Stephan Gehling, Executive Assistant to the CEO und Head of Marketing, H&S Heilig und Schubert Software
E-Mail-Archivierung stellt IT-Manager immer wieder vor neue Herausforderungen. Bei der Wahl der richtigen Lösung sind rechtliche Vorgaben, Standardauswahl und Integration in bestehende Prozesse wichtige Kriterien. Dabei muss der Anwender auch immer an künftige Entwicklungen denken.
Wir sprachen mit Stephan Gehling, Executive Assistant to the CEO und Head of Marketing, H&S Heilig und Schubert Software
Inwiefern können Standards bei der Einrichtung und Umsetzung von E-Mail-Archiven sinnvoll und hilfreich sein?
Gehling: Standards sind sinnvoll und hilfreich, um Verunsicherungen in Unternehmen zu minimieren. Beispielsweise bei der Wahl des Speicherformats wie PDF/A.
Sind reine Software-Lösungen nutzbringender und kostensparender als Appliances? Wo liegen Vor- und Nachteile?
Gehling: In Zeiten stetiger Virtualisierung sind gegenüber Appliances reine Softwarelösungen wesentlich nutzbringender. Diese lassen sich einfacher in die bestehende Infrastruktur integrieren und bieten eine hohe Skalier- und Ausfallsicherheit.
Suchfunktionen sind mitentscheidende Kriterien bei der Auswahl einer Lösung, worauf sollte man achten?
Gehling: Anwender sollten darauf achten, dass ihre E-Mail-Archivierung eine ausgereifte Volltextsuche umfasst, die sowohl Mails als auch Anhänge indiziert. Zudem müssen Postfach- und Public-Folder-Berechtigungen synchronisiert werden. Selbstverständlich müssen Schnittstellen zu Enterprise-Suchmaschinen vorhanden sein.
Das Thema Archivierung greift jüngst mit den Compliance-Anforderungen immer mehr um sich. Sind Unternehmen aus der Backup-Szene darauf vorbereitet, oder wird dies auch zukünftig ein Gebiet für spezialisierte Archivierungsanbieter sein?
Gehling: Compliance-Anforderungen werden auch künftig ein Gebiet für Archivierungsanbieter sein. Nicht nur die Speicherung, sondern auch die Suche nach Daten und den damit verbundenen Zugangsberechtigungen sind wesentliche Bestandteile.
Was zeichnet eine gute E-Mail-Archivierungslösung aus? Welche technische Entwicklung, Neuerungen und Features können Unternehmen von kommenden Produkt-Generationen erwarten?
Gehling: Eine gute E-Mail-Archivierungslösung muss auf jeden Fall mehr können, als E-Mails in Dateiform auszulagern. Ein leistungsfähiges Archivsystem ist ein Management-Werkzeug und erfüllt mindestens folgende Anforderungen: Zum einen flexible und transparente Archivierungsprozesse wie Basisfunktionen ohne Client durchzuführen, eine Volltext-Suchmaschine, synchrones und/oder asynchrones Speichern sowie die Entlastung des Exchange-Servers. Des Weiteren garantiert sie für die Langzeitarchivierung und Revisonssicherheit eine Versionierung der E-Mails, einschließlich der Weiterleitung/Beantwortung und verfügt über eine »Retentiontime-Logistik«, die das Löschen vor Ablauf der Lebenszeit verhindert.
Für den Anwender ist eine vollständige Transparenz – Outlook bleibt also das Frontend – nötig. Die Unterstützung von Mac-Rechnern oder Blackberrys sowie eine Schnittstelle für die Anbindung von Drittsystemen sollten ebenso dazu gehören. Für optimale Effizienz sorgen sowohl ein Singles-Instance-Verfahren für E-Mail und Attachments als auch flexible Archivierungsmethoden.
Auch künftig können Unternehmen von den nächsten Produkt-Generationen in Bezug auf weitere Schnittstellen, komfortableren Zugriff, hohe Leistungsfähigkeit, vereinfachte Handhabung, zusätzliche Sicherheitskriterien und überzeugende Preis/Leistungs-Modelle neue Vorteile erwarten. Besonders die Bereiche »eDiscovery« und »eCompliancy« werden immer weiter ausgeprägt.
Welchen Stellenwert hat E-Mail-Archivierung im Bereich Storage-Management beziehungsweise künftig im Bereich Information-Lifecycle-Management (ILM)? Wo sind hier die Schnittstellen? Mit welcher Entwicklung sollten Unternehmen planen?
Gehling: Im Bereich Storage-Management hat E-Mail-Archivierung und die daraus resultierende Server-Entlastung mittlerweile einen hohen Stellenwert erreicht. Professionelle E-Mail-Archivierung führt zu kürzeren Backup- und Restore-Zeiten; die Exchange-Datenbanken bleiben schlank. Auch im Bereich Information-Lifecycle-Management hat E-Mail-Archivierung wesentlich an Bedeutung gewonnen. Durch integriertes »Multistore HSM« ist das Archivieren auf allen marktgängigen Storage-Systemen, parallel, synchron, asynchron, n-stufig, möglich.