Im Interview: Artec IT

Peplowski: Wo, wenn nicht bei der regelkonformen Archivierung, sind Standards empfehlenswert? Letzten Endes gilt das auch für alle Arten von Archiven. Die Frage ist eigentlich nur: Wie weit will man das Spiel treiben? Oder anders ausgedrückt: Geht es um gesetzeskonforme Archivierung oder mehr um das Backup kritischer Daten. Dennoch sollten Standards die Grundlage aller Überlegungen in beiden Fällen sein, denn proprietäre Lösungen zwingen Anwender in die Abhängigkeit von Anbietern.

Peplowski: Mal überspitzt formuliert: Rein software-basierte Lösungen unterminieren die Prinzipen der regelkonformen Archivierung, weil sie mit einem klar größeren Manipulationsrisiko verbunden sind. Darüber hinaus bedeuten sie oftmals hohen Anpassungsaufwand, der einer der größten Kostentreiber ist. Appliance-Produkte bieten gerade in Sachen Implementierung und Inbetriebnahme erhebliche Vorteile. Zudem müssen sie auch den Vergleich in Sachen Funktionsumfang nicht scheuen. Das ist insofern maßgeblich, weil Archive »nur« Sekundäranwendungen sind. Übrigens lassen sich Appliance-Lösungen auch ohne großen Umbruch erweitern, falls das notwendig wird. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass das Produktkonzept dahinter stimmt.

Peplowski: Im Wesentlichen müssen drei Dinge berücksichtigt sein: Suchen sollten lautliche Anklänge berücksichtigen, denn oft weiß man schon nach kurzer Zeit nicht mehr, ob man nach »Meyer« oder »Maier« sucht. Zum zweiten – und das ist kritisch – müssen Suchfunktionen im E-Mail-Umfeld auch die Anhänge mit einschließen. Denn eben die enthalten ja in aller Regel die wirklich wichtigen Daten. Und nicht zuletzt sollten Suchfunktionalitäten nach dem Wörterbuchprinzip aufgebaut sein. Das heißt, dass die Indexierung beim Benutzer ansetzt und diesen quasi mit allen dahinter stehenden Einträgen wie in einem Wörterbuch verbindet. Das ist gegenüber konventionellen Suchtechnologien deutlich schneller und führt im operativen Betrieb so zu mehr Produktivität.

Peplowski: Die Zahl der Benutzer ist am Ende des Tages doch nur eine Frage der einzusetzenden Komponenten und beeinflusst damit natürlich auch den Preis. Das eigentlich Spannende ist und bleibt jedoch das zugrunde liegende Produktkonzept. Wir propagieren eine Appliance-Lösung, in der die Appliance selbst nicht etwa das Archiv, sondern den Schlüssel dazu darstellt. Das ermöglicht Anwendern die Nutzung der bereits vorhandenen Infrastruktur und ist deshalb wirtschaftlich sinnvoll.

Peplowski: Die Unternehmen aus der Backup-Szene haben meist eine Historie als Software-Unternehmen und sind schon allein deswegen eher unzureichend auf die Compliance-Anforderungen vorbereitet. Wenn etwa, wie bei Backup-Software durchaus üblich, Kompressionsverfahren oder Formatkonvertierungen zum Einsatz kommen, kann von unveränderten Inhalten keine Rede mehr sein. Und wo bleibt die Compliance, wenn man E-Mails splittet und dann in Datenbanken ablegt, die mehr oder minder frei zugänglich sind? Dadurch ergeben sich folgende Fragen: Wie sind derlei Daten vor Manipulationen geschützt und wie ist der Datenschutz umgesetzt? Wobei das wiederum eher Anbieter aus dem ECM- und DMS-Umfeld betrifft.

Peplowski: Eine gute E-Mail-Archivierungslösung muss durch ihr Konzept überzeugen. Sie sollte einfach zu implementieren und in Betrieb zu nehmen sein. Zudem ist es wünschenswert, dass sie Verschlüsselungsverfahren sowie digitale Zeit- und Datumsstempel einsetzt. An oberster Stelle stehen jedoch Aspekte wie der Schutz vor Manipulationen und die Unveränderbarkeit der Daten. Die technologische Basis können hier Standards wie SMTP, RFC oder AES sein.
Für die Zukunft sehen wir vor allen Dingen die Bereiche Archivierung und Backup zunehmend ineinander übergehen. Dabei werden nach unserer Auffassung die Anbieter im Vorteil sein, die wirkliche regelkonforme Archivierung abdecken können, und zwar für alle im Unternehmen erzeugten Daten. Wir glauben – und das zeigt insbesondere die jüngere Vergangenheit – dass der Faktor Datenschutz sich stärker in den angebotenen Funktionalitäten niederschlagen wird. Ganz konkret sehen wir hier eine erhöhte Bedeutung für Rollen- und Rechtekonzepte sowie deren Ergänzung durch ein Vier-Augenprinzip. Bestimmte Vorgänge am Archiv lassen sich dann nur von zwei berechtigten Personen vornehmen.

Peplowski: Eine gute Archivierungslösung muss in der Lage sein, bestehende Infrastrukturen ohne Anpassungen zu nutzen. Hierbei ist es durchaus wünschenswert, wenn sie unterschiedliche Storage-Technologien über einen Volume-Manager miteinander »verheiraten« kann, um so auch zur Konsolidierung der Infrastruktur beizutragen.
Zum Thema ILM vertreten wir eine ganz ketzerische Position: In vielen Unternehmen stehen E-Mail-Systeme doch heute schon im Range eines Quasi-File-Systems, in dem sie eben nicht nur E-Mails, sondern auch andere Dokumente vorhalten. Dieser Trend wird sich wohl auch nicht ändern. Die Frage ist nur, was passiert mit archivierten Inhalten. Hier, glauben wir, ist ein System erforderlich, das ein einfaches Auffinden und Wiederherstellen von E-Mails gewährleistet. Die Ablage im Archiv kann also durchaus chaotisch sein, solange Finden und Wiederherstellen komfortabel möglich ist. Neben der bereits erläuterten Bedeutung der Suchtechnologien heißt das vor allem, dass das Wiederherstellen von Daten ohne das Zutun von Administratoren machbar sein muss.
Darüber hinaus ist ein Mail-System in der Regel ein führendes System in der Unternehmenskommunikation. Hierbei stellt sich die Frage, warum ein solches System so beschnitten werden soll, dass man es nicht mehr optimal nutzen kann. Wir vertreten die Auffassung, dass es vielmehr auch eine führende Position im Dokumenten-Lifecycle haben muss. Und dies kann man nur unter Berücksichtigung der bestehenden Infrastruktur, Daten und einem intelligenten Archiv-System erreichen. Es genügt eben nicht mehr, Daten nur nach Regeln auf andere Datenträger zu verschieben. Viel wichtiger ist es, Daten wieder nutzbar zu machen. Denn Wissen ist Macht.