Günter Weick, Geschäftsführender Partner, Softrust Consulting
E-Mail-Archivierung stellt IT-Manager immer wieder vor neue Herausforderungen. Bei der Wahl der richtigen Lösung sind rechtliche Vorgaben, Standardauswahl und Integration in bestehende Prozesse wichtige Kriterien. Dabei muss der Anwender auch immer an künftige Entwicklungen denken.
Wir sprachen mit Günter Weick, Geschäftsführender Partner bei Softrust, über Lösungsansätze und Trends bei der E-Mail-Vorhaltung.
Inwiefern können Standards bei der Einrichtung und Umsetzung von E-Mail-Archiven sinnvoll und hilfreich sein?
Weick: Wer seine E-Mails auch noch in zehn Jahren mit einiger Sicherheit lesen können möchte, ist gut beraten, in möglichst vielen Elementen seiner Lösung auf Standards zu setzen.
Sind reine Software-Lösungen nutzbringender und kostensparender als Appliances? Wo liegen Vor- und Nachteile?
Weick: Diese Frage kann man nur beantworten, wenn man die genauen Anforderungen des Unternehmens kennt. Je nach Anforderungen können Appliances preiswerter und leistungsfähiger sein als Software-Lösungen. Und in anderen Fällen macht die E-Mail-Archivierung im Service (ASP, SaaS) das Rennen.
Suchfunktionen sind mitentscheidende Kriterien bei der Auswahl einer Lösung, worauf sollte man achten?
Weick: Man muss alle Datenelemente finden können, die man im E-Mail-Archiv ablegt – also gegebenenfalls auch Anhänge, Termine, Aufgaben und anderes. Nicht jede Archivierungslösung ermöglicht die Suche in jedem dieser Elemente. Und nicht jede Suche kann in jedes Dokument »hineinschauen«. Stellen Sie sicher, dass die für Ihr Unternehmen wichtigen Dokumenttypen indiziert werden können, wie zum Beispiel Office-Dokumente oder CAD-Zeichnungen. Sofern Sie komprimierte Anhänge archivieren, muss die Archivierungslösung auch komprimierte Anhänge indizieren können.
Wie sieht beispielsweise eine typische Archivierungslösung bzw. E-Mail-Archivierungslösung in Unternehmen mit bis zu circa 100 Anwendern aus?
Weick: Eine »typische« Archivierungslösung gibt es genau so wenig wie ein »typisches Unternehmen«. Man muss die Anforderungen kennen. Geht es primär um Compliance? Eine Entlastung des E-Mail-Servers? Eine Erweiterung des Speichervolumens? Je nachdem sehen die Lösungen anders aus.
Das Thema Archivierung greift jüngst mit den Compliance-Anforderungen immer mehr um sich. Sind Unternehmen aus der Backup-Szene darauf vorbereitet, oder wird dies auch zukünftig ein Gebiet für spezialisierte Archivierungsanbieter sein?
Weick: Im deutschsprachigen Raum ist Compliance nicht die treibende Kraft hinter den E-Mail-Archivierungslösungen. Das wird von den Anbietern nur so dargestellt.