Thorsten Zoerner, Product Marketing - Content Management and Discovery, IBM
E-Mail-Archivierung stellt IT-Manager immer wieder vor neue Herausforderungen. Bei der Wahl der richtigen Lösung sind rechtliche Vorgaben, Standardauswahl und Integration in bestehende Prozesse wichtige Kriterien. Dabei muss der Anwender auch immer an künftige Entwicklungen denken.
Wir sprachen mit Thorsten Zoerner, Product Marketing - Content Management and Discovery bei IBM Sales & Distribution, Software Sales über Lösungsansätze und Trends bei der E-Mail-Vorhaltung.
Inwiefern können Standards bei der Einrichtung und Umsetzung von E-Mail-Archiven sinnvoll und hilfreich sein?
Zoerner: Das Fehlen von Standards erschwert es Unternehmen, eine klare Linie für den Umgang mit E-Mails zu finden. Rechtliche Konsequenzen zwingen Unternehmen zu einem Spagat zwischen sensiblem Zugriff und notwendiger Archivierung. Leitfaden für ein nachhaltiges Handeln können Standards sein. Natürlich gibt es im Bereich der E-Mail-Archivierung eine größere Menge von Standards, die Qualität und Art der Archivierung beschreiben. Diese Standards sind allerdings in den Vorgaben definiert und der Betreiber muss sich heute daran messen lassen, wie weit er fähig ist, diese Standards umzusetzen. Im technischen Bereich arbeitet man an Schnittstellen, die es ermöglichen, Software-Komponenten miteinander zu verbinden. Auch hier besteht das Ziel darin, möglichst transparent Hardware und Softwarekomponenten verschiedener Hersteller miteinander zu verbinden. Wenn ein Kunde den Anspruch hat, revisionssicher zu archivieren, sollte er darauf achten, möglichst viele Komponenten zu verwenden, die bereits für revisionssichere Archivierung »vorzertifiziert« sind. Die Verwendung allein bedeutet noch keine Zertifizierung. Der Aufwand einer kommenden Zertifizierung ist durch die Auswahl solcher Komponenten jedoch geringer. Deswegen geht die Entscheidung für eine Software-Lösung meist Hand in Hand mit der Entscheidung für einen Beratungsansatz.
Sind reine Software-Lösungen nutzbringender und kostensparender als Appliances? Wo liegen Vor- und Nachteile?
Zoerner: Das Wesentliche ist, dass die Komponenten aufeinander abgestimmt sind. Es kann zum Problem werden, wenn eine Appliance das Wachstum beschränkt. Aus diesem Grund sollte man den richtigen Mix aus Modularität und Appliance wählen. Gerade im Umfeld von Web 2.0 entstehen neue Technologien, um Informationen zu verbreiten. Längst gibt es Vordenker, die zum Beispiel RSS-Feeds als einen Teilersatz von E-Mails ansehen. Geht es um eine Rechtssicherheit, die nicht nur eine punktuelle Lösung für ein akutes Problem sein soll, so geht der Trend zu einer Plattformentscheidung für sämtliche archivierungspflichtigen Informationen, unabhängig ihres Ursprungs. Entscheidet sich ein Kunde für eine Appliance, sollten Folgekosten für die Integration in die Informations-Agenda des Unternehmens bedacht werden.
Suchfunktionen sind mitentscheidende Kriterien bei der Auswahl einer Lösung, worauf sollte man achten?
Zoerner: Eine Suchfunktion muss zwei Dinge gewährleisten: Auf der einen Seite den Schutz vor unberechtigtem Zugriff, auf der anderen Seite das Finden aller benötigten Informationen. Gewährleisten kann dies zunächst eine Selektion aller archivierten Mails und Dokumente. Aus dieser Selektion wird dann nach den Regeln des Datenschutzes eine Fallakte angelegt. In diesen Fallakten wird dann eine systematische Suche mit sämtlichen Funktionen der Computerlinguistik angeboten.
