Unternehmens-Manko: IT und ILM noch keine Chefsache

Hierarchische Speicherkonzepte scheinen in aller Munde und somit auch überall im Einsatz. Die Realität sieht anders aus. Interdisziplinäre Barrieren und zu geringe Sensibilisierung bei großen wie mittelständischen Unternehmen werden zum Hemmschuh für ILM und moderne Archivierung.

von Ulrike Rieß

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Die Kostenfrage und Konsolidierungswut vieler Unternehmen verursachen nach wie vor den größten Leistungsdruck, unabhängig ob bei der Umsetzung eines kompletten ILM-Szenarios oder bei der Verbesserung der Archivierungsumgebung. Darüber hinaus werden viele Entscheidungen bezüglich der IT immer noch isoliert voneinander und nicht integrativ beschlossen. Ganzheitliche Lösungen sind so von vornherein zum Scheitern verurteilt bzw. helfen sie eben nur partiell.

ILM nicht als isolierte Insel betrachten

»ILM heißt stark verkürzt, den Wert der Daten zu ermitteln und diese dann dementsprechend vorzuhalten«, erläutert Thomas Feil, Executive Director Channel & Marketing EMEA von ADIC/Quantum. »Das ist durchaus die korrekte Interpretation, die vor Jahren StorageTek geprägt hat. Ursprünglich wurde dieses Konzept nur vom Speicheransatz betrachtet, mittlerweile ist es zu einem Business-Ansatz herangewachsen und hat Einfluss auf sämtliche Prozesse und Strategien im Unternehmen.«

Dazu meint bestätigend Dr. Wolfgang von Königslöw, Leiter Consulting beim Wiesbadener Storage-Distributor TIM: »Es gab den Versuch, ILM unterschiedlich darzustellen. Allerdings ist es nur die Zielstellung, die sich einordnet zwischen den Geschäftsabläufen und der Technologie. Um erfolgreich zu sein, muss der Anwender aber das Ganze einheitlich von oben betrachten und dann im Detail umsetzen.« Die Hersteller sind sich hier einig, dass ILM das Gesamtkonzept darstellt, das aus vielen kleinen Faktoren wie beispielsweise Prozessstrukturen oder Service-Level-Agreements besteht.

Zu berücksichtigen ist, dass Enterprise-Content-Management (ECM) nicht von ILM abgrenzbar ist. »Content-Management muss integriert werden«, verdeutlicht Anne Günnewig, Unternehmenssprecherin von Hitachi Data Systems. »ECM stellt innerhalb eines ganzheitlichen ILM-Ansatzes eben eine Lösungsschicht dar.« Auf die Frage, warum die ECM-Branche ILM nicht aufgreift, antwortet von Königslöw: »Für diese Hersteller ist das nicht wirklich die Thematik in ihrem Markt. Storage ist für sie austauschbar. Hier sorgen die Applikationen für ein reibungsloses Management, der Speicher darunter ist uninteressant.« Natürlich sei im Rahmen von ILM die Verwaltung der Daten für jede Branche und Abteilung wichtig. Da gehe es dann aber um das Zusammenspiel von Strategie, Speicher und Applikationen, deswegen redet die Speicherbranche in erster Linie darüber. »Für das ECM-Umfeld ist ILM nicht wirklich neu«, meint Adic-Manager Feil. »Die Hersteller sind bereits seit zwanzig Jahren mit diesen Prozessen vertraut, im Storage-Bereich wird darüber erst seit drei oder vier Jahren diskutiert.«

Leidensdruck treibt ILM voran

Generell sehen die Speicherhersteller die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen, aus denen sich die Anforderungen eines Unternehmens ergeben, und den daraus resultierenden Leidensdruck als Treiber für die Entwicklung von ILM. Der Umgang mit den einzelnen Daten in unterschiedlichen Geschäftsumgebungen, beispielsweise Produktion, Vertrieb und Buchhaltung, bestimme die geforderten Technologien und Anforderungen.

»Wenn wir sechs Jahre zurückblicken, so hatten wir zwei Storage-Tiers und Bandspeicher«, erklärt Feil die ILM-Entwicklung. »Das Datenwachstum passierte und passiert noch immer in den unstrukturierten Daten wie E-Mails.« Heutiger Mailverkehr gepaart mit gesetzlichen Vorschriften habe letztlich zu einem wahren Wildwuchs an Informationen geführt. Zusätzlich komme der Kostendruck hinzu, der ein mehrfaches Vorhalten der Daten auf teuren Platten nicht rechtfertigte. Das wiederum setzt Speicherhersteller unter Druck, einen weiteren Tier anzubieten – SATA-Systeme. Um alle Speicherhierarchien optimal zu nutzen, entdeckte die Branche dann die Datenbewertung. »Daraus wiederum entstanden passende Applikationen, die ihrerseits wieder ein Mehr an Funktionalitäten einbrachten«, argumentiert Feil. »Zwar wurde und wird diese Entwicklung global von den Kunden getrieben, genauer betrachtet sind es aber die unterschiedlichen Forderungen innerhalb einer Firma.«

