Unternehmen müssen bei der Datenspeicherung Kosten sparen und gleichzeitig schärfere gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen. Information-Lifecycle-Management verspricht beides. Die derzeitigen Praxislösungen sind aber von einer Rundum-Automatisierung der Datenhaltung noch weit entfernt.
von Ariane Rüdiger
Schon seit zwei bis drei Jahren geistert nun das Stichwort ILM (Information-Lifecycle-Management) durch die Diskussionen der Hersteller, CIOs und besonders der Speicherspezialisten. Dem neuen Konzept zufolge sollen Daten ihrem Wert nach auf unterschiedlich teuren Medien gehalten und, sobald sie nicht mehr nötig sind, gelöscht werden. Doch ist das neue Konzept wirklich in der Praxis angekommen? Wie konsequent wird ILM umgesetzt?
Als Messlatte dafür kann das Stufenmodell der SNIA (Storage Networking Industry Associaton) gelten. Grob gesagt unterteilt es die ILM-Welt in fünf Realisierungsstufen. Auf der untersten befinden sich die Grundvoraussetzungen für ILM wie Storage-Vernetzung oder Virtualisierung, an der Spitze liegt das Unternehmen, dessen Datenhaltung applikationsübergreifend automatisiert ist – eine heute kaum realisierte Vision. Eine Studie von Experton hat ergeben, dass sich die meisten Anwender noch in den unteren Stufen der Pyramide bewegen.
Grafik: Experton
»Es gibt heute relativ wenige Projekte, die ILM hundertprozentig verkörpern«, sagt beispielsweise
Wolfram Funk,
Senior Adviser der
Experton Group. »Die meisten Kunden, unserer aktuellen Untersuchung nach rund die Hälfte, befinden sich noch bei den Vorarbeiten wie Storage-Konsolidierung, Backup-Konsolidierung oder Virtualisierung.« Die späteren Phasen, in denen es um erste Ansätze zur Datenklassifizierung oder Tiered-Storage (Phase 2) oder gar um die Umsetzung einzelner ILM-Lösungsbereiche, etwa E-Mail-Archivierung geht, erreichen danach gerade einmal zehn beziehungsweise fünf (Phase 3) Prozent der Befragten.
»Die meisten Anwender befinden sich höchstens auf einer mittleren Realisierungsebene«, ergänzt Malte Rademacher, Marketing Director EMEA bei EMC. Das bestätigt auch Dr. Wolfgang von Königslöw, Leiter Consulting des auf Speichertechnik spezialisierten Distributors TIM: »Die Kunden haben ein konkretes Problem wie Kapazitätsengpässe oder E-Mail-Archivierung, das sie lösen wollen.«
Allerdings scheint sich der Markt schnell zu bewegen. »In den nächsten anderthalb Jahren werden sich die Kunden in Richtung der Ebenen drei oder vier des fünfstufigen ILM-Modells bewegen«, prognostiziert Hermann Wedlich, Solution Marketing EMEA bei Symantec. »Dafür müssen Organisationsmodelle und Prozesse entstehen, die die Definition von Service-Levels unterstützen.« Allerdings entstehe das Bedürfnis nach definierten Dienstgütern vor allem durch Druck, wie er beispielsweise im Messaging-Bereich besteht. Dass diese Sicht der Dinge realistisch ist, belegen konkrete Anwendungsfälle.
Unternehmen fragen nach ILM
»Es gibt heute Unternehmen, die direkt nach ILM fragen«, sagt Marcellus Scheefer, Sales Leader Central Region bei IBM. Sogar mittelständische Unternehmen interessierten sich für regelgesteuerte Datenhaltung, berichtet Scheefer und erwähnt einen mittelständischen Maschinenbauer aus dem Raum Stuttgart, der in Deutschland rund 2.000 Mitarbeiter beschäftigt. »Bei diesem Kunden haben wir die alte Infrastruktur durch IBMs SAN FS (Filesystem) abgelöst. Das Unternehmen verwendet jetzt ein Zwei-Tier-System mit Disk und Tape, wobei die Daten über Werkzeuge unserer Servicepartner analysiert werden«, sagt Scheefer.
»Es gibt heute keinen Kunden mehr, der noch nie etwas von ILM gehört hat«, konstatiert auch Frank Giebel, Business Development Manager ILM bei Sun DMG. Allerdings wüssten die Anwender meist nicht, wie sie mit dem Konzept im Rahmen von Projekten umgehen sollten. Die meisten Kunden, nämlich rund 70 Prozent, meint Giebel, »nehmen heute eine Segmentlösung«, also zum Beispiel für die E-Mail-Archivierung.
Grafik: Sun
»Je kleiner die Anwenderfirma, desto umfassender die Lösung«, berichtet er zum Erstaunen vieler. Das liege daran, dass diese Firmen weniger Server und Anwendungen zu verwalten hätten, häufig aber sehr hohe Anforderungen an die Datenhaltung stellten. Als typische Beispiele für diese Konstellation nennt der Manager Automobilzulieferer, Steuerbüros und Finanzdienstleister, aber auch ärztliche Praxen, zum Beispiel von Röntgenologen, in denen große Datenmengen anfallen.
Ein exemplarischer Fall dürfte Toyota Motorsport sein. Das Unternehmen betreut den Toyota-Rennstall. Zur Verwaltung der während der Rennen und Testfahrten massenweise anfallenden Messdaten hat es auf Basis von EMC-Produkten eine mehrstufige Speicher- und Datensicherungsstruktur, kombiniert mit einer flexiblen Backup- und Archivierungslösung, aufgebaut. Der Wert der Daten wird allerdings auch hier vor allem nach der Zeit beurteilt, in der sie nicht mehr aufgerufen wurden.
