Bei integrierten ECM-Anwendungen steht SAP ganz oben auf der Liste – besonders bei Opentext. Hans-Gerd Schaal, General Manager von Opentext, beschreibt die Knackpunkte der ECM-ERP-Integration. Sich ergebende Einsparungen kann er aufgrund von Value-Engineering recht genau beziffern. Im Invoice-Management senken sich die Kosten beispielsweise um 50 Prozent.
In welchen Bereichen fordern Anwender eine besonders starke Verknüpfung zwischen ECM-Software und anderen Applikationen?
Schaal: Wir analysieren regelmäßig internationale Studien und vergleichen sie mit unseren eigenen Statistiken im Verkauf. Aktuell sehen wir insbesondere bei SAP-Kunden sieben Kernbereiche, in denen die Verknüpfung von ECM-Software mit anderen Anwendungen besonders gefragt ist. An erster Stelle steht seit Jahren die Rechnungseingangsprüfung; hier geht es um die Verknüpfung von Rechnungsdokumenten mit dem SAP-Finanzmodul. Gleich danach folgt die Integration von technischen Dokumenten mit der Materialwirtschaft und Produktion. Im Einkauf, der Platz drei dieser Rangliste einnimmt, gilt es, Bestellungen, Vertrags- und Händlerinformationen auch in den SAP-Anwendungen für Finanzen und Lieferantenmanagement verfügbar zu haben. Im Personalwesen wiederum genießt eindeutig die Personalakte einschließlich aller Verträge und Korrespondenzen sowie deren Integration mit SAP HR oberste Priorität. Jegliche Form von Kunden- und Angebotsakten spielen im Verkauf und Kundenservice eine entscheidende Rolle; diese müssen mit den Vertriebs- und CRM-Anwendungen integriert sein. An sechster und siebter Stelle kommen schließlich Aktenlösungen im Projektmanagement.
Sehen Sie im DMS/ECM-Bereich einen Wandel weg von der Dokumenten-zentrischen Sicht auf eine prozessorientierte Sicht?
Schaal: Dieser Wandel findet eindeutig statt und muss stattfinden. Denn die Trennung zwischen ERP und ECM ist sowohl historisch als auch technisch bedingt und damit aus Prozesssicht künstlich. Computer konnten von Beginn an besser mit Zahlen als mit Wörtern umgehen. Eine erste Form der Integration von unstrukturierten Dokumenten in transaktionale Geschäftsprozesse ermöglichten Archiv- und Imagekomponenten, die über die Archive-Link-Schnittstelle eine Verknüpfung von Dokument und Business-Objekt erlauben. »Lebende« Dokumente, d.h. Dokumente die im Geschäftsprozess entstehen, verändert und verwaltet werden, finden nur mühsam eine Integration in dazugehörige Prozesse. Einzige gemeinsame inhaltliche Verwaltungsmöglichkeit ist seit Jahren der File Server. Erst langsam entwickelten sich über die letzten zehn Jahre leistungsfähigere Dokumentenmanagementsysteme, jedoch losgelöst und inhaltlich isoliert von transaktionalen Systemen. Die Ergänzung und Verwaltung von Metadaten für die Klassifizierung und effiziente Verwaltung von Dokumenten in DMS-Systemen stellte jahrelang die größte Herausforderung dar. Mit neuen Integrationsformen für ERP-Systeme wird dieses Problem weitgehend gelöst, weil diese gleichsam das Metadatengerüst für Dokumente liefern, seien es die Kundendaten zu allen kundenrelevanten Dokumenten oder die Material-Daten zu Produktbeschreibungen. Mehr Transparenz, effizientere Bearbeitung und Nutzung von Dokumenten sowie erhöhter Collaborationsbedarf sind die Haupttreiber für eine prozessbasierte Integration von ERP und ECM.
Wie sieht eine prozessorientierte Integration von ERP und ECM in der Prasix aus?
Schaal: Eine prozesszentrische Sicht setzt eine hohe Integrationstiefe der DMS/ECM Systeme in die ERP-Applikationen voraus, insbesondere dann, wenn über die Verwaltung von gescannten Papierdokumenten hinaus die Erstellung und collaborative Bearbeitung in den Vordergrund rückt. Integration ist dabei auf drei Ebenen notwendig. Benutzeroberfläche, Content-Ebene und Infrastruktur. Integration auf der Ebene der Benutzeroberfläche bedeutet, dass Mitarbeiter ihre gewohnten und bevorzugten Frontends weiternutzen können, sei es E-Mail, MS Office, Web-Oberfläche, SAP GUI oder ein Portal. Das bedeutet gleichzeitig, dass die Anwender aus jeder dieser Benutzeroberflächen auf den gleichen konsistenten Datenbestand zugreifen und ihn auch bearbeiten können. Erste Integrationsmöglichkeiten von Content und SAP-Applikationen bot jahrelang die Archive-Link-Schnittstelle, d.h. einzelne Dokumente mit einem SAP Business Objekt wie z.B. Kunde, Lieferant oder Bestellung verknüpft. Diese Integrationsform reicht in Zukunft nicht mehr aus, weil häufig Dokumente, wie die Korrespondenz zu einem Vorgang, nicht mehr direkt mit einem Objekt verknüpft werden können. Wichtig ist daher vielmehr das Konzept von »ECM Link«, das heißt die Verknüpfung einer gesamten Akte mit allen zugehörigen Dokumenten. SAP spricht hier von so genannten Business Workspaces, die eine Vielzahl von Dokumenten mit einem Business Objekt verbinden. Diese Workspaces können dann z.B. die Template-Funktionalität von DMS-Systemen nutzen, als Ganzes archiviert oder über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet werden und effizienter gemanagt werden. Schließlich setzt eine hohe Integrationstiefe auch eine gemeinsame Infrastruktur voraus, wie die Nutzung einer Netweaver-Plattform oder die Integration in die SAP-Support-Infrastruktur wie den »SAP Solution Manager«.
