Der Volkswagen-Konzern entwickelt mit den Experten von Gedas das Vertriebssystem »Ersatzteile 2000« (ET2000). Für die lückenlose Dokumentation der täglich rund 60.000 Geschäftsprozesse ist ein digitales Archiv von Ceyoniq zuständig. Einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen garantiert ein zwischen Archivserver und Speichermedien geschaltetes HSM-System.
von Christian Raum
Bild: Volkswagen
Die »ET2000«-Installation im
Original Teile Center (OTC) von
Volkswagen gilt als eine der größten IT-Logistiksysteme in Europa. Das System bildet den DV-Backbone für die Ersatzteilversorgung des Volkswagen-Konzerns. Von diesem Zentraldepot mit einer Größe von etwa 40 Fußballfeldern steuert der Automobilhersteller die Versorgung des Handels mit Original-Ersatzteilen rund um den Globus. Die Größe ist beeindruckend: Über 70 Rampen für Lastkraftwagen, sowie einen 1.500 Meter langen Gleisanschluss werden Tag für Tag etwa 1.500 Händler direkt beliefert – neben den elf deutschen Großhändlern und 24 Importeuren in Europa.
Um dieses riesige Lager in ständiger Bewegung zu halten und den stetigen Materialfluss sicher zu stellen, war es nötig, eine entsprechende IT-Installation aufzubauen. Das Herzstück ist ein Rechenzentrum, das in der Volkswagen-Zentrale in Wolfsburg brummt: Aus insgesamt dreizehn »SAP«-Systemen haben die IT-Ingenieure die ET2000-Installation zusammengesetzt. Ein Cluster aus drei Großrechnern des Herstellers Hewlett-Packard verknotet die ERP-Applikationen miteinander. Vollautomatisiert laufen an diesem Punkt die Aufträge aus den bereits an ET2000 angeschlossenen Niederlassungen in Deutschland, Singapur und Schweden zusammen.
Benötigt eine Werkstatt neue Motoren und Scheibenwischer für den »Golf« eines Kunden, Bremsen oder Sitze für einen Passat oder einen Bugattimotor? Der Disponent recherchiert in dem VW-Gesamtkatalog und sucht aus 430.000 Angeboten die entsprechenden Ersatzteile heraus. Per Mausklick ordert er die Teile. Was Kunden und Werkstatt nicht sehen, sind die komplexen Prozesse, die jede Bestellung im IT-System ET2000 auslöst. Die untereinander vernetzten Großrechner verteilen jede Anfrage routiniert auf die entsprechenden Datenbanken. Gleichzeitig sorgt ein digitales Archiv dafür, dass die Mitarbeiter sämtliche Vorgänge auch in den nächsten Jahrzehnten schnell recherchieren und komplett zurück auf den Monitor laden können.
Mitarbeiter recherchieren im digitalen Archiv sämtliche Vorgänge
Dass dies keine leichte Aufgabe ist, zeigt ein Blick auf den aktuellen Durchsatz der ET2000-Installation. Tag für Tag laufen bei den rund 6.000 Mitarbeitern des OTC 60.000 Bestellungen ein. Mit Hilfe der Informationstechnologie reichen sie die Bestellungen weiter, kontrollieren den Eingang sowie die Auslieferung der Teile, erstellen Lieferscheine und stellen schließlich eine Rechnung. Der gesamte Prozess geschieht seit nunmehr drei Jahren komplett digital – intern reichen sich die Mitarbeiter nicht ein Stück Papier weiter. Wie viel Material der Konzern in diesen papierlosen Büros spart wird am Belegaufkommen deutlich. Im Vergleich zu der Zahl der ausgelieferten Bestellungen liegt die Zahl der digitalen Unterlagen ungleich höher. Heute erstellen und speichern die Mitarbeiter – abhängig von der Komplexität eines Vorganges – bis zu 42 Belege pro Auftrag.
Bild: Volkswagen
Aufgrund der schieren Menge an Vorgängen und Belegen stoßen selbst die ERP-Datenbanken und die Superrechner schnell an die Grenzen ihrer Kapazität. Ab einer kritischen Größe können die Mitarbeiter dies an der Geschwindigkeit ihrer eigenen Systeme bemerken. Dann werden die SAP-Dialoge langsamer, die Applikationen brauchen viel Zeit, um die entsprechenden Daten zu verarbeiten oder bereit zu stellen.
