E-Mail-Archivierung ist mehr als nur lästiger Zwang, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Vielmehr können moderne Mail-Archive, wenn sinnvoll implementiert, ein Teil nützlicher IT-Umgebung werden. Ausgestattet mit Standards und intelligenten Suchmechanismen lässt sich die Archivlösung als Wissensdatenbank einsetzen.
von Ulrike Rieß
Gruppemedia »BettyMail«
Jedes Unternehmen hat mittlerweile die Notwendigkeit der E-Mail-Sicherung erkannt. Der digitale Briefverkehr enthält meist wichtige Geschäftsunterlagen, deren Archivierung sinnvoll ist, selbst wenn es nicht direkt um Vertragsverhandlungen oder Ähnliches geht. Allerdings wissen viele Organisationen nicht, dass E-Mail-Archivierung mehr sein kann als ein einfaches Datengrab. Eine funktionelle Lösung kann helfen, internes Wissen gezielt zu verteilen beziehungsweise verfügbar zu machen. Dafür muss der EDV-Verantwortliche aber genau prüfen, welche Lösung ihm dafür die besten Optionen bietet.
Standards erleichtern IT-Prozesse
Um eine Archivlösung lange und flexibel nutzen zu können, sollten Standards zum Einsatz kommen. Diese können zum Beispiel technische Merkmale wie Schnittstellen oder Dokumentenformate sein.
»Standards können die Migration und Archivierung stark vereinfachen«, bestätigt Marc Ahlgrim, Presales Consultant Information Management bei HP. »Auf zwei Standards kommt es hierbei besonders an: eine standardisierte Schnittstelle und ein standardisiertes Archivformat. Einen Standard für die Schnittstelle hat die Storage Networking Industry Association (SNIA) vorgestellt. Mit der XAM genannten Schnittstelle ist es möglich, beliebige Software über eine Schnittstelle anzubinden. Damit lassen sich Storage-Systeme austauschen, die Software bleibt aber weiter nutzbar. Ein Standardformat für die Archivierung hat einen anderen wichtigen Vorteil: Es stellt sicher, dass auch in zehn Jahren noch Daten gelesen werden können – auch wenn die Software, mit der diese Daten erzeugt wurden, im Unternehmen gar nicht mehr existiert. Hierfür bietet sich heute das PDF/A-Format, HTML oder Plain Text an.«
»Selbstverständlich ist die Einhaltung von Standards beim Betrieb von E-Mail-Archivierungslösungen hilfreich«, meint Dr. Michael Duhme, Pressesprecher bei windream. »Da archivierte Informationen auch in ferner Zukunft noch lesbar sein müssen – wir sprechen hier durchaus über einen Zeitraum von Jahrzehnten – müssen Mail-Archive die in ihnen enthaltenen Dokumente auch in entsprechend langfristig lesbaren Standardformaten wie zum Beispiel PDF/A oder TIFF archivieren können.«
Standards erleichtern die Einbindung in bestehende IT-Umgebungen oder auch IT-Prozesse. Auch das Auffinden von gesicherten Daten lässt sich dadurch vereinfachen. »Standards sind hierbei sehr hilfreich, beispielsweise dann, wenn zu einem späteren Zeitpunkt noch weitere Archive angebunden werden sollen« erläutert Stefan Weiß-Weber, Presales Manager CM & A bei EMC Deutschland. »Die E-Mail-Archivierung ist oftmals nur der erste Schritt auf dem Weg zu einer allgemein vereinheitlichten Archivierung innerhalb eines Unternehmens und der damit verbundenen E-Discovery, um die archivierten E-Mails und Dokumente schnell zu filtern und wiederzufinden.«
Außerdem lassen sich durch Standards auch Automatismen umsetzen und Investitionen schützen. Darüber hinaus kann ein standardisiertes Archiv eher die rechtlichen Vorgaben einhalten, die streng genommen ebenso einen Standard darstellen. »Standards sind notwendig, um die gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich Aufbewahrungspflicht, Unveränderbarkeit und Datenschutz zu gewährleisten«, sagt Claus Cordes, Vorstand Vertrieb bei Multi-Support Deutschland. »Die Ablagestrukturen sollten jedoch individuell an die jeweiligen Prozesse des Unternehmens angepasst werden können. Hier ist eine flexible Lösung unbedingt notwendig.«
