Marc Ahlgrim, Presales Consultant Information Management, Hewlett-Packard
E-Mail-Archivierung stellt IT-Manager immer wieder vor neue Herausforderungen. Bei der Wahl der richtigen Lösung sind rechtliche Vorgaben, Standardauswahl und Integration in bestehende Prozesse wichtige Kriterien. Dabei muss der Anwender auch immer an künftige Entwicklungen denken.
Wir sprachen mit Marc Ahlgrim, Presales Consultant Information Management bei Hewlett-Packard, über Lösungsansätze und Trends bei der E-Mail-Vorhaltung.
Inwiefern können Standards bei der Einrichtung und Umsetzung von E-Mail-Archiven sinnvoll und hilfreich sein?
Ahlgrim: Standards können die Migration und Archivierung stark vereinfachen. Auf zwei Standards kommt es hierbei besonders an: eine standardisierte Schnittstelle und ein standardisiertes Archivformat. Einen Standard für die Schnittstelle hat die Storage Networking Industry Association (SNIA) vorgestellt. Mit der XAM genannten Schnittstelle ist es möglich, beliebige Software über eine Schnittstelle anzubinden. Damit lassen sich Storage-Systeme austauschen, die Software bleibt aber weiter nutzbar.
Ein Standardformat für die Archivierung hat einen anderen wichtigen Vorteil: Es stellt sicher, dass auch in zehn Jahren noch Daten gelesen werden können – auch wenn die Software, mit der diese Daten erzeugt wurden, im Unternehmen gar nicht mehr existiert. Hierfür bietet sich heute das PDF/A-Format, HTML oder Plain Text an.
Sind reine Software-Lösungen nutzbringender und kostensparender als Appliances? Wo liegen Vor- und Nachteile?
Ahlgrim: Eine pauschale Aussage ist hier sehr schwer zu treffen. Hat der Kunde schon eine funktionierende SQL-Infrastruktur und ein hierachisches Speichermanagement aufgebaut, benötigt also nur noch eine Software-Lösung, dann ist eine Appliance sicher nicht die richtige Lösung. Sollen Daten jedoch sicher verwahrt und von außen abgeschottet sein, ist eine Appliance die bessere Lösung.
Wenn man nur den Anschaffungspreis berücksichtigt, dann ist eine Appliance teurer. Im Betrieb sieht das aber schon wieder völlig anders aus, denn auch eine Software-Lösung greift auf viele Komponenten zurück: Es werden Datenbanken und Speicher benötigt, die unter Umständen erst angeschafft werden müssen. Für diese Komponenten brauche ich wiederum einzelne Spezialisten. Bei einer Appliance habe ich hingegen einen Administrator, der sich um die Wartung der gesamten Lösung kümmert. Appliances wie unsere »Integrated Archiving Platform«, kurz IAP, bieten noch eine Reihe weiterer Vorteile. So sind beispielsweise alle Komponenten aufeinander abgestimmt. Das sorgt für eine schnelle Beantwortung von Archivanfragen, außerdem entfällt die umständliche Integration verschiedener Software-, Server- und Speicher-Produkte. Darüber hinaus kann der Kunde das System jederzeit erweitern, was eine maximale Skalierbarkeit sicherstellt.
Suchfunktionen sind mitentscheidende Kriterien bei der Auswahl einer Lösung, worauf sollte man achten?
Ahlgrim: Eine Volltextsuche unterstützen heute fast alle Anbieter. Sie ist ein Ausschlusskriterium, wenn sie nicht vorhanden ist. Wichtig dabei: Nicht nur der Body der E-Mail sollte untersucht werden, sondern auch die Dateianhänge, insbesondere Office-Dokumente. Vier Kriterien gewinnen heute für unsere Kunden immer mehr an Bedeutung. Erstens: Viele Kunden möchten heute eine Suchanfrage über eine Schnittstelle oder eine URL in ein anderes System integrieren können. Zweitens möchten viele Kunden eine Suchanfrage speichern, um damit zum Beispiel ein Reporting zu erstellen oder später mit der Suchanfrage weiter arbeiten zu können. Die beiden anderen wichtigen Punkte sind die Geschwindigkeit und Skalierbarkeit der Suche. Bei der E-Mail-Archivierung geht es weniger um die physische Größe des durchsuchten Speichers, sondern vielmehr um die große Anzahl verschiedener, meist kleiner Objekte. Wir arbeiten hierbei mit so genannten »Smart-Cells«, einer Kombination aus Speicherkapazität und Processing-Leistung, die eine parallele Suche ermöglicht. Damit ist es egal, ob zehn Tausend oder zehn Millionen Dokumente durchsucht werden, die Suche ist immer genauso schnell.
Wie sieht beispielsweise eine typische Archivierungslösung bzw. E-Mail-Archivierungslösung in Unternehmen mit bis zu circa 100 Anwendern aus?
Ahlgrim: Bei einer Archivierungslösung für 100 Anwender rechnet sich im Normalfall eine Appliance nicht. Wenn eine Appliance in dieser Größenordnung umgesetzt wird, dann hat das ganz spezielle Gründe: Die E-Mails enthalten zum Beispiel äußerst sensible Daten, so wie dies bei Anwaltskanzleien oder im Finanzwesen der Fall ist. Typischerweise kommt bei Unternehmen in dieser Größenordnung aber eine reine Software-Lösung zum Einsatz. Diese Software dockt sich am Mail-System an und archiviert Mails und Anhänge nach bestimmten Kriterien, meist nach Alter oder verbrauchtem Speicherplatz. In der Mailbox des Users wird eine Verlinkung auf die Nachricht im Archiv erzeugt und das Original aus der Mailbox gelöscht. Trotzdem kann der User weiterhin auf die Nachricht zugreifen, als würde sich das Original noch in der Mailbox befinden. Bei manchen Herstellern wird die E-Mail gleich noch in ein Standardformat wie PDF/A konvertiert.