Für den Distributor beginnt aber genau dort das Problem, um ILM überhaupt sinnvoll ein- und umzusetzen: »Interdisziplinäres Denken fehlt leider, keiner redet mit dem anderen«, erklärt von Königslöw. »Informationen müssen geteilt, Entscheidungen davon abhängig getroffen werden. Menschliche und bürokratische Hürden sind zu überbrücken. Dadurch ist die Umsetzung eben so schwierig.« So lange IT nur von Abteilung zu Abteilung besprochen und eingesetzt wird, so lange stünden sich Anwender in punkto ILM-Umsetzung selbst im Weg.

Datenklassifizierung ist der Schlüssel zum Erfolg

Arndt Müller, Product Manager Network Storage bei Sun Microsystems sieht einen weiteren wichtigen Punkt, der für die richtige Implementierung von ILM verantwortlich ist: »Die Abteilungsbedürfnisse sind wichtig, trotzdem muss das jeweilige Unternehmen etwas höher ansetzen, bei der Klassifizierung der Daten innerhalb dieser Abteilungen und der Firma. Wenn alle Verantwortlichen zunächst von oben nach unten die Informationen betrachten und kategorisieren, dann kann es zum Einsatz sinnvoller Automaten und Abläufe für die Datensicherung und -haltung kommen.« Ebenso sind Service-Level-Agreements ausschlaggebend, wenn es um Datenbewertung geht.

Bisher werden optimale Szenarien in Unternehmen aber noch nicht umgesetzt. »Leider wird derzeit von unten nach oben geplant und umgesetzt, beispielsweise beim Backup-Archivierungs-Konzept«, sagt Adic-Manager Feil. »Jeder einzelne IT-Nutzer beginnt isoliert von anderen Abteilungen Vorteile zu nutzen. Verknüpfungen oder ein ganzheitlicher Ansatz fehlen.« In der Praxis zeigt sich immer noch ein deutliches Konkurrenzdenken in den unterschiedlichen Geschäftsteilen einer Firma.

»Eine ILM-Strategie muss vom Management geplant werden«, fordert TIM-Vorstand von Königslöw. »Es ist falsch einfach zu sagen, dass man ILM benötigt. Unterschiedliche Anforderungen müssen erkannt werden. Wie viel Datenverlust kann die Firma hinnehmen? Wie ist die Recovery-Anforderung? Vor solchen Antworten scheuen sich die meisten. Das gilt es mit ILM umzusetzen.« Einen Prozess zu bestimmen und abzubilden, sei dabei das größte Problem. Analyse und Consulting sind Hürden, oft müssen Prozesse komplett umgestaltet werden. Häufig scheuen sich Unternehmen davor, da es zunächst großen Aufwand bedeutet. So kann aber ILM als Business-Ansatz nicht greifen.

»Alles steht und fällt mit der Datenbewertung«, ergänzt HDS-Managerin Günnewig. »Leider lässt sich das nicht automatisieren und wird somit zum Problem.« Eine neue Klassifizierung sei nicht erforderlich, generell eine zu finden sei die Herausforderung. Dies ist und bleibt die erste und größte Hürde bei der ILM-Umsetzung.

Da der Markt bereits viele Bereiche mit ISO-Normen regelt, stellt sich die Frage, ob auch Klassifizierungsstandards denkbar sind. Im Pharma-Bereich funktioniert dies seit Jahren gut. Auch hier scheint die Unternehmenskommunikation ein zusätzliches Problem. Die Anbieter sehen das Versicherungswesen hier am weitesten, auch wenn eine generelle Standardisierung sicher nicht realisierbar ist. Versicherungen nutzen oftmals Strategien, die einem vollständigen ILM-Konzept gleichkommen. ISO-ähnliche Normen kann es für Datenklassifizierung nicht geben, da unterschiedliche Firmen, Branchen und Märkte zu sehr divergieren, um auf einen Nenner zu kommen. Hilfestellung dabei und auch bei der internen Kommunikation können hier sicher Systemhäuser und Integratoren leisten.

Mittelstand noch weit entfernt von ILM

Aber wo steht der Markt derzeit? »Der Mittelstand ist noch weit weg von ILM«, antwortet Albrecht Hestermann, Manager Sales & Marketing Central & East Europe bei Promise Technology Germany. »Durch die schneller werdende Geschäftsgeschwindigkeit schleppt das Unternehmen mehr und mehr Informationen mit.« Der IT-Administrator wisse zwar, was technisch installiert ist, habe aber meist keinen Einblick in einzelne Abläufe und damit verbundene Applikationen. Ebenso wenig kann er die Daten bewerten. Der Mittelstand wolle zwar professioneller werden, könne aber nur im kleinen Rahmen agieren und oftmals sei kein Vorwissen in Bezug auf SAN oder ILM vorhanden. Schlimmer noch: diese Begriffe sind negativ besetzt, da immer mit Kosten und wenig Mehrwert verbunden.