Welche Fremd-Funktionen und -Abläufe können Sie aus Ihrer ECM-Software starten?
Schaal: Solange diese Frage überhaupt gestellt wird, ist das Ziel einer vollständigen Integration nicht erreicht. Vollständige Integration bedeutet für die Lösungen von OpenText, dass sämtliche ECM-Funktionen sowohl unter einer SAP-Oberfläche als auch in einer Web- oder Office-Oberfläche bereitstehen. Das Konzept von ECM Link ermöglicht, dass eine Akte aus einem DMS-System sich vollständig transparent in die SAP-Welt integriert und dort alle Dokumenten-Funktionen, wie Bearbeitungs-Check-In/-Out, Versionierung, Audit-Funktionen oder auch Social Media-Funktionen bereit stehen.
Welche ECM-Funktionen und -Abläufe lassen sich aus Fremdsoftware/-hardware heraus starten?
Schaal: Wenn die Integration, wie oben entsprechend dem Opentext-Standard definiert, vollständig ist, lassen sich umgekehrt sämtliche ECM-Funktionen und -Abläufe auch aus Drittsoftware heraus starten.
Für welche Softwareprodukte bietet Ihre ECM-Lösung eine spezielle Anbindung?
Schaal: Die Opentext-ECM-Suite ist sehr tief in alle Module der »SAP Business Suite« integriert. Gleichzeitig dient sie als Brücke, um auch »SharePoint« in die SAP-Welt nahtlos einzubinden.
Für welche Hardwareprodukte bietet Ihre ECM-Lösung eine spezielle Anbindung?
Schaal: Die ECM-Suite basiert auf der »OpenText Enterprise Library«, die »hardware agnostic« ist und daher auf allen gängigen MS Windows- und UNIX-basierten Hardware-Plattformen läuft. Als unterliegende Speichersysteme werden die führenden Hersteller von sicheren Speichersystemen unterstützt, wie Festplattensysteme (NAS, CAS) mit WORM-Funktionalität, HSM-Systeme, Optische Medien in Jukebox-Systemen, sowie Cloud Speichersysteme.
Welche (messbaren) Vorteile entstehen aus der Verknüpfung von Applikationen und der Automatisierung von Prozessen für die Anwender?
Schaal: Opentext bietet zusammen mit SAP spezielle Methoden und Projekte für Value-Engineering an, mit denen ECM-Erfolge messbar werden. Messbare Erfolge hängen von der jeweiligen Applikation und den damit verbundenen Wertetreibern ab: Mit »OpenText Invoice Management« können z.B. die Kosten pro Rechnung um 50 Prozent gesenkt werden, im Personalwesen erzielen Opentext-Kunden im Mittelstandsbereich Einsparungen von 120.000 Euro pro Jahr oder im Bereich Output Management konnten Referenzkunden die Prozesslaufzeit um 67 Prozent steigern und dadurch mehr als zwei Millionen Euro pro Jahr sparen.
Wie ist der Austausch (Import und Export) von Prozessdefinitionen in Ihrer Lösung realisiert? Werden hierbei Standards genutzt?
Schaal: Opentext modelliert Geschäftsprozesse für ECM mit marktführenden Business Process Modellierungstools, die alle den BPMN-Standard als Austauschformat unterstützen.
Wird ECM-Software als eigenständige Software seine Stellung am Markt behalten oder werden ECM-Funktionen zunehmend Bestandteile anderer Software-Lösungen und ECM-Stand-alone-Lösungen verschwinden?
Schaal: Die Welt der strukturierten Daten wird auf lange Sicht mit den unstrukturierten Daten komplett verschmelzen, d.h. aus Enterprise Content Management wird Enterprise Information Management. Dementsprechend wird langfristig ECM mit ERP verschmelzen. ECM wird in übergreifenden Business-Prozess-Applikationen aufgehen, die nicht mehr zwischen transaktionalen und unstrukturierten Prozessen unterscheiden. Der Einsatz z.B. von Social Media im CRM oder jegliche Formen von Case-Management-Lösungen zeigen hier bereits den Weg auf, den die Entwicklung nehmen wird.