»Standards sind immer dann sinnvoll, wenn es um Investitionssicherheit und Flexibilität der Lösung geht«, erklärt Barbara Landgraf, Produkt Manager bei Saperion. »Verwendet ein E-Mail-Archiv-Anbieter marktübliche Standards, vereinfacht das die Erweiterung der Lösung um zusätzliche Komponenten, sollten sich die Anforderungen des Kunden ändern oder erweitern. Auch ein Umstieg auf ein neues System wird durch Standards erheblich einfacher.«
»Standards sind sinnvoll, damit die Abläufe automatisch fixiert werden, keine Daten verloren gehen und auch die primären Speichersysteme entlastet sind«, sagt Andreas Mayer, Value Add Distribution Manager bei CommVault Systems. »Gleichzeitig muss der Administrator die Abläufe und Vorgehensweisen auch offen legen, damit er zum Beispiel den Datenschutz garantiert, wenn die Archivierung erfolgt. Zudem helfen diese Standards auch Compliance-Anforderungen abdecken zu können.«
Individualität als Schlüssel zum Erfolg
Eine typische Lösung der E-Mail-Archivierung gibt es nicht. Jeder IT-Manager muss klar definieren, welche Anforderungen er an eine solche Lösung hat und wie er sie einsetzen möchte. Um eine gute Auswahl zu treffen, muss der EDV-Verantwortlich zuvor einzelne Lösungen überprüfen oder sich entsprechend beraten lassen. Hilfreich sind hier Fragenkataloge, mit denen er zum Hersteller oder Systemhaus geht. Dazu gehören unter anderem die Fragen: Was wird gesichert? Wer darf Zugriff haben? Welche Applikationen müssen integriert sein? Welche Suchmechanismen sind notwendig? Unabhängig von der Größe des Unternehmens oder der zu sichernden Mail-Umgebung sollen die Archive leicht integrierbar und schnell einsetzbar sein.
»Die typische Archivierungslösung gibt es genau so wenig wie das typische Unternehmen«, sagt Günter Weick, Geschäftsführender Partner bei Softrust Consulting. »Man muss die Anforderungen kennen. Worum soll es primär gehen? Um Compliance, um eine Entlastung des E-Mail-Servers oder eine Erweiterung des Speichervolumens? Je nachdem sehen die Lösungen aus.«
»Es hängt von den Anforderungen ab«, erläutert Weiß-Weber. »Wenn die E-Mails lediglich archiviert werden sollen, ist ein einfaches Archiv, das transparent in den E-Mail-Server integriert ist und im Hintergrund die Informationen aufbewahrt, ausreichend. Müssen aber auch rechtliche Anforderungen abgedeckt werden, muss die Informationsinfrastruktur den Datenschutz und die Unveränderlichkeit der archivierten Informationen sicherstellen.«
Generell zeigt sich, dass E-Mail-Lösungen und deren Umsetzung mehr Zeit in Anspruch nehmen als andere IT-Projekte, nicht allein, weil genau abgewogen werden muss, welches Archiv für die individuelle Umgebung geeignet ist. Anwender, die sich dabei Zeit lassen und Beratung in Anspruch nehmen, profitieren dann von einer nutzbringenden E-Mail-Archivierung. »Hier ist die genaue Aufnahme der Anforderungen des Kunden aber auch der notwendigen rechtlichen Rahmenbedingungen beim Kunden erforderlich, um festzulegen, welche Speichermedien verwendet werden oder ob und in welcher Form eine Signatur erforderlich ist«, sagt Jens Büscher, Geschäftsführer von DocuPortal. »Der Kunde muss sich zwischen den Vor- und Nachteilen einer serverseitigen oder clientseitigen Archivierung von Mails entscheiden. Trotzdem muss die Einführung einer solchen Lösung nicht wochenlanges Consulting umfassen, sondern sie sollte in kürzester Zeit funktionsbereit sein. Der Kunde will arbeiten – nicht warten.«
Darüber hinaus hat der Administrator die Wahl zwischen reinen Software-Lösungen und vorkonfigurierten Appliances. Software erlaubt flexiblen Einsatz in bestehenden Infrastrukturen, Appliances sind meist einfacher und komfortabler zu implementieren. Entscheidend sind hier sicherlich auch die angebotenen Preise beziehungsweise die Lizenzmodelle.
