ILM wurde früher vor allem mit der Special-Effects-Firma Industrial Light & Magic in Verbindung gebracht bzw. auf einen nicht allzu wasserreichen linken Nebenfluss der Saale in Thüringen bezogen. Mittlerweile hat sich die Bedeutung des Begriffes zumindest in der IT-Welt seit 2003 wesentlich verändert.
von Dirk Vogelsang, Senior Consultant, Avinci
Buzzword ILM
Wer den Begriff Information-Lifecycle-Management (ILM) erstmals einführte, ist unklar. Aus den Reihen der Speichersystem-Hersteller behauptet StorageTek von sich, als erstes mit ILM am Markt gewesen zu sein. Noch im Mai 2004 proklamierte
Randy Chalfant,
Chief Technology Officer von
StorageTek, auf einer Tagung in Sydney, dass das Unternehmen den Trademark für Information-Lifecycle-Management für sich reserviert hätte. Seitdem hat man sich aber wieder besonnen und die Eintragung der Handelsmarke fallen lassen. Doch ob es nun um den Begriff an und für sich geht oder um die Dinge, die er beschreiben soll – ILM ist in aller Munde. So auch bei den Herstellern von Speichersystemen, Hardware oder der damit in Verbindung stehenden Software: Alle sprechen von und über ILM. Bleibt die Frage, was ist ILM eigentlich?
Definition von Information-Lifecycle-Management
Eine allgemein gültige und einheitliche Definition von ILM gibt es bisher nicht. Es existieren viele Begriffserklärungen von Herstellern, Organisationen wie SNIA oder BITKOM und von Analysten oder Beratungshäusern. Ein im Zuge der DMS EXPO 2004 verfasstes Dokument umfasst viele dieser Definitionen und weitere Erklärungen zum Thema (siehe auch PDF der DMS Expo).
Wer nicht gerade versucht, sein aktuelles Produkt über den Begriff ILM zu vermarkten, wird sich der Meinung der meisten unabhängigen Berater anschließen: ILM ist kein fertiges Produkt, sondern ein Paket aus Strategien, Prozessen, Vorgehensweisen und technischen Lösungen. Dieses Paket führt zu einer Gesamtlösung, die es Unternehmen erlaubt, die Informationsflut in der Organisation bestmöglich, effizient und bei geringen Kosten zu nutzen.
Unter diesem Gesichtspunkt, haben die beiden Themenbereiche Enterprise-Content-Management (ECM) und ILM vieles gemeinsam. ECM wird von der AIIM International, der weltweit führenden Vereinigung im Bereich ECM, wie folgt definiert: »The Technologies used to Capture, Manage, Store, Deliver and Preserve-Information to support Business-Processes.« Allerdings liegt der Fokus bei ECM eher auf der Organisation und Kategorisierung dieser Informationen in Bezug auf die Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Bei ILM hingegen steht die Verwaltung der Aufbewahrungstechniken im Vordergrund. Durch diesen Ansatz werden die Informationen abhängig von ihrer Kategorisierung an der richtigen Stelle aufbewahrt.
ILM – so wird’s gemacht!
ILM lässt sich im Prinzip in zwei Teilaspekte einteilen:
| 1. | Organisatorisch – Unterteilung der Daten in Kategorien je nach Beziehung der Informationen zu den Geschäftsprozessen des Unternehmens. |
| 2. | Technisch – Optimale Speicherung der Informationen in den ihnen zugewiesenen Kategorien. |
Werden Informationen im Unternehmen erzeugt oder gelangen sie von außen in die Organisation, besteht zunächst das Problem, diese Daten zu bewerten und zu kategorisieren. Das kann sehr schwierig sein, denn zum einen ist »Information« ein sehr allgemeiner und abstrakter Begriff. Man muss die Inhalte der Information kennen und beurteilen können, um den Wert derselben zu bestimmen. Zum anderen ändert sich der Wert von Informationen mit der Zeit. Das heißt, es ist gegebenenfalls notwendig, den Wert in kurzen Intervallen neu zu bestimmen und entsprechend neu zu kategorisieren.
Dieser Problematik widmen sich insbesondere ECM- bzw. Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Verfolgt man ILM als übergeordnetes Gesamtziel, sind diese Lösungen hilfreich, da sie Informationen verwalten und bereits kategorisieren. Aus technischen oder organisatorischen Gründen kann es aber sein, dass die Datenverwaltung mittels ECM- und DMS-Systemen in einem Unternehmen nicht für alle Arten von Informationen möglich ist.
Teillösungen existieren unter vielen Abkürzungen
Angesichts dieser Situation haben einige Hersteller für einen Teilbereich von ILM so genannte DLM-Lösungen (Data-Lifecycle-Management) herausgebracht. Diese beschränken sich auf die Verwaltung von Informationen, die auf Datenträgern vorliegen. Dafür können rein technische Kriterien zur Kategorisierung der Daten verwandt werden wie das Datum des letzten Zugriffes, die Anzahl der Zugriffe auf die Daten oder die Größe einzelner Datensätze. Um die dafür nötigen Parameter zu bekommen, hat sich in letzter Zeit wieder eine Abkürzung etabliert: SRM (Storage-Resource-Management). Damit lassen sich die oben genannten Parameter erheben. Zugleich gewährt eine solche Lösung in der Regel einen Überblick über Arten und Verteilung von Daten im Unternehmen und erlaubt Trendaussagen über die Nutzung der Daten. Hersteller von SRM-Lösungen betonen, dass auch eine Abrechnung der Kosten für die Informations-Speicherung über ihre SRM-Tools möglich ist.