Wichtigste Anwendung: E-Mail-Archivierung
Noch immer ist vor allem die E-Mail-Archivierung das wichtigste Einfallstor für den ILM-Gedanken. Ein Beispiel dafür ist die Biotechnologie-Firma Morphosys in Martinsried bei München. Steffen Pohlenz, Head of IT, musste nicht nur die Storage-Landschaft modernisieren, sondern auch noch einen gewaltigen Wachstumsprozess begleiten. »Als ich vor drei Jahren hier anfing, hatten wir 100 Mitarbeiter und einen Standort, jetzt sind es 260 Mitarbeiter und acht Standorte.« Die IT-Abteilung allerdings hat nach wie vor sechs Mitarbeiter. Daher musste der Support dringend vereinfacht werden. An ILM dachte Pohlenz, als der »Exchange-2000«-Server voll gelaufen war. Nach einer Marktrecherche entschloss sich Morphosys, die revisionssichere Archivierung mit Symantecs »Enterprise Vault« aufzubauen. Das Archivvolumen liegt heute bei 200 GByte. Die Archivdaten sind auf einem SCSI-RAID-Array gelagert. Die Mails der letzten drei Monate bleiben direkt auf dem »Exchange«-Server, der 60 GByte fasst. »Pro Jahr kommen 70 GByte Mail-Daten hinzu«, sagt Pohlenz.
Beim Finden der Daten hilft die Suchmaschine »Altavista«, die Symantec mitliefert. Sie indiziert Betreffzeile, Adresse, Inhalt und Anhänge. »Inzwischen gibt es einen Trend zur vorzeitigen Archivierung von Mails bei den Mitarbeitern, weil sie sie auf dem Archivsystem einfach schneller finden«, berichtet Pohlenz. Das Projekt ist noch nicht abgeschlossen: Später soll eine dreistufige Speicherhierarchie entstehen. Im nächsten Jahr will Morphosys zudem einen weiteren Integrationsschritt gehen: Ein »Office Sharepoint Server 2007« von Microsoft soll den Fileserver ablösen und mit »Enterprise Vault« zu einer einheitlichen Dokumenten-Archivierung kombiniert werden. »Ich halte XML als zukünftiges Dokumenten-Austauschformat für am wahrscheinlichsten«, begründet Pohlenz sein Konzept.
Eine ILM-Lösung für den E-Mail-Bereich realisierte auch der Rheinisch-Westfälische Technische Überwachungsverein (RWTÜV). Sie basiert auf dem Messaging-System »Easy Xchange« von Fujitsu Siemens und der E-Mail-Archivierungssoftware »Email Xtender« von EMC/Legato. Weitere Firmen, die bekanntermaßen an einer ILM-tauglichen E-Mail-Archivierung arbeiten, sind Metro-Saturn und die IKB-Bank.
Allerdings geht es den Anwendern nur selten vor allem um Compliance, wenn sie sich der E-Mail-Archivierung nach dem ILM-Konzept zuwenden. »Bei den meisten steht die Einhaltung von Service-Level-Agreements bezüglich des Mail-Servers im Vordergrund«, sagt Kai-Uwe Klein, Consulting Manager Storage Presales bei Computer Associates (CA).
Revisionssichere Dokumentenverwaltung
Um Dokumentenarchivierung ging es dagegen einer Wohnungsbaugesellschaft, die TIM betreute. Das Unternehmen speicherte geschäftsrelevante digitalisierte Schriftstücke bisher durch eine Datenbank auf SCSI-Festplatten. Die Daten sind zehn Jahre revisionssicher aufzubewahren. Da der Platz im RAID-Array eng wurde, galt es eine innovative Lösung zu finden. Sie bestand in der Implementierung der Software »Disk Xtender« von EMC/Legato. Neu erstellte Dokumente speichert die Software jetzt auf eine UDO-Jukebox mit WORM-Platten, die an einem Archivserver angeschlossen ist. Von dort aus können sie transparent und mit relativ schnellen Zugriffszeiten gelesen werden. Der Plattenplatz konnte gleich bleiben.
Als Vorreiter im Bereich elektronische Dokumentenarchivierung sieht CA die chemische und Pharmaindustrie: »Dort existieren klare Regeln, welche Dokumente aufbewahrt werden müssen«, betont Klein. »Häufig benutzen diese Firmen klassische Dokumentenmanagementsysteme mit branchenspezifischen Erweiterungen, die im Workflow eine strikte Indexierung erzwingen. Weil aber die Struktur der einzelnen Produkte unterschiedlich ist, können auch diese Firmen kaum globale Repositorys aufbauen.« So gibt es auch keine Integration zwischen E-Mail- und Dokumentenmanagement.
ILM für SAP-Daten
Ein drittes wichtiges ILM-Thema sind SAP-Daten, die wie E-Mails in der Regel steuerrelevante Informationen enthalten dürften. So speichert die Universitätsklinik Leipzig die Daten abgeschlossener Prozesse aus den SAP-R/3-Modulen zum Finanzwesen und Controlling auf einer EMC »Centera«, einem speziell für revisionssichere Archivierung konzipierten System. Daten aus den klinischen Systemen werden in SAP Business Intelligence übernommen. Die Datenablage steuert »Database Xtender«, eine Software von Legato/EMC.
Auch der IT-Dienstleister SBI Ruhr (Services for Business IT), ein Siemens-Tochterunternehmen und hervorgegangen aus RAG Informatik (Ruhrkohle AG Informatik) speichert unveränderliche Daten inzwischen auf einer Centera. Das alte WORM-System wurde abgelöst. Das Unternehmen lagert rund 1,2 TByte Personalakten, SAP-Daten und andere Dokumente. Der Zugriff erfolgt über Ixos von »Opentext«.