Inhalte kollaborativ zu bearbeiten und zu verteilen ist in vielen Unternehmen wichtiger Bestandteil der Geschäftsabläufe. Um noch effizienter zu werden sollen Content-Management-Systeme die Inhalte unterschiedlicher Plattformen zusammenfassen. Sie sollen das Allheilmittel des Inhaltsmanagements werden, kranken aber noch an der Vielfalt der IT und der Individualität der Anwender.
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In allen Unternehmen steigt die Datenflut und fordert das EDV-Team heraus. Inhalte aller Art sammeln sich in mannigfaltigen Formattypen. Denn jede Firma ist bemüht, sich eine umfassende Wissensdatenbank mit entsprechendem Management aufzubauen, um das Geschäft weiter voranzutreiben. Unterschiedliche Orte – Intranet, Extranet und Internet – beherbergen diesen so genannten Content.
Um dieser Inhaltsmassen Herr zu werden, benötigt man ein Content- oder auch Web-Content-Management-System (CMS), um kollaborative Zusammenarbeit strukturiert zu gestalten und die geschaffenen Inhalte optimal nutzbar zu machen. Dabei soll ein solches Instrument nicht nur Inhalte verwalten, sichtbar machen und schützen, sondern – wenn möglich – auch alle verschiedenen Arbeitsplattformen unter einen Hut bringen. Und das ist die größte Herausforderung. Derzeit sind die meisten CMS eher Insellösungen und funktionieren hervorragend in einzelnen Bereichen. Bei der Verschmelzung von Intra-, Extra- und Internet ist momentan noch eher der Wunsch Vater des Gedankens. Wer eine solche Idee umsetzen möchte, sieht sich gleich vor der nächsten Hürde – der Auswahl des passenden Produkts. Denn die Vielfalt der Anbieter ist trotz einer leichten Konsolidierung noch immer groß. Je nachdem, welche IT-Umgebung, Anwendungen, Hardware, Datenbanken und Geschäftsabläufe vorliegen, kann nur eine individuelle Lösung helfen.
Der Einsatz von Content- oder auch Web-Content-Management-Systemen ist aufwendig und sollte nicht ohne Beratung geschehen. An oberster Stelle sollte vor allem die Frage stehen: Was will ich mit einem CMS erreichen und wie dynamisch muss es sein, um auch künftige Aufgaben zu erfüllen? Für eine umfassende Einbindung beispielsweise darf eine XML-Schnittstelle nicht fehlen. Bei Sharepoint-Nutzung muss darauf geachtet werden, ob sich gewünschte Module hier integrieren lassen. Eine einfache und schnelle Verschmelzung der Inhalte auf eine Arbeitsplattform – oder neudeutsch in einer Cloud – wird es wohl nicht geben. Die Tendenz hingegen ist klar gesetzt. Inhalt ist Geschäftspotenzial und muss innerhalb des Unternehmens transparent, zugreifbar, verteilbar und zu bearbeiten sein, unabhängig von darunter liegenden Anwendungen und verwendeter Hardware. Web 2.0 und Social Media haben wir es zu danken, dass uns zumindest nie der Inhalt ausgehen wird. Inwiefern er wirklich übergreifend verwaltbar und nutzbar sein kann, müssen zukünftige CMS erst noch zeigen.