Artec »E-Mail-Archive Appliance S400Pro-M«
»Appliances ermöglichen in der Regel einen schnellen und meist kostengünstigen Einstieg«, meint Landgraf. »Im Gegensatz zu den Appliances sind DMS-Systeme jedoch sehr flexibel, wenn es um den Ausbau des Systems zu einem unternehmensweiten Dokumenten-Management-System geht. Sie erlauben Schritt für Schritt einen Ausbau der Funktionalität und der Komponenten und sind somit auf lange Sicht nicht nur günstiger, sondern auch individuell anpassbar für Kundenbedürfnisse. Geht es einem Unternehmen jedoch langfristig nur darum, gesondert E-Mails zu archivieren, ohne einen Kontext zu einer Akte in Zukunft herzustellen, kann eine Appliance ebenfalls eine sinnvolle Lösung sein.«
»Software-Lösungen sind gegenüber Appliances deutlich flexibler in der Installation und bieten den langfristigen Schutz der Investition, denn diese Systeme und Archive lassen sich im Laufe der Zeit migrieren und auf dem aktuellsten Stand halten«, erklärt Norbert Steiner, Principal Consultant, IT Architecture & Strategy bei Computacenter. »Damit ist sichergestellt, dass sie auch in Zukunft kompatibel mit neuen Lösungen sind, beispielsweise neueren Messaging-Systemen mit geänderten Anforderungen.«
Atempo »Digital Archive for Messaging«
Allerdings gibt es Stimmen, die Software-Lösungen im Funktionsumfang für geeigneter halten. »Es fehlen bei Appliance-Lösungen wichtige Funktionen eines ECM-Systems, die nachhaltig Kosten senken«, meint
Volker Feist, Product Manager bei
COI. »Dazu gehören folgende Beispiele. Die erweiterte Recherche und die Volltext-Recherche bieten eine wesentlich höhere Auskunftsfähigkeit sowohl intern als auch extern, so zum Beispiel gegenüber Wirtschaftsprüfern. Dazu kommt die Möglichkeit, Aktenstrukturen oder Workflows mit elektronischen Dokumenten aufzubauen. Außerdem können Formate konvertiert werden, beispielsweise von DOC nach PDF. Appliances bieten zwar auch Komprimierung und Single-Instance an, aber diese Funktionen sind nicht außerhalb des eigenen Systems verfügbar. E-Mails sollen auch mit anderen Objekten verknüpft werden können, so wie für die Aktenbildung. Letztlich soll die Ablage nicht nur in einem Archiv stattfinden, sondern auch für einen Workflow oder im DMS-Bereich zur Verfügung stehen.«
Jedes E-Mail-Archiv sollte auf sein Einsatzgebiet abgestimmt sein, nur dann bringt es optimalen Nutzen. Zwar erschwert das den Auswahlprozess, rentiert sich aber in Bezug auf Investitionsschutz und Zukunftstauglichkeit.