Die Sensibilisierung fängt im ILM-Bereich bei den großen Firmen an. Gerade technische Entwicklungen setzen sich dann nach unten zu den kleinen und mittelständischen IT-Umgebungen durch. Trotzdem verlangen KMUs nach anderen Lösungen für ihre Probleme. »Der Mittelständler scheut aufwendige Analysen, Strategiebewertung und Datenklassifizierung«, sagt Sun-Manager Müller. »Ihm ist es am liebsten, wenn ihm die Hersteller ein einfaches und unkompliziertes System, quasi die One-Button-Lösung, offerieren. Preiswert versteht sich. So lange es dies nicht gibt, kommt ILM in den KMUs nicht vor.«

Hestermann ergänzt: »Das Bewusstsein für die Problematik mag vorhanden sein, aber es darf nichts kosten. Firmen verdienen mit diesen IT-Investitionen nichts, die Gesamtkosten sind enorm.« Dabei stehen Aufwand und Nutzen für ein KMU in keinem vertretbaren Verhältnis. Allerdings führt dies zu konzeptlosen Investitionen im Mittelstand, die jeweils nur einen aktuellen Flächenbrand bekämpfen. Zusätzlich bestehe noch der Trend, dass der Fachhandel das Thema vom Midrange-Segment fernhält und somit eher hemmt als hilft.

»ILM ist ein Thema für jedes Marktsegment«, sagt Udo Weitz, Manager Enterprise Server & Storage Marketing bei Hewlett Packard. »Aktuell ist noch zu erkennen, dass insbesondere Versicherungen und Banken sowie der Gesundheits-Bereich in diese Lösungen investieren, allerdings dehnt sich ILM mittlerweile auch auf andere Bereiche aus. Insbesondere über unsere gebundelten Partner-Lösungen adressieren wir konkret den Mittelstand. Hier geht es jedoch noch mehr um das Thema Kosteneinsparungen durch Einführung von mehrstufigen Speicherlösungen. Der rechtliche Aspekt gewinnt jedoch auch hier an Bedeutung.«

Branchenlösungen und Systemhäuser können KMUs helfen

Kleine und mittelständische Unternehmen müssen trotzdem nicht auf ILM-Lösungen verzichten. Alle Anbieter sehen hier Systemhäuser in der idealen Rolle des Mediators. Denn diese können nicht nur das Bewusstsein bei den KMUs ändern, sondern auf spezielle Lösungen hinweisen, die gerade kleineren Firmen ILM auf den Leib schneidern. Zudem kann ein Mediator geschäftsübergreifend Manager, Administrator und einzelne Anwender an einen Tisch bringen, um zusammen an einer Umsetzung zu arbeiten.

Mario Werner, Sales Representative bei Syncsort erklärt: »Es gibt bereits für verschiedene Branchen Software-Lösungen und abgestimmte Applikationen, zum Beispiel für Kliniken, Zahnärzte oder Anwaltskanzleien. Mit einem guten Systemhaus lässt sich dementsprechend eine Speicherarchitektur installieren. Das kann mit einer ganz einfachen Architektur beginnen und je nach kommenden (richtigen) Entscheidungen modular erweitert werden. So könnte man auch einzelne Abteilungen Schritt für Schritt nachziehen.«

In einigen Branchen und Unternehmen – so die Speicherexperten – kam und kommt ILM bereits zur Umsetzung, wenn auch »zu Fuß«. Das bedeutet, dass manuell Daten gesichert, gelöscht und ausgelagert bzw. archiviert werden. Generell läst sich feststellen, dass kein Speicher von der Stange alle Bedürfnisse optimal erfüllen kann. Jede Unternehmenskultur verlangt nach unterschiedlichen Prozessen und IT-Lösungen.

Archivierung in Zeiten von Compliance-Grenzen

Neben den Service-Level-Agreements und anderen Anforderungen sind Regelwerke immer wichtiger für die Datenhaltung. Zusammengefasst unter dem Begriff Compliance beeinflusst dies vor allem auch die Archivierung. Im Zusammenspiel mit ILM lassen sich Daten derzeit halbautomatisch ihrem Wert entsprechend auf dem geeigneten Medium ablegen, auch auf lange Zeit, und auch so, dass keine Veränderungen mehr erfolgen.