Entweder gesteuert durch solche SRM-Lösungen oder aber durch eigene Regelwerke ist das Hierarchical-Storage-Management (HSM) eine schon aus dem Mainframe-Umfeld bekannte Möglichkeit, Daten entsprechend ihrer Kategorisierung zu speichern. Diese Strategie wurde nun für die Open-Systems-Umgebung wiederentdeckt und erlebt ebenfalls unter einer neuen Abkürzung eine Renaissance. HSM teilt die Speicherlandschaft in »Tiers« oder »Hierarchie-Stufen« ein. Die Daten werden anschließend durch das Regelwerk auf ein dazu passendes Speichersystem gespeichert und gegebenenfalls verlagert, wenn sie an Wert oder Aktualität verlieren. Hierfür können entweder reine Software-Produkte oder Komplettlösungen mit Hardware zum Einsatz kommen.
Die Langzeit-Archivierung von Daten
Dies alles sind Möglichkeiten, mit Daten und Informationen über eine kurze Dauer hinweg umzugehen. Nun kann es aber nötig sein, Informationen über einen längeren Zeitraum sicher aufzubewahren. Zum Beispiel, weil man den Langzeitwert einer Information erkannt hat. Eine klassische Archivierung also – nur eben auf elektronischem Wege. Dieses Thema ist in der IT bislang reichlich unpopulär: Bei der SNW-Europe-Konferenz (Storage Networking World Europe) erntete ein schwedischer Teilnehmer bei den anwesenden Herstellern von Speichersystemen größtenteils Kopfschütteln, als er darauf hinwies, dass sein Unternehmen seit dem Jahr 1670 Daten speichert und fragte, wie sich die Hersteller das Speichern seiner Daten für die nächsten 300 Jahre vorstellten. Typische Antwort: »Ja, wir können hier über die nächsten zwei Generationen von Systemen reden – also circa die nächsten drei bis sieben Jahre.«
Babylonische Verwirrung
Dies deckt jedoch oft nicht einmal den Zeitraum ab, der durch eine andere Anforderung des ILM bzw. der Archivierung vorgegeben wird: Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Informationen oder »neudeutsch« Compliance. Was bei diesem Themenkomplex Übersicht und Verständnis erschwert, sind die vielen Länder spezifischen – mal lokal gültigen, mal global gültigen – Regelungen, die sich teilweise wiederum nur auf spezielle Bereiche der Daten- und Informationsverwaltung beziehen wie das Aktien- oder Steuerrecht. Zusätzlich zur sicheren Speicherung der Informationen kommt noch die Notwendigkeit des Schreibschutzes hinzu. Hier gilt es technisch zu verhindern, dass Daten nach der Archivierung verändert oder gelöscht werden können, da die enthaltenen Information im Zweifel als Beweis dienen müssen. Einige Hersteller haben Geräte im Katalog, die entsprechende WORM-Techniken (Write Once, Read Many) bieten und damit Daten als Objekte offenbar langfristig und – laut Herstellerangaben – günstig bei gleichzeitig vernünftiger Zugriffszeit speichern können.
E-Mail-Archivierung als spezielle Herausforderung
In der modernen Kommunikation besonders wichtig und daher auch als Spezialfall der Archivierung zu nennen, ist die E-Mail-Archivierung. Für diese Technologie gibt es erstaunlicherweise noch keine modische Abkürzung. Aktuelle Rechtsverfahren in den USA zeigen, wie notwendig die Aufbewahrung von E-Mails ist. Gegebenenfalls ist bei der Herstellung eines Archivs ein vollständiges »Journaling« der Kommunikation erforderlich, da sogar das Nicht-vorhanden-sein einer E-Mail als Beweis dienen kann. In der Vergangenheit »schwappten« die meisten wirtschaftlichen, technologischen und rechtlichen Entwicklungen der USA einige Jahre später nach Europa. Unternehmen können davon ausgehen, dass bald auch in Deutschland mit einer solchen Rechtslage zu rechnen ist. Entsprechend haben sich bereits einige Anbieter auf die E-Mail-Archivierung spezialisiert.
Klar ist: Es gibt für alle oben genannten Schritte der Informationsverwaltung »Capture, Manage, Store, Deliver and Preserve-Information« Teillösungen, die die entsprechenden Anforderungen erfüllen. Die Aufgabe von Herstellern und Beratern ist es nun, diese zu einem möglichst homogenen Ganzen zusammenzufügen, aus dem ein Unternehmen einen echten Nutzen ziehen kann – also ILM zu entwickeln.
ILM-Problem gelöst – Verwirrung komplett
Charakteristisch für die ILM-Szene ist im Moment, dass sich viele Teilnehmer Grabenkämpfe um Definitionen, Ober- und Teilmengen, ganzheitliche und evolutionäre Ansätze liefern. Sinnvoller wäre sich praktisch zu orientieren und den Klienten einen Nutzen bringenden Lösungsansatz zu unterbreiten. ECM vs. DMS, ILM vs. ECM – diese Liste ließe sich endlos fortsetzen und die teilweise sehr hart geführten Diskussionen nehmen mittlerweile viel Platz in einschlägigen Internet-Foren ein. Sinnvoller ist es, ausgehend von einer intensiven Analyse der Geschäftsprozesse, der darin benötigten Informationen und frei von technischen Vorgaben praktikable Lösungen vorzuschlagen, die in Richtung des vorher definierten Ziels gehen. Diese gilt es mit den dazu nötigen technischen Komponenten und Lösungen Schritt für Schritt zu realisieren.