Wie sieht beispielsweise eine typische Archivierungslösung bzw. E-Mail-Archivierungslösung in Unternehmen mit bis zu circa 100 Anwendern aus?
Zoerner: Die Anforderungen an eine Archivierungslösung für KMUs sind die gleichen wie bei einem größeren Unternehmen. Einen Unterschied gibt es lediglich bei der Auswahl von Teilkomponenten, wie zum Beispiel die Wahl des günstigsten Speichermediums. Die Architektur orientiert sich in jedem Fall an den eingangs genannten Standards, die angestrebt werden. Sie ist offen, was die Wahl der angebundenen Systeme (E-Mail, ERP, Collaboration) betrifft, und in sich geschlossen als Gesamtkonzept, welches sich aus Administration und Benutzerführung zusammensetzt.
Das Thema Archivierung greift jüngst mit den Compliance-Anforderungen immer mehr um sich. Sind Unternehmen aus der Backup-Szene darauf vorbereitet, oder wird dies auch zukünftig ein Gebiet für spezialisierte Archivierungsanbieter sein?
Zoerner: Die Unterschiede zwischen Backup und Archivierung sind groß. Unternehmen, die sich bereits mit Backup beschäftigten, haben jedoch den Vorteil, dass sie sich bereits technisch mit der Verwaltung von Informationen auseinandergesetzt haben. Das Zusammenlaufen von Compliance und Archivierung, oder ECM und Collaboration, zeigt, dass eine Nachfrage nach integrierter Informationsarchitektur besteht. Compliance und Backup sind künftig Bestandteil einer Informations-Agenda, die in den Unternehmen umgesetzt wird.
Was zeichnet eine gute E-Mail-Archivierungslösung aus? Welche technische Entwicklung, Neuerungen und Features können Unternehmen von kommenden Produkt-Generationen erwarten?
Zoerner: Eine gute E-Mail-Archivierungslösung zeichnet sich vor allem durch die Adaptierbarkeit des individuellen Einsatzszenarios aus. Anforderungen und die Wahl der Standards hängen von Größe, Branche und der im Unternehmen verfolgten Strategie für die Informationsverarbeitung ab. Neue Produktgenerationen zielen vor allem darauf ab, das Medium E-Mail als nur einen möglichen Baustein zu sehen. Durch eine Abstraktion lassen sich mit Hilfe von semantischen Verfahren und Analysen zentrale Regeln schaffen, die über Systemgrenzen hinweg einheitliche Aktenstrukturen und Archivierungsregeln ermöglichen.
Welchen Stellenwert hat E-Mail-Archivierung im Bereich Storage-Management beziehungsweise künftig im Bereich Information-Lifecycle-Management (ILM)? Wo sind hier die Schnittstellen? Mit welcher Entwicklung sollten Unternehmen planen?
Zoerner: Es gibt drei wesentliche Punkte für E-Mail-Archivierung. Erstens erreicht man über die Archivierung eine massive Reduktion alter Daten auf den Mail-Servern. Das spart Kosten und verbessert die Leistung. Zweitens ist nur die Archivierung der E-Mail-Daten ein Garant dafür, dass Unternehmen ihrer Nachweispflicht genügen können. Die Mails haben heute die Stellung der Geschäftsbriefe eingenommen und diese müssen zu jedem Zeitpunkt für eine Prüfung in ihrer Gesamtheit zur Verfügung gestellt werden können. Drittens bietet die E-Mail-Archivierung die Chance, das komplette Informationsmanagement auf neue Beine zu stellen. Die Archivierung erlaubt es, die Daten in einen Informationspool zusammenzuführen. Wenn es gelingt, diese Informationen mit weiteren Datentypen wie ERP-Daten oder Scan-Informationen zu verknüpfen, hat der Anwender die Möglichkeit diese Daten gewinnbringend einzusetzen. Hier ist es elementar, in der Produktentscheidung darauf zu achten, dass eine Software all diese Disziplinen abdecken kann. Das ist natürlich ein Problem für die spezialisierten E-Mail-Archivierungs-Appliances. Diese erzeugen isolierte Dateninseln.