Dr.-Ing. Peter Röscher, Leiter Enterprise Systems, GID
E-Mail-Archivierung stellt IT-Manager immer wieder vor neue Herausforderungen. Bei der Wahl der richtigen Lösung sind rechtliche Vorgaben, Standardauswahl und Integration in bestehende Prozesse wichtige Kriterien. Dabei muss der Anwender auch immer an künftige Entwicklungen denken.
Wir sprachen mit Dr.-Ing. Peter Röscher, Leiter Enterprise Systems bei GID Deutschland über Lösungsansätze und Trends bei der E-Mail-Vorhaltung.
Inwiefern können Standards bei der Einrichtung und Umsetzung von E-Mail-Archiven sinnvoll und hilfreich sein?
Röscher: Wenn wir von Standards reden, sollten wir von »Compliance« reden. Compliant zu sein, ist der Standard bei der E-Mail-Archivierung und bedeutet Einhaltung von Gesetzen und/oder Verordnungen und regulativen Vorgaben. Das können Gesetze der GDPdU, GOBs, HGB, AO und/oder EuroSOX sein sowie regulative Vorgaben durch das BMFi und/oder innerbetriebliche Vorgaben.
Sind reine Software-Lösungen nutzbringender und kostensparender als Appliances? Wo liegen Vor- und Nachteile?
Röscher: Reine Software-Lösungen sind nutzbringender und kostensparender, weil diese flexibler sind. Engpässe bei der Archivierung oder Störungen lassen sich einfacher managen, als bei Appliance-Lösungen. Appliance-Lösungen eignen sich immer dann, wenn die Vorgaben für E-Mailarchivierung einfacher Natur sind und wenn sich mit der Administration von E-Mail-Lösungen möglichst wenig Mitarbeiter beschäftigen sollen.
Suchfunktionen sind mitentscheidende Kriterien bei der Auswahl einer Lösung, worauf sollte man achten?
Röscher: Die Keyword-Suche beherrschen heute alle Suchmaschinen. Darüber hinaus sind einige Suchmaschinen auch in der Lage, Buchstabendreher bei der normalen Keyword-Suche zu erkennen. Möchten die Benutzer nicht mehrfach Suchen, dann ist die Integration der Suchmaschine in das Mailsystem unabdingbar.
Wie sieht beispielsweise eine typische Archivierungslösung beziehungsweise E-Mail-Archivierungslösung in Unternehmen mit bis zu circa 100 Anwendern aus?
Röscher: Gesucht ist eine Lösung zur Entlastung des Mailsystems – genannt Mailbox-Management. Es wird auf einer dedizierten Maschine ein Archivserver installiert. Die notwendige Metadatenbank kann auf einem beim Kunden befindlichen SQL-Server eingerichtet werden. Der Archivserver nutzt die eingebaute Volltextmaschine. Der Kunde integriert die Archivlösung in seine bestehenden Outlook- und Outlook-Web-Access-Clients und nutzt den Cache von Outlook auch für das Archiv. Die E-Mails werden meistens nach Alter archiviert. Es verbleibt ein kleiner »Shortcut« auf das archivierte Objekt in der Mailbox.
Das Thema Archivierung greift jüngst mit den Compliance-Anforderungen immer mehr um sich. Sind Unternehmen aus der Backup-Szene darauf vorbereitet, oder wird dies auch zukünftig ein Gebiet für spezialisierte Archivierungsanbieter sein?
Röscher: Das Thema Backup sollte man vom Thema Archiv trennen. Wenn man die Gesetze und Regularien von Compliance erfüllen möchte, kann man diesem Anspruch mit Backup-Generationen nicht gerecht werden.
Was zeichnet eine gute E-Mail-Archivierungslösung aus? Welche technische Entwicklung, Neuerungen und Features können Unternehmen von kommenden Produkt-Generationen erwarten?
Röscher: Nahtlose Integration in bestehende Clients. Keine Installation und Anpassung am Mailserver. Für die Zukunft sehen wir universellere Clients, mit denen sowohl auf Mail-Archive als auch auf Dokumentenarchive zugegriffen werden kann. Diese Verzahnung erwarten wir auch bei der Volltextsuche. Entweder kann man mit der eigenen Suchmaschine verschiedene Archivquellen, Mailsysteme, File-Server und Web-Server durchsuchen oder man nutzt die »Federated Search«, um bestehende Volltextindices bei einer neuen Suche heranzuziehen.
Welchen Stellenwert hat E-Mail-Archivierung im Bereich Storage-Management beziehungsweise künftig im Bereich Information-Lifecycle-Management (ILM)? Wo sind hier die Schnittstellen? Mit welcher Entwicklung sollten Unternehmen planen?
Röscher: E-Mail-Archivierung, aber auch das Lifecycle-Management wird ein hohen Stellenwert im Bereich Storage-Management annehmen, denn das Verdrängen von Daten auf billigere Medien oder Langzeitmedien wird mehr an Bedeutung gewinnen. Der Benutzer sollte heute nicht mehr zwangsläufig wissen, wo seine Daten liegen. Dafür gibt es intelligente Suchmaschinen, ob im Storage oder Archiv. Mit der Datenverdrängung und der Ablage von relevanten Daten auf unveränderbaren Medien können die Gesetze, Vorgaben und Regularien der GDPdU entsprechend umgesetzt werden. Mit dem Lifecycle-Management für E-Mail-Archivierung wird dem Benutzer eine »intelligente« Mailbox zur Verfügung gestellt.