Content-Adressed-Storage (CAS) macht dies möglich. »Informationen lassen sich nicht mehr verändern, sind gut gesichert und beispielsweise für Revisionen noch verfügbar«, meint Adic-Manager Feil. »Platten als Zwischenmedium vor Tape sind hier wichtig. Darüber hinaus wird es künftig Applikationen geben, wie beispielsweise von Adic, die eine Datenduplikation verhindern und somit Speicherressourcen sparen.« Allerdings sei eine hundertprozentige Automatisierung in der Archivierung nicht zu erwarten. Auch hier spielt die Datenbewertung eine wichtige Rolle um Speicherplatz optimal zu nutzen und Daten gesetzeskonform abzulegen. Universitäten, die Forschungsdaten verwalten, agieren hier schon mit dem besten Ansatz.

Durch die umfassenden Regelungen entstehen auch harte Grenzen für die Archivierung. So lässt sie sich nicht durch ein großzügiges Backup ersetzen, auch nicht im Mittelstand. Sofern KMUs noch nicht sensibilisiert wurden, muss ihnen nun dringend erläutert werden, welche Folgen falsche Datenverwahrung haben kann – von der Mithaftung bis hin zum Konkursverfahren durch fehlende Revisionsdaten.

Archivierung ist immer ein Zukunftsprojekt

Darüber hinaus ist Archivierung immer ein Projekt, das über längere Zeit läuft und auch dementsprechend geplant und umgesetzt sein will. Adic und HDS meinen dazu, dass es nicht nur darum gehe, wie viele Daten auf welchen Speicherplatz sollen. Vielmehr gehe es darum, wie lange Medien haltbar und vor allem lesbar sind. Zusätzlich muss die Applikation die archivierten Daten auch nach Jahren noch lesen können. Archivierung dürfe nicht einfach »nach unten weg« heißen.

»Archivierung ist ein wichtiger Baustein von ILM-Lösungen«, konstatiert HP-Manager Weitz. »Im Grunde beginnt ILM da, wo auch Daten entstehen. Erst wenn diese dann irgendwann wieder gelöscht werden dürfen, ist ein Ausstieg aus dem ILM-Kreislauf möglich.« Insofern bilde Archivierung die Plattform, die Daten am längsten aufbewahren müsse und somit auch die größten Anforderungen an Produktlebenszyklen stelle. Aber auch ein Archiv ist nur ein Teil einer ILM-Gesamtlösung.

»Archivierung ist seit Compliance und Revisionsbedingungen mehr als nur die Sicherung auf Band, gefolgt von der Auslagerung an andere Orte«, erläutert Adic-Manager Feil. »Die Informationen müssen oft darüber hinaus verfügbar sein, auch für unterschiedliche Abteilungen.« Forschungsdaten beispielsweise, die voriges Jahr von der Forschungsabteilung archiviert wurden, können morgen noch in der Produktion gebraucht werden. Die Anforderungen an die Unternehmen und an die Hersteller sind umfassender und komplizierter geworden. Trotzdem suchen Unternehmen nach einer einfachen Lösung.

Trotz des starken Konkurrenten Festplatte ist kein abrupter Wandel auf Disk im Archivierungsbereich zu erwarten. »Generell stellt Archivierung ein Zukunftsprojekt dar«, erläutert Feil. »Librarys stehen im Schnitt sechs Jahre in der IT-Umgebung, größere Modelle gern bis zu 15 Jahren. Festplatten entwickeln sich sicher schneller, sind deswegen auch schneller austauschbar, etwa nach drei Jahren. Zudem verbrauchen Disksysteme mehr Strom und erzeugen mehr Hitze.« Demzufolge müssen Unternehmen nicht mit einem Technologiewandel rechnen, höchstens mit der fortlaufenden Migration von Bandformat zu Bandformat, weswegen hier unbedingt auf die Produktplanung der Hersteller zu achten ist. Auslagerung selbst ist ein weit geringerer Kostenfaktor als die Erneuerung und Haltung von Disksystemen.

IT sollte zur Chefsache werden

Letztlich herrscht Einigkeit unter den Herstellern, wenn es um ILM geht. Mechanismen zur sinnvollen Verteilung von Daten sind wichtig und erleichtern, richtig eingesetzt, den IT-Alltag eines Unternehmens. Allerdings gehören für eine vernünftige und umfassende Planung Abteilungen, IT-Administrator und Manager an einen Tisch. Generell sollte der IT-Administrator eine höhere Stellung innerhalb der Firma erhalten. So käme die Problematik der IT auch in die Köpfe aller. Wenn hier nicht alle Mitarbeiter miteinander arbeiten, wird die IT ein ewiger Pflegefall bleiben, gerade im mittelständischen Bereich. Adic-Manager Feil schließt die Diskussion treffend ab: »Sensibilisierung muss in allen Bereichen erfolgen. Am besten wäre es, IT würde zur Chefsache.«