Stefan Weiß-Weber, Presales Manager CM & A, EMC Deutschland
E-Mail-Archivierung stellt IT-Manager immer wieder vor neue Herausforderungen. Bei der Wahl der richtigen Lösung sind rechtliche Vorgaben, Standardauswahl und Integration in bestehende Prozesse wichtige Kriterien. Dabei muss der Anwender auch immer an künftige Entwicklungen denken.
Wir sprachen mit Stefan Weiß-Weber, Presales Manager CM & A bei EMC Deutschland, über Lösungsansätze und Trends bei der E-Mail-Vorhaltung.
Inwiefern können Standards bei der Einrichtung und Umsetzung von E-Mail-Archiven sinnvoll und hilfreich sein?
Weiß-Weber: Standards sind hierbei sehr hilfreich, beispielsweise dann, wenn zu einem späteren Zeitpunkt noch weitere Archive angebunden werden sollen. Die E-Mail-Archivierung ist oftmals nur der erste Schritt auf dem Weg zu einer allgemein vereinheitlichten Archivierung innerhalb eines Unternehmens und der damit verbundenen E-Discovery, um die archivierten E-Mails und Dokumente schnell zu filtern und wiederzufinden.
Sind reine Software-Lösungen nutzbringender und kostensparender als Appliances? Wo liegen Vor- und Nachteile?
Weiß-Weber: Das hängt davon ab, welche Anforderungen erfüllt werden müssen. Appliances sind meist auf die Erfüllung einer speziellen Aufgabenstellung ausgerichtet. In so einem Fall sind Appliances effektiver und kostensparender als Software-Lösungen. Da bei Appliances die Software bereits vorinstalliert ist, ermöglicht sie zudem ein schnelles »Plug and Play«. Wenn die Appliance jedoch die gestellten Anforderungen nicht zielgenau abdeckt und Anpassungen erforderlich sind, kann sich eine Software-Lösung in der TCO schnell günstiger als eine Appliance erweisen.
Suchfunktionen sind mitentscheidende Kriterien bei der Auswahl einer Lösung, worauf sollte man achten?
Weiß-Weber: Die Suchfunktionen müssen komfortabel sein, so dass der Endanwender schnell und ohne Lernaufwand in der Lage ist, die Suche durchzuführen. Nur dann, wenn die Suche im Archiv funktionaler ist als in der Originalapplikation, wird der Nutzer sie akzeptieren und auf sie zurückgreifen. So kann beispielsweise eine Auto-Attributierung oder Auto-Kategorisierung die Wertigkeit der Trefferliste bei einem Suchvorgang entscheidend erhöhen. Die Semantik sollte dabei für den Endnutzer transparent erscheinen. Nicht zuletzt muss die Suchfunktion Kriterien der internen und externen Datenschutzrichtlinien wahren und nachvollziehbar sein.
Wie sieht beispielsweise eine typische Archivierungslösung bzw. E-Mail-Archivierungslösung in Unternehmen mit bis zu circa 100 Anwendern aus?
Weiß-Weber: Auch das hängt von den Anforderungen ab. Wenn die E-Mails lediglich archiviert werden sollen, ist ein einfaches Archiv, das transparent in den E-Mail-Server integriert ist und im Hintergrund die Informationen aufbewahrt, ausreichend. Müssen aber auch Compliance-Anforderungen abgedeckt werden, muss die Informationsinfrastruktur den Datenschutz und die Unveränderlichkeit der archivierten Informationen sicherstellen.
Das Thema Archivierung greift jüngst mit den Compliance-Anforderungen immer mehr um sich. Sind Unternehmen aus der Backup-Szene darauf vorbereitet, oder wird dies auch zukünftig ein Gebiet für spezialisierte Archivierungsanbieter sein?
Weiß-Weber: Ein reines Archivierungs-Tool Compliance-gerecht auszurichten, setzt oftmals eine grundlegende Änderung der Architektur voraus und ist somit eine Herausforderung. ECM-Anbieter setzen sich seit Jahrzehnten mit der Compliance-Thematik auseinander und konnten sich deshalb besser auf diesem Markt positionieren als Backup-Anbieter. Diese beschäftigen sich meist erst seit kurzem damit.
Was zeichnet eine gute E-Mail-Archivierungslösung aus? Welche technische Entwicklung, Neuerungen und Features können Unternehmen von kommenden Produkt-Generationen erwarten?
Weiß-Weber: Die Lösung muss zu allererst transparent für den Endnutzer sein. Performanz, datensichere Ablage, Skalierbarkeit der Lösung und eine dynamische Zuteilung von Inhalten sollte sie gewährleisten. Es ist zudem erforderlich, dass archivierte Informationen offline abrufbar sind. Auch die Integrationsfähigkeit anderer Quellen ist entscheidend.
Welchen Stellenwert hat E-Mail-Archivierung im Bereich Storage-Management beziehungsweise künftig im Bereich Information-Lifecycle-Management (ILM)? Wo sind hier die Schnittstellen? Mit welcher Entwicklung sollten Unternehmen planen?
Weiß-Weber: Der Stellenwert der E-Mail-Archivierung nimmt kontinuierlich zu. In Unternehmen zählen E-Mails mittlerweile zum bedeutendsten Kommunikationsmittel und immer häufiger werden auch geschäftsrelevante Informationen über E-Mail ausgetauscht. Information-Lifecycle-Management ist ein zentraler Aspekt bei der E-Mail-Archivierung, da Unternehmen nur so die Informationsflut, die täglich über sie auf diesem Kanal hereinbricht, bewältigen können. Allerdings sollten Unternehmen die E-Mail-Archivierung nur als Bestandteil einer übergeordneten Archivierungsstrategie betrachten und überdenken, ob es sich lohnt, auch weitere Archive einzubeziehen. Auf diese Weise können Unternehmen eine einheitliche Archivierung sämtlicher Informationen erreichen und damit auch einheitliche Aufbewahrungsfristen sowie eine einheitliche Ablagestrategie.