Das zukunftstaugliche E-Mail-Archiv
Ein wichtiges Kriterium für das Mail-Archiv von morgen ist die Suchfunktionalität. »Die Suchfunktion ist neben einer einfachen Oberfläche die Messlatte einer Lösung«, betont Büscher. »Je schneller die Mitarbeiter Inhalte jeglicher Art themennah wiederfinden, desto effektiver arbeiten sie und damit das gesamte Unternehmen. Hier helfen Technologien wie Volltextsuche, Texterkennung in Grafiken (OCR), Strukturierungen (Kategorien, Schlagworte), Voransichten von Dateien, Bewertungen und vieles mehr.«
IT-Manager müssen dabei darauf achten, dass eine nachhaltige Suche möglich ist. Diese sollte leistungsstark sein und alle Anhänge beliebig durchsuchen können. »Eine Volltextsuche unterstützen heute fast alle Anbieter und es ist ein Ausschlusskriterium, wenn sie nicht vorhanden ist«, sagt HP-Manager Ahlgrimm. »Wichtig dabei: Nicht nur der Hauptteil der E-Mail sollte untersucht werden, sondern auch die Dateianhänge, insbesondere Office-Dokumente. Vier Kriterien gewinnen heute für unsere Kunden immer mehr an Bedeutung. Erstens: Viele Kunden möchten heute eine Suchanfrage über eine Schnittstelle oder eine URL in ein anderes System integrieren können. Zweitens möchten viele Kunden eine Suchanfrage speichern, um damit zum Beispiel ein Reporting zu erstellen oder später mit der Suchanfrage weiter arbeiten zu können. Die beiden anderen wichtigen Punkte sind die Geschwindigkeit und Skalierbarkeit der Suche. Bei der E-Mail-Archivierung geht es weniger um die physische Größe des durchsuchten Speichers, sondern vielmehr um die große Anzahl verschiedener, meist kleiner Objekte.«
Eine gute und für künftige Anforderungen gewappnete E-Mail-Archivierung lässt sich jederzeit ablösen und durch eine neue, bessere ersetzen. Deshalb ist es wichtig, dass sich eine neue Lösung an Standards orientiert und damit eine Migration erleichtert. Darüber hinaus ist nach oben offene Skalierbarkeit bei Hardware und Software nötig. Mit einer guten Archivierungssoftware muss es möglich sein, alle Archivierungsfunktionen direkt aus dem Mail-Programm heraus auszuführen. Darüber hinaus sollte die Lösung auf jeden Fall regelbasiert arbeiten, um die Aufbewahrung weitgehend zu automatisieren. Weniger manuelle Eingriffe bedeuten effektiveres Arbeiten. Prinzipiell bringt eine Archiv-Lösung immer eine Entlastung für das produktive Mailsystem.
»Eine gute E-Mail-Archivierungslösung muss durch ihr Konzept überzeugen«, erläutert Friedhelm Peplowski, Director Sales and Marketing bei Artec IT. »Sie sollte einfach zu implementieren und in Betrieb zu nehmen sein. Zudem ist es wünschenswert, dass sie Verschlüsselungsverfahren sowie digitale Zeit- und Datumsstempel einsetzt. An oberster Stelle stehen jedoch Aspekte wie der Schutz vor Manipulationen und die Unveränderbarkeit der Daten. Die technologische Basis können hier Standards wie SMTP, RFC oder AES sein. Für die Zukunft sehen wir vor allen Dingen die Bereiche Archivierung und Backup zunehmend ineinander übergehen. Dabei werden nach unserer Auffassung die Anbieter im Vorteil sein, die wirkliche regelkonforme Archivierung abdecken können, und zwar für alle im Unternehmen erzeugten Daten. Wir glauben – und das zeigt insbesondere die jüngere Vergangenheit – dass der Faktor Datenschutz sich stärker in den angebotenen Funktionalitäten niederschlagen wird. Ganz konkret sehen wir hier eine erhöhte Bedeutung für Rollen- und Rechtekonzepte sowie deren Ergänzung.«
Der letzte Schritt, der eine E-Mail-Archivlösung über den Status einer Dateninsel erhebt, ist ihre Einbindung in das Information-Lifecycle-Management. So lassen sich alle geschäftsrelevanten Informationen als Teil der Unternehmensstruktur nutzen. Eine solche Lösung wird der Relevanz der Maildaten gerecht, erfüllt rechtliche Vorgaben und gewährleistet effiziente Nutzung der Informationen über alle Geschäftsbereiche hinweg.