E-Mail-Management Checkliste

Bei der Auswahl einer E-Mail-Management- und -Archivierungslösung sollte sich der Anwender zunächst fragen, für welchen Zweck er die Lösung in erster Linie benötigt: Geht es ihm hauptsächlich um die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften, soll der E-Mail-Server entlastet oder das Speichervolumen erweitert werden? Oder will der Anwender gleichzeitig eine organisatorische Verbesserung erreichen, indem E-Mails verknüpft und Zugriffe erweitert werden? Je nachdem wie die Antwort ausfällt, genügt entweder eine einfache Lösung für wenig Geld und wenig Implementierungsaufwand oder die Investitionen fallen unter Umständen höher aus, um einen höheren Nutzen ziehen zu können.

Um die Systemauswahl zu erleichtern, haben wir hier ein paar Punkte zusammengestellt, die vor dem Kauf hinterfragt werden sollten.

Checkliste

• Client und/oder system-getriebene E-Mail-Archivierung
• Welche E-Mail-Clients und -Server werden unterstützt?
• Zuordnungsmöglichkeiten der E-Mails und ihrer Anhänge zu Geschäftsprozessen und digitalen Akten
• Zugriffsmöglichkeiten für beteiligte Personen, die nicht E-Mail-Adressat waren
• Automatisches und manuelles Klassifizieren und Ablegen der E-Mails und ihrer Anhänge
• Management- und Archivierungslösungen für den E-Mail-Ausgang
• Speicherformate der E-Mails und ihrer Anhänge
• Abdeckung der Rechtsvorschriften, die eingehalten werden sollen
• Recherche- Such und Markierungsmöglichkeiten im Archiv
• Löschen der archivierten E-Mail im E-Mail-System – automatisch oder manuell
• Unterstützung mobiler Anwender
• Intuitive und einfache Bedienmöglichkeiten
• Cloud-Funktionalität