Das Thema Archivierung greift jüngst mit den Compliance-Anforderungen immer mehr um sich. Sind Unternehmen aus der Backup-Szene darauf vorbereitet, oder wird dies auch zukünftig ein Gebiet für spezialisierte Archivierungsanbieter sein?
Ahlgrim: Bei Backup und Archivierung gibt es bereits heute Schnittmengen. Wird zum Beispiel eine Archivierung nach Compliance-Anforderungen umgesetzt, kann ich das auch als Restore-Möglichkeit für den User anbieten: Sollte er aus Versehen eine Mail gelöscht haben und diese wieder benötigen, kann er einfach in das Archiv gehen und sich diese selbst zuschicken. Damit lassen sich heute schon Backup-Probleme mit einer Archivierungs-Lösung beantworten. Viele große Anbieter haben heute ein umfangreiches Portfolio und decken damit beide Themengebiete ab. Reine Backup- oder Archivierungs-Anbieter werden immer seltener. Das liegt unter anderem auch daran, dass eine gute Compliance-Lösung sich zum Beispiel nie nur auf ein Backup oder eine Archivierung stützen darf, sondern immer beide Themen beachtet werden müssen – ganz zu schweigen von den Prozessen, die die Daten bereitstellen und verarbeiten. Auch diese verlangen entsprechende Aufmerksamkeit.
Was zeichnet eine gute E-Mail-Archivierungslösung aus?
Ahlgrim: Eine gute E-Mail-Archivierungslösung ist gewappnet für die Zukunft. Das heißt auch, dass sie sich jederzeit ablösen und durch eine neue, bessere Lösung ersetzen lässt. Deshalb ist es wichtig, dass sich eine neue Lösung an Standards orientiert und damit eine Migration erleichtert.
Welche technische Entwicklung, Neuerungen und Features können Unternehmen von kommenden Produkt-Generationen erwarten?
Ahlgrim: E-Mail-Archivierung ist heute nichts Besonderes mehr. Während wir früher den Kunden erklären mussten, was das ist, wissen die Kunden heute Bescheid und stellen präzise Anforderungen. Im Kontakt mit unseren Abnehmern zeichnen sich heute zwei Entwicklungen ab. Erstens: Das »Mobile Device Management« erhält einen immer größeren Stellenwert. Der Wildwuchs verschiedenster Endgeräte und Applikationen macht es immer komplizierter, Informationen zu strukturieren und zu archivieren. Neue Produkt-Generationen sind darauf ausgerichtet, möglichst viele Applikationen in eine Archivierungs-Lösung zu integrieren, um die Daten verwertbar zu machen.
Zweitens: Da die Volltextsuche bei immer größeren Datenmengen irgendwann an ihre Grenzen stößt, wird eine Klassifizierung immer wichtiger. Diese kann automatisch oder manuell erfolgen. Das System analysiert zum Beispiel den Inhalt automatisch, erkennt eine Projektnummer oder eine Absenderadresse wieder und erstellt eine Kundenakte. Wichtige Klassifizierungen lassen sich aber weiter manuell tätigen. Somit kann sichergestellt werden, dass wichtige Dokumente nicht verloren gehen. Hier entsteht unter Umständen dann eine ganz neue Synergie mit Record-Management-Systemen, wie zum Beispiel unserem »TRIM« oder anderen ECM-Systemen.
Welchen Stellenwert hat E-Mail-Archivierung im Bereich Storage-Management bzw. künftig im Bereich Information-Lifecycle-Management (ILM)? Wo sind hier die Schnittstellen?
Ahlgrim: Zwischen Storage- und Information-Lifecycle-Management gibt es mehrere Schnittstellen. Die augenscheinlichste Verbindung sind die PST-Dateien (Personal-Store). Beide Bereiche greifen auf diese Dateien zu und haben unterschiedliche Anforderungen. Während das Storage-Management vor allem mit dem hohen Speicherbedarf kämpft, den dezentrale PST-Dateien erzeugen, liegt die Anforderung im ILM-Bereich darin, diese Dateien zu strukturieren, auffindbar zu machen und vor allem zentral zu verwalten. Eine Lösung wäre, diese Dateien in einem zentralen Archiv abzuspeichern. Damit würden die Anforderungen sowohl des Storage-Management als auch des ILM abgedeckt.
Mit welcher Entwicklung sollten Unternehmen planen?
Ahlgrim: Seit langem wachsen die Datenbestände rasant. An dieser Entwicklung wird sich auch in Zukunft nichts ändern. Zwar lässt sich durch neue Dateiformate und Kompression Speicherplatz sparen, gleichzeitig steigt aber auch der Informationsgehalt der Dateien und lässt diese weiter anwachsen. Den Speicher immer nur kontinuierlich zu erweitern, ist keine langfristige Lösung. Wichtig ist es deshalb, schon im Vorfeld zu überlegen, welche Daten überhaupt gespeichert werden müssen und wie lange. Gleichzeitig ist es wichtig, eine Klassifizierung einzuführen. Das verhindert einen Wildwuchs von Dateien, außerdem lässt sich der Speicherplatz effektiver nutzen. Eine effektive Klassifizierung erlaubt dem IT-Manager auch nach Jahren noch eine Zuordnung der Daten.