Barbara Landgraf, Produkt Manager, Saperio
E-Mail-Archivierung stellt IT-Manager immer wieder vor neue Herausforderungen. Bei der Wahl der richtigen Lösung sind rechtliche Vorgaben, Standardauswahl und Integration in bestehende Prozesse wichtige Kriterien. Dabei muss der Anwender auch immer an künftige Entwicklungen denken.
Wir sprachen mit Barbara Landgraf, Produkt Manager bei Saperion, über Lösungsansätze und Trends bei der E-Mail-Vorhaltung.
Inwiefern können Standards bei der Einrichtung und Umsetzung von E-Mail-Archiven sinnvoll und hilfreich sein?
Landgraf: Standards sind immer dann sinnvoll, wenn es um Investitionssicherheit und Flexibilität der Lösung geht. Verwendet ein E-Mail-Archiv-Anbieter marktübliche Standards, vereinfacht es die Erweiterung der Lösung um zusätzliche Komponenten, sollten sich die Anforderungen des Kunden ändern oder erweitern. Auch ein Umstieg auf ein neues System wird durch Standards erheblich einfacher.
Sind reine Software-Lösungen nutzbringender und kostensparender als Appliances? Wo liegen Vor- und Nachteile?
Landgraf: Appliances ermöglichen in der Regel einen schnellen und meist kostengünstigen Einstieg. Wir bieten ebenfalls günstige Einstiegspakete für reine E-Mail-Archivierung. Im Gegensatz zu den Appliances, sind DMS-Systeme jedoch sehr flexibel wenn es um den Ausbau des Systems zu einem unternehmensweiten Dokumenten-Management-System geht. Sie erlauben einen Schritt-für-Schritt Ausbau der Funktionalität und Komponenten und sind somit auf lange Sicht nicht nur günstiger, sondern auch individuell anpassbar für Kundenbedürfnisse. Geht es einem Unternehmen jedoch langfristig nur darum, gesondert E-Mails zu archivieren, ohne einen Kontext zu einer Akte in Zukunft herzustellen, kann eine Appliance ebenfalls eine sinnvolle Lösung sein.
Suchfunktionen sind mitentscheidende Kriterien bei der Auswahl einer Lösung, worauf sollte man achten?
Landgraf: Zum einen sollte der IT-Manager darauf achten, dass die Suchfunktion möglichst in der verwendeten Anwendung, zum Beispiel in Outlook, zur Verfügung steht. Dabei sollten sich alle archivierten E-Mails wiederfinden lassen. Das gilt besonders für E-Mails, die nicht mehr im Outlook als so genannter »Stub« vorhanden sind. Zum anderen ist neben der Abfrage von Suchfeldern eine Volltextsuche im Body und in Attachments eines der wichtigsten Kriterien.
Wie sieht beispielsweise eine typische Archivierungslösung bzw. E-Mail-Archivierungslösung in Unternehmen mit bis zu circa 100 Anwendern aus?
Landgraf: Je nach Fokus des Unternehmens kann die Lösung unterschiedlich gestaltet werden: Angefangen bei nutzergesteuerter clientseitiger (manueller), über eine zeitgesteuerte serverseitige bis hin zur regelbasierten (automatischen) oder Journal-Archivierung. Egal ob 20 oder 1000 Anwender: Die Lösung muss flexibel sein, um individuelle Kundenanforderungen abdecken zu können.
Das Thema Archivierung greift jüngst mit den Compliance-Anforderungen immer mehr um sich. Sind Unternehmen aus der Backup-Szene darauf vorbereitet, oder wird dies auch zukünftig ein Gebiet für spezialisierte Archivierungsanbieter sein?
Landgraf: Es muss hier deutlich unterschieden werden. Langfristige Archivierung unter Compliance-Gesichtspunkten und Datenbank-Backups verfolgen unterschiedliche, aber klar definierte Ziele. Beide Ansätze haben ihre Daseinsberechtigung. Wenn es jedoch um die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften geht, führt kein Weg an spezialisierten Archivierungsanbietern vorbei.
Was zeichnet eine gute E-Mail-Archivierungslösung aus? Welche technische Entwicklung, Neuerungen und Features können Unternehmen von kommenden Produkt-Generationen erwarten?
Landgraf: Generell sollten Sie nach Features wie Single-Instance, integrierter Volltextsuche, Indizierung und Klassifizierung fragen. Eine gute E-Mail-Archivierungslösung zeichnet sich aber aus, indem sie für weitergehende Anforderungen offen ist. Eine reine E-Mail-Archivierung ist meist der erste Schritt, den unsere Kunden gehen. Der zweite Schritt ist es, E-Mails in Geschäftsprozesse und in das Dokumenten-Management einzubinden. Generiert eine E-Mail-Archivierungslösung nur ein weiteres Datensilo, sollte der Einsatz gut überlegt sein.
Welchen Stellenwert hat E-Mail-Archivierung im Bereich Storage-Management bzw. künftig im Bereich Information-Lifecycle-Management? Wo sind hier die Schnittstellen? Mit welcher Entwicklung sollten Unternehmen planen?
Landgraf: Wir beobachten in der letzten Zeit eine erhöhte Nachfrage nach einem einheitlichen Ansatz für Dokumenten-Management inklusive E-Mails. E-Mails werden als lebende Dokumente betrachtet, welche wertvolle Informationen enthalten und oft auch mit kritischen Geschäftsprozessen verbunden sind. Sie durchlaufen einen Lebenszyklus wie Papierdokumente: Eingang, Klassifizierung, Zuordnung, Bearbeitung, Freigabe und Endablage mit einer eventuellen Prüfung im Kontext des Geschäftsfalles. Um hier allen Anforderungen gerecht zu werden, ist die Verwaltung der E-Mail über ein Dokumenten-Management-System ein Muss. Mit einer Insellösung kommen Sie hier nicht weiter.