In der Prozessorientierung von ECM-Systemen sieht Sven Kaiser, Director Marketing von Optimal Systems, eine logische Entwicklung. Trotz der Verschmelzung der Applikationen glaubt er nicht, dass ECM seine Bedeutung als zentrale IT-Software verlieren wird. Als Beleg dafür wertet er auch die ECM-Initiative des Bitkoms.
In welchen Bereichen fordern Anwender eine besonders starke Verknüpfung zwischen ECM-Software und anderen Applikationen?
Kaiser: Unsere Erfahrung zeigt, es werden Softwarelösungen gefragt, die sich reibungslos in die bestehende IT-Umgebung integrieren lassen. Es geht um das Management von Informationen: Daten und Dokumente müssen zeitnah und sicher verfügbar sein – wann, wo und in welchem Format auch immer sie gebraucht werden. Es ist deshalb eine strategische Entscheidung, die unterschiedlichen Systemwelten miteinander zu vernetzen. Die enge Verzahnung zwischen ECM und ERP sowie mit der Finanzbuchhaltungssoftware befindet sich unter den häufigsten Kundenanforderungen. Darunter gehören unter anderem die automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung einschließlich unterschiedlicher Erfassungsszenarien, Datenextraktion und Klassifizierung oder eine automatisierte Buchung. Darüber hinaus ist die Anbindung von E-Mail-Systemen und Groupware-Anwendungen sehr gefragt.
Sehen Sie im DMS/ECM-Bereich einen Wandel weg von der dokumenten-zentrischen Sicht auf eine prozessorientierte Sicht?
Kaiser: Nicht alle Geschäftsprozesse in Unternehmen basieren auf Dokumenten. Wieso also soll sich ein ECM-System auf Dokumente konzentrieren? Es gibt also keinen Wandel, sondern eine ganz logische Entwicklung. Wir sehen ECM als eine Informationsmanagementplattform - ganz egal in welcher Form die Informationen vorliegen, ob strukturiert oder unstrukturiert, in Dokumenten oder Datensätzen. Diesem Weg folgen wir bereits seit Jahren, deshalb wurden unsere Business Process Management-Komponenten in verschiedenen Studien gelobt.
Was bedeutet das für die DMS- und ECM-Systeme? Können alle Hersteller eine prozessorientierte Sicht realisieren?
Kaiser: Der ECM-Markt ist sehr heterogen und nur wenige Hersteller können tatsächlich mit ihrem ECM Prozesse steuern. Auch wenn wahrscheinlich andere das behaupten wollen.
Welche Fremd-Funktionen und -Abläufe können Sie aus Ihrer ECM-Software starten? Welche ECM-Funktionen und -Abläufe lassen sich aus Fremdsoftware/-hardware heraus starten?
Kaiser: Ich könnte unzählige Anwendungsbeispiele nennen, da wir sehr viele bidirektionale Schnittstellen anbieten. Unsere Software ist in den verschiedensten IT-Landschaften im Einsatz. Einmal ist »OS|ECM« das für den Anwender führende System und ein anderes Mal arbeitet es im Hintergrund und archiviert automatisch z. B. Druckbelege aus dem ERP-System heraus, ohne dass der Anwender die Oberfläche wechseln muss.
Für welche Hardware- und Softwareprodukte bietet Ihre ECM-Lösung eine spezielle Anbindung?
Kaiser: Die Liste ist extrem umfangreich, wir bieten Schnittstellen für über 100 Systeme an. Dazu gehören neben Schnittstellen für verschiedene Office-Applikationen (»Microsoft Office«, »OpenOffice«), E-Mail- und Groupware-Systeme selbstverständlich auch zertifizierte Schnittstellen für die Anbindung an die gängigsten Systeme: von ERP- über CRM- oder CAD-Anwendungen bis hin zu Krankenhaus-Informationssysteme (KIS). Zu der Auflistung gehört auch eine Vielzahl an Fachverfahren aus den verschiedensten Branchen genauso wie die Anbindung an Speichersysteme. In einigen Branchen sind wir genau dafür bekannt, dass wir die größte Auswahl an Schnittstellen anbieten.
Welche (messbaren) Vorteile entstehen aus der Verknüpfung von Applikationen und der Automatisierung von Prozessen für die Anwender?
Kaiser: Studien (z. B. die von der AIIM) haben bestätigt, dass Projekte, in denen ERP und ECM verknüpft sind, einen besseren ROI erzielen: 68 Prozent der befragten Unternehmen berichten von positiven Erfahrungen: Unternehmen, die ERP und ECM integriert haben, haben hohe Produktivitätsgewinne und Verbesserungen in der Recherche nach Informationen sowie im Kundendienst zu verzeichnen (Quelle: Whitepaper Connecting ERP & ECM, Aiim 2010). Die Anwender unserer Software berichten über Transparenzgewinn, Zeitersparnis, schnellere Umsetzung von Kundenwünschen und viele andere Nutzen.
Wie ist der Austausch (Import und Export) von Prozessdefinitionen in Ihrer Lösung realisiert? Werden hierbei Standards genutzt?
Kaiser: Ganz klar ja. Für uns hat eine hohe Schnittstellenkompetenz höchste Priorität und wir empfehlen seit je her die Nutzung von Standards. Diese ermöglichen einen leichten reibungslosen Datenaustausch. Im Projekt bedeutet dies geringere Kosten aufgrund einer schnelleren Einführung. OPTIMAL SYSTEMS bietet eine sehr große Anzahl an Funktionen standardmäßig an, die mit anderen ECM-Systemen erst im Projekt aufwändig programmiert werden müssen. Wir können schneller im Projekt vorankommen, wenn wir auf Standard setzen.
Wird ECM-Software als eigenständige Software seine Stellung am Markt behalten oder werden ECM-Funktionen zunehmend Bestandteile anderer Software-Lösungen und ECM-Stand-alone-Lösungen verschwinden?
Kaiser: Wenn ich darf, antworte ich gerne mit einer Gegenfrage: Warum glauben Sie, dass der führende deutsche IT-Verband sich dem Thema ECM nun stärker widmet und eine ECM-Initiative ins Leben gerufen hat? Der ECM-Markt hat sich in den letzten Jahren durchweg positiv entwickelt, die Wachstumsraten lagen teilweise deutlich über dem IT-Branchendurchschnitt. Das Wachstumspotenzial ist längst nicht ausgeschöpft. Noch heute arbeiten sehr viele Unternehmen mit Papier bzw. mit unstrukturierten Informationen und kämpfen mit der Herausforderung der Informationsflut. Das breite Spektrum eines ECM-Systems wird von keiner weiteren Software angeboten, wobei sicherlich einige Funktionen mit anderen Systemen teilweise mitabgedeckt werden – so bieten ERP-Systeme beispielsweise einige Archivfunktionen. Die Relevanz von ECM im Unternehmen wird künftig steigen, da ECM eine wesentliche Rolle einer ganzheitlichen Strategie für das Management von Informationen annehmen wird.