Mit Capturing-Lösungen sorgt SRZ für eine enge Verzahnung zwischen Daten-Input und ECM-Software. Hans-Joachim Hübner, Leiter Vertrieb bei SRZ, hat dabei das gesamte Business Process Management (BPM) im Blick, das immer stärker gefordert ist. Seiner Meinung nach war Workflow gestern, heute ist BPM
In welchen Bereichen fordern Anwender eine besonders starke Verknüpfung zwischen ECM-Software und anderen Applikationen?
Hübner: Derartige Ansprüche bestehen in besonderem Maße für geschäftskritische Applikationen, d.h. für Anwendungen, die zentrale Geschäftsprozesse des jeweiligen Unternehmens modellieren. Das können spezielle branchenspezifische Softwarepakete sein, beispielsweise für Versorger oder Versicherungen, in vielen Fällen aber auch universelle Warenwirtschaftssysteme wie SAP. Immer häufiger werden Schnittstellen angeboten, die den Datenaustausch zwischen diesen Systemen und ECM-Lösungen ermöglichen, so dass beispielsweise ein Sachbearbeiter zu bearbeitende Dokumente automatisch in seinem digitalen Eingangskorb finden, sobald er sich in SAP einloggt. Auf der anderen Seite lässt sich feststellen, dass immer mehr dieser geschäftskritischen Systeme – nicht zuletzt aufgrund gesetzlicher Vorgaben – inzwischen über integrierte Dokumentenmanagement-Funktionalitäten, beispielsweise im Hinblick auf die Datenarchivierung, verfügen.
Sehen Sie im DMS/ECM-Bereich einen Wandel weg von der Dokumenten-zentrischen Sicht auf eine prozessorientierte Sicht?
Hübner: Ein derartiger Wandel findet fraglos statt. Heute ist es notwendig bei der Vorgangsbearbeitung am Frontend über alle notwendigen Informationen zu verfügen. Neben klassischen ECM-Dokumenten zählen, angesichts der zunehmenden Bedeutung von Social Media, Daten aus dem CRM ebenso dazu wie Nachrichten darüber, in wie weit andere Sachbearbeiter in den Vorgang involviert sind. Digitale Workflows, mit denen man in der Vergangenheit versucht hat derartige Prozesse abzubilden reichen heute vielfach nicht mehr aus und werden zunehmend durch ein umfassendes Business Process Management (BPM) ersetzt. Workflow war gestern, heute ist BPM.
Was bedeutet das für die DMS- und ECM-Systeme? Können alle Hersteller eine prozessorientierten Sicht realisieren?
Hübner: In unterschiedlicher Intensität und auf unterschiedlichen Wegen, stellen sich meines Erachtens alle DMS- und ECM-Hersteller heute dieser Herausforderung. Während die großen Anbieter bislang fehlende BPM-Kompetenz durch gezielte Firmenakquisitionen auf- und ausbauen, setzen die kleinen und mittelgroßen Anbieter auf Kooperationen mit BPM-Anbietern. Erklärtes Ziel ist es, in allen Fällen, ECM mit Disziplinen wie Business Intelligence (BI), Business Process Managment (BPM) aber auch Data Warehousing unter dem Dach eines umfassenden Enterprise Information Management (EIM) zu verschmelzen.
Für welche Softwareprodukte bietet Ihre ECM-Lösung eine spezielle Anbindung?
Hübner: Über Kommandozeilenparameter können die von uns entwickelten Capturing-Lösungen von nahezu jeder ECM-Lösung gestartet und gesteuert werden. Für einige ECM-Lösungen wie jene von SAPERION oder OPTIMAL SYSTEMS bieten wir darüber hinaus spezielle Schnittstellen-module, die einen komfortablen Datenaustausch ermöglichen.
Für welche Hardwareprodukte bietet Ihre ECM-Lösung eine spezielle Anbindung?
Hübner: Seit vielen Jahren haben wir eine enge Partnerschaft mit InoTec, einem führenden Hersteller von Hochleistungsscannern. Inotec liefert seine Geräte mit der von uns entwickelten Erfassungssoftware aus. Natürlich kann der Kunde die Hochleistungsscanner auch mit nahezu jeder anderen Erfassungssoftware betreiben. Der Mehrwert für den Kunden liegt darin, dass unsere Software-Entwickler eng mit den Inotec-Entwicklern zusammen arbeiten und wir damit sicherstellen können, dass der Kunde, setzt er die SRZ-Erfassungssoftware ein, die Leistungsfähigkeit und Funktionalität des Hochleistungsscanners optimal nutzen kann.
Welche (messbaren) Vorteile entstehen aus der Verknüpfung von Applikationen und der Automatisierung von Prozessen für die Anwender?
Hübner: Generell eröffnet die Verknüpfung von Applikationen und die Automatisierung von Prozessen ein enormes Produktivitätssteigerungspotenzial. Wie groß dieses Einsparungen in Einzelfällen ausfallen, ist von vielen Faktoren und Rahmenbedingungen abhängig. Wichtig ist es zu erkennen, dass eine einhundertprozentige Automatisierung nur dann realisierbar ist, wenn Daten validierbar sind, d.h. eindeutig zwischen »richtig« und »falsch« unterschieden werden können. Allerdings können auch mit halbautomatischen Prozessen, bei denen der Mensch als Entscheidungsträger für unklare Zuordnungen erhalten bleibt, große Einsparungen erzielt werden. Konkrete Erfahrungen aus dem Bereich der Rechnungsverarbeitung zeigen, dass die Kosten von 50 Euro für die manuelle Verarbeitung auf etwa 2 Euro für die automatisierte Verarbeitung gesenkt werden können.
Wird ECM-Software als eigenständige Software seine Stellung am Markt behalten oder werden ECM-Funktionen zunehmend Bestandteile anderer Software-Lösungen und ECM-Stand-alone-Lösungen verschwinden?
Hübner: Wie bereits dargelegt, sehen wir generell einen eindeutigen Trend zu einer Weiterentwicklung von ECM hin zu einem intelligenten und prozessorientierten Enterprise Information Management (EIM). ECM-Anbieter stehen vor der Alternative, sich dieser Entwicklung zu öffnen oder sich als zukünftiger Nischenanbieter auf Anwendungsbereiche zu fokussieren, für die klassische ECM-Funktionalitäten ausreichen und eine Verknüpfung mit anderen Applikationen – beispielsweise im Fall sicherheitskritischer Dokumente – gar nicht erwünscht ist.