E-Mail-Management und -Archivierung zählt zu den Grunddisziplinen von typischen Enterprise- Content-Management-Anbietern (ECM Anbietern). Die Lösungen sollten verschiedene E-Mailprogramme unterstützen und bereits für neue Kommunikationskanäle wie Social-Media- Plattformen gerüstet sind. Wo die maßgeblichen Stärken liegen und wohin die Reise geht, besprachen wir mit Oswald Freisberg, Geschäftsführer von SER.
Seit wann ist Ihre E-Mail-Managementlösung am Markt verfügbar?
Freisberg: Die SER E-Mail-Managementlösung ist für Microsoft Outlook/Exchange, Lotus Notes und Groupwise seit 2003 am Markt.
Handelt es sich um eine Eigenentwicklung oder eine OEM-Lösung?
Freisberg: Das SER E-Mail-Management ist eine eigene Entwicklung.
Welche Kernfunktionen bietet Ihre E-Mail-Managementlösung?
Freisberg: Der Benutzer kann damit E-Mails den Kundenakten/Vorgängen zuordnen, Journalarchivierung betreiben und regelbasiertes bzw. nutzergesteuertes Archivieren der E-Mails vornehmen. Zudem bietet sie eine Mailserverentlastung und Single Instancing.
Worin liegen die Stärken Ihrer E-Mail-Managementlösung?
Freisberg: Die SER Lösung für E-Mail Management erfüllt sowohl rechtliche, als auch organisatorische Anforderungen. Zum einen können E-Mails serverseitig und regelbasiert archiviert werden und sind somit rechtskonform aufbewahrt. Zum anderen werden die E-Mails in der zugehörigen elektronischen Kundenakte abgelegt und stehen dann allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung. Die Information aus einer persönlich adressierten E-Mail, die als Handelsbrief unternehmensrelevant betrachtet werden muss, steht auf diese Weise nicht mehr nur einer Person, sondern der gewünschten Gruppe zur Verfügung. In der elektronischen Kundenakte können alle Dokumente zusammengeführt werden, wie z.B. jeglicher Schriftverkehr, Rechnungen, Lieferscheine und eben auch zugehörige E-Mails.
Welche Funktionalität bietet Ihre E-Mail-Managementlösung beim E-Mail-Ausgang?
Freisberg: Die Archivierung und Zuordnung in einer elektronischen Akte kann natürlich auch für ausgehende E-Mails genutzt werden.
Was waren die letzten großen Neuerungen? Wie sieht ihr weiterer Produktfahrplan aus?
Freisberg: Die wichtigste Neuerung war das automatisierte Zuordnen zur elektronischen Akte. Damit gelang der Sprung von reiner rechtskonformen Archivierung zu einem großen organisatorischen Nutzen für unsere Kunden. Die Information aus dem persönlichen Kontext des Empfängers zu lösen und den anderen Mitarbeitern für die tägliche Arbeit zur Verfügung zu stellen, ist die Hauptaufgabe einer integrierten ECM-Lösung. Nur Informationen, die von den Mitarbeitern im Unternehmen geteilt werden können, sind für das Unternehmen von Nutzen.
Sehen Sie Auswirkungen durch Cloud-Lösungen, E-Post oder Austausch auf Social-Media-Plattformen wie Facebook auf das E-Mail-Management?
Freisberg: Sofern innerhalb dieser Medien handelsrechtlich relevante Informationen ausgetauscht werden, bleibt es eine Herausforderung, diese an einer Stelle und nachvollziehbar zusammenzuführen, da alle beteiligten Systeme getrennt voneinander arbeiten. Um so mehr sind Richtlinien im Unternehmen notwendig, wie die geschäftliche Kommunikation durchgeführt werden darf bzw. muss, denn das Unternehmen ist dafür verantwortlich, dass die relevanten Informationen vollständig aufbewahrt werden.
Wie viele Kunden haben Sie für Ihre E-Mail-Managementlösung in Deutschland und weltweit? Welche Referenzkunden können Sie nennen?
Freisberg: Den Kontakt zu unseren Referenzkunden stellen wir gerne auf Anfrage her. Beispielsweise handelt es sich dabei um die Ärzteversorgung Niedersachsen, Basler Versicherungen, Börse Stuttgart, Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler, Elastogran, E-Plus, Faurecia, GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung, G.L. Kayser, Harman/Becker Automotive Systems, KAGes, Steiermärkische Krankenanstalten, Konrad Hornschuch, Mairdumont, Profine und Tele2.