Jetzt ist es für die Verantwortlichen höchste Zeit, in den Datenbanken aufzuräumen und zu entrümpeln. Nur wenn sie permanent die alten Informationen auslagern und nicht mehr benötigte Datensätze außerhalb der SAP-Installation ablegen, können sie ihren Mitarbeitern die benötigten Kapazitäten bereitstellen.
Doch wie viele der gespeicherten Daten sind für das Nachvollziehen der jeweiligen Geschäftsprozesse notwendig? Welche Datensätze müssen für Steuerprüfungen oder internes Controlling archiviert werden? Wie können die Verantwortlichen diese Informationen aus dem SAP-System zwar einerseits heraus nehmen, andererseits aber für den sofortigen Zugriff über die SAP-Oberfläche bereithalten?
Grafik: Gedas
Die Lösung ist ein digitales Archiv, um das Volkswagen die ET2000-Installation erweiterte. Seit November 2001 ist eine Archivierungs-Software im Einsatz. »Volkswagen erwartet, dass wir nach einem festen Zeitplan sämtliche Ausgangs- und Durchgangsbelege aus den produktiven SAP-Systemen heraus nehmen und im digitalen Archiv abgelegen«, erklärt
Ralph Obermann, bei
Gedas verantwortlich für die Archivierung innerhalb der ET2000-Installation. »Hierzu wurde das
Ceyoniq-Archiv angeschafft. Einerseits entlastet es die SAP-Systeme und übertrifft andererseits in den Punkten Sicherheit und Recherchemöglichkeiten die frühere Papierablage deutlich.«
Ein Vorteil des gewählten Archivs ist, dass dieses System die Informationen intelligent ablegt. Alle ausgelagerten Informationen sind indiziert und können über die Recherchefunktionen von den Mitarbeitern schnell wieder gefunden und geprüft werden. Dazu können die Mitarbeiter des OTC ihre SAP-Arbeitsumgebung nutzen.
»Für die Verantwortlichen bei Volkswagen war es wichtig, dass unsere Archivlösung auf den Monitoren der Anwender überhaupt nicht auftaucht«, erläutert Markus Hartmann, Vertriebsleiter bei Ceyoniq. Lediglich das Recherchefeld ist in die gängige Bildschirmmaske der Computerarbeitsplätze integriert.
Inzwischen ist das Archiv eine zentrale Komponente von ET2000 geworden. Das System legt alle Datensätze im Archiv ab, mit denen die Geschäftsprozesse geprüft werden können. Das sind sämtliche Datenbankeinträge, die Druck- und Spool-Listen sowie die Belege zu den einzelnen Vorgängen. Die technische Übergabestelle zwischen Buchhaltung und digitalem Archiv ist»ArchiveLink«, eine von SAP entwickelte Standard-Schnittstelle zu Archivsystemen. Belege, wie Rechnungen oder Lieferscheine, gelangen auf diesem Weg als digitale Kopie im PDF-Format in das Archiv. Das geschieht völlig automatisiert im Hintergrund.
Druckt ein Mitarbeiter einen Beleg zum Postversand auf Papier aus, erstellt SAP gleichzeitig eine Kopie im PDF-Format, das als Nachweis im Archiv gespeichert wird. »Entscheidend für die Wahl von Ceyoniq war, dass der Server die unterschiedlichsten Dateiformate problemlos übernimmt«, bekräftigt Gedas-Manager Obermann. »Und dass er diese Daten über die jeweiligen Indizies innerhalb von Sekundenbruchteilen aus den Archiven sucht.«
Diese Geschwindigkeit steht für den Erfolg des gesamten Archivs. In einem Konzern, in dem Archivare, Buchhalter, Sachbearbeiter oder Vertriebsmitarbeiter täglich mehr als 15 Container bedrucktes Papier neu erstellen, verwalten, archivieren oder recherchieren, ist die sekundenschnelle Recherche keineswegs selbstverständlich.