Peter Borowski, Inhaber, Gruppemedia
E-Mail-Archivierung stellt IT-Manager immer wieder vor neue Herausforderungen. Bei der Wahl der richtigen Lösung sind rechtliche Vorgaben, Standardauswahl und Integration in bestehende Prozesse wichtige Kriterien. Dabei muss der Anwender auch immer an künftige Entwicklungen denken.
Wir sprachen mit Peter Borowski, Inhaber der Gruppemedia, über Lösungsansätze und Trends bei der E-Mail-Vorhaltung.
Inwiefern können Standards bei der Einrichtung und Umsetzung von E-Mail-Archiven sinnvoll und hilfreich sein?
Borowski: Standards sind immer sinnvoll, aber leider nicht wirklich ausreichend vorhanden. Abgesehen von verwendeten Protokollen, wie SMTP, IMAP, POP3 und anderen, erfolgt die Einbindung von E-Mail-Archivierungssystemen an die verwendeten E-Mail-Server auf unterschiedlichste Art und Weise. Alle benötigten Schnittstellen werden von uns zur Verfügung gestellt.
Sind reine Software-Lösungen nutzbringender und kostensparender als Appliances? Wo liegen Vor- und Nachteile?
Borowski: Software-Lösungen sind in der Regel etwas preisgünstiger. Appliances haben den Vorteil, dass diese komplett vorkonfiguriert sind und mit den optimalen Parametern eingestellt sind. Wir bieten unseren Kunden beide Möglichkeiten an. Das Verhältnis Software zu Appliances liegt bei etwa 40 bis 60 Prozent.
Suchfunktionen sind mitentscheidende Kriterien bei der Auswahl einer Lösung, worauf sollte man achten?
Borowski: Das verwendete System muss die Volltextsuche auch in Anhängen unterstützen und sicherstellen. Gerade bei großen Mail-Archiven mit vielen Anwendern besteht die Gefahr, dass Suchabfragen sehr zeitaufwendig sind. Dank optimierter Suchroutinen gehören unsere Lösungen zu den schnellsten am Markt verfügbaren Systemen. Durch umfangreiche Zugriffsberechtigungen muss gewährleistet sein, dass jeder Benutzer auch nur die archivierten Daten einsehen und restaurieren kann, die durch einen Administrator freigegeben wurden.
Wie sieht beispielsweise eine typische Archivierungslösung bzw. E-Mail-Archivierungslösung in Unternehmen mit bis zu circa 100 Anwendern aus?
Borowski: Unsere Systeme werden in der Regel an den verwendeten E-Mail-Server »angedockt«. Hiermit ist sichergestellt, dass jede empfangene oder versendete E-Mail automatisch archiviert wird. Die Integration in vorhandene Strukturen erfolgt innerhalb von 15 Minuten und ist unkompliziert. Wir unterstützen alle am Markt verfügbaren E-Mail-Server. Anwender, die keinen eigenen Mail-Server besitzen, lassen sich über die integrierte Proxy-Funktion unserer Appliances problemlos einbinden.
Das Thema Archivierung greift jüngst mit den Compliance-Anforderungen immer mehr um sich. Sind Unternehmen aus der Backup-Szene darauf vorbereitet, oder wird dies auch zukünftig ein Gebiet für spezialisierte Archivierungsanbieter sein?
Borowski: Leider haben viele Anbieter aus dem Backup-Bereich das Potenzial von E-Mail-Archivierungssystemen noch nicht erkannt. Firmen aus dem Bereich der IT-Security hingegen verkaufen bereits aktiv E-Mail-Archivierungssysteme. E-Mail-Archivierung bietet hohe Wachstumsraten und interessante Margen. Wir suchen hier Vertriebspartner und Anwender und unterstützen alle interessierten Firmen bei der Umsetzung mit den unterschiedlichsten Maßnahmen wie Trainings, Leihstellungen und vieles mehr.
Was zeichnet eine gute E-Mail-Archivierungslösung aus? Welche technische Entwicklung, Neuerungen und Features können Unternehmen von kommenden Produkt-Generationen erwarten?
Welchen Stellenwert hat E-Mail-Archivierung im Bereich Storage-Management beziehungsweise künftig im Bereich Information-Lifecycle-Management (ILM)? Wo sind hier die Schnittstellen? Mit welcher Entwicklung sollten Unternehmen planen?
Borowski: Das Datenvolumen von E-Mails steigt extrem an. Hier ist es also wichtig, sich gegen Datenverlust und unnötige Ausfallzeiten zu schützen. Hierfür bieten wir Tools für die Datensicherung, zur Integration in vorhandene Backup-Strukturen und Cloning-Funktionen an. Information-Lifecycle-Management ist in der jetzigen Wirtschaftssituation nur für einen kleinen Kreis von Kunden interessant und finanzierbar. Dennoch benötigen auch kleinere Firmen E-Mail-Archivierungslösungen. Kaufentscheidend sind hier ein günstiger Preis, einfache Integration und Bedienung und Erfüllung der gültigen Compliance-Anforderungen.
Wir bieten hierfür softwarebasierte Lösungen ab 467 Euro und komplette Appliances bereits ab 1.167 Euro an.