ECM- und DMS-Lösungen werden immer stärker mit anderen Applikationen verknüpft. Neuerdings steht häufig die prozessorientierte Sicht im Vordergrund. Trotzdem hat das klassische Dokumentenmanagement nach Ansicht von Dr. Michael Duhme, Pressesprecher von Windream immer noch eine hohe Priorität in den Unternehmen.
In welchen Bereichen fordern Anwender eine besonders starke Verknüpfung zwischen ECM-Software und anderen Applikationen?
Duhme: Anwender fordern besonders in den Bereichen der ERP- und Workflow-Anbindung eine besonders starke Verknüpfung. Aber auch die enge Verzahnung zwischen Software- und Hardware-Systemen ist ein aktuelles Thema.
Sehen Sie im DMS/ECM-Bereich einen Wandel weg von der Dokumenten-zentrischen Sicht auf eine prozessorientierte Sicht?
Duhme: Sicherlich nimmt die prozessorientierte Sicht auf Dokumente einen zunehmend wichtigeren Stellenwert ein. Aber auch das klassische Dokumentenmanagement hat immer noch eine hohe Priorität in den Unternehmen. Eine Bewegung hin zur prozessorientierten Sicht ist aber durchaus feststellbar.
Was bedeutet das für die DMS- und ECM-Systeme? Können alle Hersteller eine prozessorientierte Sicht realisieren?
Duhme: ECM-Hersteller müssen diesem Wandel Rechnung tragen und in der Lage sein, prozessorientierte DMS- und ECM-Produkte anzubieten. windream hat dieser Bewegung schon vor mehreren Jahren mit dem Produkt »windream BPM« Rechnung getragen.
Welche Fremd-Funktionen und –Abläufe können Sie aus Ihrer ECM-Software starten?
Duhme: Aufgrund seiner offenen Schnittstellenarchitektur kann windream ohne großen Aufwand in Fremdapplikationen, zum Beispiel in ERP-Systeme oder auch in SAP-Anwendungen, integriert werden. Windream bietet seit Jahren schon eine große Fülle an Integrationen an, die als leistungsfähige Software-Produkte zur Verfügung stehen. Aus dem ECM-System »windream« lassen sich verschiedenste Funktionen wie etwa Geschäftsprozesse, aber auch dokumentenbezogene Vorgänge starten, die dann an die entsprechende Fremdanwendung weitergereicht werden.
Welche ECM-Funktionen und –Abläufe lassen sich aus Fremdsoftware/-hardware heraus starten?
Duhme: Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, unter anderem die automatische Ablage von Dokumenten in Windream direkt aus der Fremdapplikation heraus. Dieser Prozess erfolgt u.a. unter Einhaltung des vorgegebenen Rechtekonzepts und schließt beispielsweise auch eine automatische Indizierung der Dokumente mit ein. Mit dem »windream SDK«, das Software Development Kit, das eine individuelle Anpassung des ECM-Systems an die jeweilige Fremdapplikation ermöglicht, lassen sich beliebige ECM-spezifische Funktionen direkt adressieren und in der Fremdanwendung verfügbar machen.
Für welche Softwareprodukte bietet Ihre ECM-Lösung eine spezielle Anbindung?
Duhme: Es gibt Anbindungen zu SAP-Anwendungen ebenso wir zu ERP-Applikationen, Workflow-Systemen bis hin zu Archivprovidern, Scanlösungen und branchenspezifischen Anwendungen. Insgesamt stehen mehr als achtzig Lösungen zur Verfügung, die von Windream und ihren Partnern entwickelt worden sind.
Für welche Hardwareprodukte bietet Ihre ECM-Lösung eine spezielle Anbindung?
Duhme: Hier sind insbesondere die ECM-Lösungen für die Multifunktionssysteme von Konica Minolta erwähnenswert. Hinzu kommen aber auch Anbindungen an Archiv-Subsysteme verschiedener Hersteller wie zum Beispiel EMC, IBM, HP, NetApp und Fast LTA.
Welche (messbaren) Vorteile entstehen aus der Verknüpfung von Applikationen und der Automatisierung von Prozessen für die Anwender?
Duhme: Der zeitliche Aspekt steht hier im Vordergrund, da sich die Prozesse - einmal definiert - automatisiert ausführen lassen. Durch die Verknüpfung von Applikationen wird konkret vermieden, dass sich Anwender in verschiedenen Applikationen »bewegen« müssen, um die geforderten Prozesse konkret ausführen zu können. Es reichen Kenntnisse in der Handhabung der gewohnten Arbeitsumgebung, um z.B. Dokumente in ein ECM-System - wie Windream - verschieben zu können. Die Ablage und Archivierung erfolgt dann ohne weitere manuelle Eingriffe des Anwenders. Darin liegt einerseits ein deutlicher Zeitgewinn, andererseits vermeiden die automatisierten, ineinandergreifenden Prozesse aber auch Fehl- und Doppeleingaben seitens des Anwenders, was enorm viel Zeit spart und Erfassungsprozesse beschleunigt.
Wird ECM-Software als eigenständige Software seine Stellung am Markt behalten oder werden ECM-Funktionen zunehmend Bestandteile anderer Software-Lösungen und ECM-Stand-alone-Lösungen verschwinden?
Duhme: ECM-Systeme werden auch weiterhin als Basistechnologie, auf der die anderen Software-Lösungen aufbauen, und somit als eigenständige Software am Markt verfügbar sein. Zwar lassen sich ECM-Systeme auch in bereits bestehende IT-Infrastrukturen bzw. in Fremdapplikationen ohne großen Aufwand integrieren, dennoch sind sie weiterhin als eigenständige (Basis-)Systeme zu betrachten, die sich neben einer möglichen Integration immer noch als Stand-alone-Systeme handhaben lassen. Das sollte auch in Zukunft so bleiben.