-Mails und ihrer Anhänge in neutralen Formaten wie TIFF oder PDF. So ist sichergestellt, dass die archivierten E-Mails auch nach einem Wechsel der E-Mail-Lösung unabhängig von dieser gelesen werden können.

Zu beachten ist auch, dass bestimmte E-Mail-Clients wie Lotus Notes oder Novell Groupwise nicht die Möglichkeit bieten, E-Mails inklusive Anhänge in einem Containerformat zu speichern. Hier muss die Archivierungslösung beispielsweise in der Lage sein, die Mail zu splitten und getrennt zu speichern aber dabei den logischen Zusammenhang zu erhalten.