Norbert Steiner, Principal Consultant, IT Architecture & Strategy, Computacenter
E-Mail-Archivierung stellt IT-Manager immer wieder vor neue Herausforderungen. Bei der Wahl der richtigen Lösung sind rechtliche Vorgaben, Standardauswahl und Integration in bestehende Prozesse wichtige Kriterien. Dabei muss der Anwender auch immer an künftige Entwicklungen denken.
Wir sprachen mit Norbert Steiner, Principal Consultant, IT Architecture & Strategy bei Computacenter, über Lösungsansätze und Trends bei der E-Mail-Vorhaltung.
Inwiefern können Standards bei der Einrichtung und Umsetzung von E-Mail-Archiven sinnvoll und hilfreich sein?
Steiner: Durch die Anwendung von Best-Practices kann die Projektlaufzeit deutlich reduziert und die Qualität der Implementation wesentlich erhöht werden. Auf Basis von fundierten Projekterfahrungen haben wir solche Best-Practices aufgebaut. Der Vorteil ist, dass sich auf dieser Basis für Kunden schnell, effizient und qualitätsgesichert eine E-Mail-Archivierung realisieren lässt. Anwender profitieren bei stetig komplexeren Produkten mit einer Übersetzung in handhabbare Lösungen.
Sind reine Software-Lösungen nutzbringender und kostensparender als Appliances? Wo liegen Vor- und Nachteile?
Steiner: Software-Lösungen sind gegenüber Appliances deutlich flexibler in der Installation und bieten den langfristigen Schutz der Investition, denn diese Systeme und Archive lassen sich im Laufe der Zeit migrieren und auf dem aktuellsten Stand halten. Damit ist sichergestellt, dass sie auch in Zukunft kompatibel mit neuen Lösungen sind, beispielsweise neueren Messaging-Systemen mit geänderten Anforderungen.
Suchfunktionen sind mitentscheidende Kriterien bei der Auswahl einer Lösung, worauf sollte man achten?
Steiner: Archiv- oder Auslagerungsdaten und der entsprechende Index können nicht alleine und unabhängig von anderen Datenbereichen des Unternehmens betrachtet werden. Im Gegensatz zum Suchen ist das Finden der Daten ausschlaggebend – und so die Integration mit anderen Datenbereichen. Im Gegenzug könnte es wichtiger sein, dass eine vorhandene »Unternehmenssuche« mit dem Bereich der E-Mail-Auslagerung kompatibel ist und diese Daten miterfassen kann.
Wie sieht beispielsweise eine typische Archivierungslösung bzw. E-Mail-Archivierungslösung in Unternehmen mit bis zu circa 100 Anwendern aus?
Steiner: Wir müssen grundsätzlich zwischen dem Bereich der Archivierung mit Compliance und der Auslagerung mit Kapazitätsmanagement mit unterschiedlichen Anforderungen an Aufbewahrungszeiten und Löschmöglichkeiten unterscheiden. Für den Bereich der Compliance-Archivierung lässt sich über ein Ein-Serversystem mit angeschlossenem kostengünstigen WORM-Storage eine professionelle Lösung anbieten. Auf dieser werden ein Postein- und -ausgangs-Journal abgelegt. Somit besteht die Lösung für 100 Anwender mindestens aus einem Serversystem und geeignetem Storage.
Das Thema Archivierung greift jüngst mit den Compliance-Anforderungen immer mehr um sich. Sind Unternehmen aus der Backup-Szene darauf vorbereitet, oder wird dies auch zukünftig ein Gebiet für spezialisierte Archivierungsanbieter sein?
Steiner: Unabhängig vom Anbieter sind die angebotenen Lösungen nur technische Bausteine zur Erfüllung der Compliance-Anforderungen und kein Baustein alleine erfüllt diese. Daher muss der Administrator unabhängig von der Lösung zuerst die notwendige Dokumentation für die Nachvollziehbarkeit aufbauen. In diese vollständige Sicht kann er dann in einer Architektur die besten und effizientesten Lösungsbausteine integrieren. Diese sollten dem Anspruch der Migrationsfähigkeit und Austauschbarkeit genügen. Das ist daher unabhängig von der Spezialisierung des Anbieters; vielmehr wird die Expertise für die Betrachtung der Gesamtprozesse und für die Architektur benötigt.
Was zeichnet eine gute E-Mail-Archivierungslösung aus? Welche technische Entwicklung, Neuerungen und Features können Unternehmen von kommenden Produkt-Generationen erwarten?
Steiner: Interessant sind aus unserer Sicht Features wie »Single Instance Storage«, das eine höhere Reduktion und globale Kompression der Daten ermöglicht. Zudem arbeiten viele Hersteller an einer Erweiterung der unterstützten Systeme, von denen aus archiviert werden kann. Das ist positiv zu bewerten, denn es erleichtert Anwendern die Archivierung relevanter Daten zum Beispiel aus File-, ERP- und DMS-Systemen oder aus Sharepoint heraus. Weiterhin sollte eine gute E-Mail-Archivierungslösung Suchfunktionen integrieren und auch mobile Endgeräte unterstützen, denn in einer modernen Arbeitswelt sind viele Mitarbeiter nicht stationär an einen Arbeitsplatz gebunden, sondern müssen auch von unterwegs auf Mail-Systeme zugreifen und diese archivieren können.
Welchen Stellenwert hat E-Mail-Archivierung im Bereich Storage-Management beziehungsweise künftig im Bereich Information-Lifecycle-Management (ILM)? Wo sind hier die Schnittstellen? Mit welcher Entwicklung sollten Unternehmen planen?
Steiner: Die Archivierung und eine effizientere Speichernutzung sind zwei unabhängige Facetten der E-Mail-Archivierung und werden sinnvoll durch eine einheitliche grundlegende Technologie angeboten. Diese Lösung sollte für ein Storage-Management jedoch alle Datenquellen wie E-Mail, File-Systeme und Sharepoint mit einer globalen Lösung unterbauen können, um den Nutzen zu erhöhen. Im Zuge dessen, löst man die lokalen Mail-Archive weitgehend auf. Somit entwickelt sich eine E-Mail-Archivierung in ein globales Archiv und Storage-Management-Tool für unstrukturierte Dateien aus Sharepoint, File, E-Mail und anderen Quellen.