Claus Cordes, Vorstand Vertrieb, Multi-Support Deutschland
E-Mail-Archivierung stellt IT-Manager immer wieder vor neue Herausforderungen. Bei der Wahl der richtigen Lösung sind rechtliche Vorgaben, Standardauswahl und Integration in bestehende Prozesse wichtige Kriterien. Dabei muss der Anwender auch immer an künftige Entwicklungen denken.
Wir sprachen mit Claus Cordes, Vorstand Vertrieb bei Multi-Support, über Lösungsansätze und Trends bei der E-Mail-Vorhaltung.
Inwiefern können Standards bei der Einrichtung und Umsetzung von E-Mail-Archiven sinnvoll und hilfreich sein?
Cordes: Standards sind notwendig, um die gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich Aufbewahrungspflicht, Unveränderbarkeit und Datenschutz zu gewährleisten. Die Ablagestrukturen sollten jedoch individuell an die jeweiligen Prozesse des Unternehmens angepasst werden können. Hier ist eine flexible Lösung unbedingt notwendig.
Sind reine Software-Lösungen nutzbringender und kostensparender als Appliances? Wo liegen Vor- und Nachteile?
Cordes: Reine Software-Lösungen haben den Vorteil, dass bereits eingeführte Speichertechnologien weiter verwendet werden können. Man verhindert eine Mischung unterschiedlicher Systeme für die Langzeitarchivierung. Wenn man keine adäquate Speicherlösung in Gebrauch hat, kann der Einsatz einer Appliance-Lösung jedoch preisliche Vorteile bringen, da es unterschiedliche Bündel-Angebote der Hersteller gibt.
Suchfunktionen sind mitentscheidende Kriterien bei der Auswahl einer Lösung, worauf sollte man achten?
Cordes: Wichtig ist eine hohe Performance bei der Suche. Suchalgorithmen sollten vergleichbar mit denen von gängigen Suchmaschinen sein. Über Filterfunktionen muss es die Möglichkeit geben die Suche zu verfeinern, um nicht endlose Trefferlisten zu bekommen.
Das Thema Archivierung greift jüngst mit den Compliance-Anforderungen immer mehr um sich. Sind Unternehmen aus der Backup-Szene darauf vorbereitet, oder wird dies auch zukünftig ein Gebiet für spezialisierte Archivierungsanbieter sein?
Cordes: Zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben sind einfache Lösung aus dem Backup-Umfeld sinnvoll, preiswert und einfach zu installieren. Eine integrierte E-Mail-Archivierung in Vorgänge und Ablagestrukturen des Unternehmensarchivs wird jedoch weiterhin den Archivierungsspezialisten vorbehalten bleiben.
Was zeichnet eine gute E-Mail-Archivierungslösung aus? Welche technische Entwicklung, Neuerungen und Features können Unternehmen von kommenden Produkt-Generationen erwarten?
Cordes: Wichtig ist eine einfache und nach oben offene Skalierbarkeit der Lösung. Dies muss sowohl für die Software, als auch für die angeschlossene Hardware gelten. Eine einfache, schnelle und gezielte Suche der Dokumente sollte unabhängig von der Anzahl der Dokumente gewährleistet sein. Optimal sind zudem Lösungen, die unabhängig vom jeweiligen Mail-System einsetzbar sind, damit es bei einem Clientwechsel beispielsweise von »Lotus Notes« zu »Outlook Exchange« nicht zu unangenehmen Überraschungen kommt.
Welchen Stellenwert hat E-Mail-Archivierung im Bereich Storage-Management beziehungsweise künftig im Bereich Information-Lifecycle-Management (ILM)? Wo sind hier die Schnittstellen? Mit welcher Entwicklung sollten Unternehmen planen?
Cordes: Der Einsatz von E-Mails wird in allen geschäftsrelevanten Bereichen rasant zunehmen. Verschlüsselung, Signatur und eine damit verbundene höhere Akzeptanz der E-Mail im Umfeld von Unternehmen, Behörden und Organisationen lässt dieses Medium immer mehr zu einer zentralen Drehscheibe werden. Eine rechtzeitige Beschäftigung mit diesem Thema, auch in Hinblick auf die ökonomischen Vorteile, ist daher nicht nur für große, sondern auch die mittelständischen und kleinen Unternehmen unumgänglich. Prozessabläufe kann man komplett nur durch die Einbindung der E-Mails in sämtliche Unternehmensbereiche darstellen.