Capture-Lösung verzahnt ECM mit ERP und Co

Capture-Lösung Crosscap (Bild: SRZ)

»CROSSCAP« ist eine Software für die Dokumentenerfassung und bildet eine Schnittstelle zwischen Scanner und ECM-Software. Die Version 2.0 enthält intelligente Automatisierungsfunktionen, die den Anwender bei der Datenaufbereitung gezielt unterstützen. Die Fenster und Ansichten der verbesserten Bedienoberfläche kann der Anwender individuell anpassen. Bis zu acht Bildfenster sind zur Kontrolle der Bildqualität möglich. Zudem lässt sich jede Funktion in Crosscap per definierbarem Tastenkürzel bedienen.

Für mehr Komfort sorgt auch die Ansteuerung eines zweiten Scanners. So kann beispielsweise bei gemischtem Beleggut aus Einzel-Seiten und gebundenen oder gesiegelten Dokumenten in einem Dokumentenstapel zwischen Einzugs- und Aufsichtsscanner gewechselt werden.

Die SRZ-Erfassungssoftware besitzt zudem eine Dateischnittstelle zum Import bereits gescannter Images. Für diese stehen nun alle Verarbeitungsmöglichkeiten, eingeschlossen Barcode, OCR oder Dokumententrennung wie beim direkten Scannen zur Verfügung.

Die Verknüpfungen und der Datenaustausch zwischen Crosscap und anderen Anwendungen wurden erweitert und vereinfacht. Dafür ist die Software mit einer XML-Schnittstelle sowie mit Direkt-Schnittstellen zu den ECM-Lösungen von SAPERION und OPTIMAL SYSTEMS ausgestattet.

Zu einer hohen Prozesseffizienz trägt der Multi-Export verschiedener Formate an mehrere Speicherorte bei. Bilddaten können somit direkt im ECM-System archiviert und zusätzlich zur weiteren Bearbeitung (Indizierung, Datenextraktion) in das Filesystem exportiert werden.

Nutzerdefinierte Zonen für Barcode- und OCR-Erkennung steigern die Arbeitsproduktivität besonders bei Standardformularen wie Rechnungen oder Lieferscheinen. Diese lassen sich vollautomatisch indizieren, indem die relevanten Daten über Zonen ausgelesen und in die vorab definierten Felder geschrieben werden.

Mit Hilfe des »Database Lookup« werden die erkannten Indexwerte mit Datenbank-Informationen wie Firmenname oder Kundennummer verglichen und dadurch zusätzlich validiert. Ein weiterer Vorteil ergibt sich aus der Anreicherung der ermittelten Werte zum Beispiel mit Zusatzinformationen aus Hostdaten.

Die Professional-Version von Crosscap erlaubt die Einbettung einer Signatur nach Signaturgesetz (SigG). Die digitalen Signaturen werden direkt am Ende des Erfassungsprozesses vergeben. Für diesen Vorgang nutzt die SRZ-Software das Signatur-Modul der Firma Secrypt. Die Erstellung der Signaturen kann dabei stapelweise als Massensignatur erfolgen. Neben der Professional- und der Standard-Version gibt es eine Plus-Variante, die zusätzlich Dokumente mit 2D-Barcode auslesen kann.