Im Zeitalter von Web 2.0, Enterprise 2.0, Social Media etc. steigt die Fülle an Dokumenten bzw. Inhalten allerorts rasant an. Aus diesem Grund wurde vielen Unternehmen die Notwendigkeit einer Inhaltsverwaltung deutlich, die mehr Nutzen als pure Dokumentenverwaltung bringen kann. Zum einen bestehen die sich ansammelnden Inhalte aus den unterschiedlichsten Formen: PDFs, Dokumente, MP3-Dateien, Bilder in verschiedenen Formaten, Präsentationen und viele andere mehr. Zum anderen entstehen sie an unterschiedlichen Systemorten, Standorten oder auch unter anderen Plattformen. Wurde früher nur das Intranet genutzt, so ist heute mindestens ein Extranet und auch das Internet Quelle der zahlreichen Inhalte, die in einem Unternehmen zusammenfließen können und auch sollten.
Und genau das macht das Management dieser Inhalte – des so genannten »Contents« – so schwierig. Hinzu kommt die Anforderung, rechtliche Bestimmungen und interne Prozesse zu bedienen. Im besten Falle soll das übergreifend erfolgen, unabhängig vom lokalen Standort oder von der jeweiligen Plattform und dem Format, in dem der Inhalt erstellt wird.
Zwei Welten – ein Ziel
Bislang gab es zwei getrennte Welten: die der Content-Management-Systeme (CMS) und die des Web-Content-Managements (WCMS). CMS beschränkten sich zumeist auf die Erstellung und gemeinschaftliche Verarbeitung der Inhalte innerhalb der geschlossenen Umgebung des Intranets, manchmal noch des Extranets. Klassische Beispiele sind Publishing-Systeme in Verlagen. WCMS verfügen über ein Web-Frontend und machen diese Verwaltungsfunktionen im Internet verfügbar. Beide Systeme sollen dafür sorgen, dass Content allen Mitarbeitern zur Verfügung steht, gemeinsam bearbeitet werden oder zum Zwecke der Weiterverwendung publiziert werden kann.
Zu unterscheiden sind hier zwei Arten, das dynamische und das statische Verfahren. Dabei geht es um die Art der Auslieferung der erstellten Seiten an den Nutzer. Ein volldynamisches System kreiert bei jedem Aufruf die jeweilige Seite neu. Dadurch ist es stets auf dem aktuellsten Stand. Allerdings benötigen diese Systeme hohe Rechenkapazitäten und können entsprechend leichter zu Serverüberlastung oder Systemstillstand führen. Ein statisches System legt jeden neuen Inhalt auf einer entsprechenden Seite zunächst in einer Datenbank oder im Dateisystem ab. Eine Aktualisierung erfolgt erst später und die Seiten sind nicht immer aktuell.
Um das Beste beider Technologien zu nutzen entstanden hybride und halbstatische Systeme. Hybride Systeme kombinieren die Vorteile der statischen und der volldynamischen Seitenerzeugung. Lediglich die Inhalte, die dynamisch aus einer Datenbank generiert werden müssen, wie zum Beispiel News, Suchabfragen oder personalisierte Inhalte, werden zur Laufzeit aus der Datenbank ausgelesen. Alle anderen Inhalte, die nicht laufend Änderungen unterzogen werden, wie etwa das Seitengerüst, die Navigation, aber auch bestimmte Texte und Bilder, liegen statisch vor. In halbstatischen Systemen ist der Inhalt so generiert, dass er gleichzeitig dynamisch und statisch vorliegt. Das heißt, dass die Informationen in statisch generierten Dateien abgelegt und bei Abruf sofort ausgegeben werden. Dynamische Inhalte generiert das System dann, wenn ein Code in der Programmsprache in die Datei eingebunden wird oder einzelne Datensätze geändert beziehungsweise neu angelegt werden.
Bislang waren WCMS und CMS klar getrennt. Mittlerweile geht der Trend deutlich dahin, eine Verschmelzung beider Welten zu schaffen, also die Inhalte plattformübergreifend zu nutzen. Hier gilt es zunächst Integrations- und Migrationshürden zu nehmen. Ein entsprechendes System muss über alle notwendigen Schnittstellen verfügen, damit sämtliche Unternehmensanwendungen eingebunden sind, in denen Inhalte erzeugt und bearbeitet werden, angefangen von Web- oder Kollaborationsapplikationen bis hin zu Datenbanken. Microsoft versucht hier zum Beispiel bereits mit zahlreichen Partnern eine Verbindung von der Plattform »SharePoint« aus zu allen relevanten Arbeitsumgebungen zu schaffen. Auch andere Anbieter sind dabei, entsprechende Lösungen zu entwickeln, teilweise im Baukasten-Ansatz.
Anforderungskatalog wird größer
Auf Grund dieser Bestrebungen erweitern sich natürlich auch die Anforderungen, denen solche Verwaltungssysteme gerecht werden müssen. Zum einen muss die Schnittstellen- und Anwendungsvielfalt wachsen bzw. umfassend sein. Zum anderen müssen interne Prozesse unterstützt werden, an denen sich die verschiedenen Mitarbeiter mit unterschiedlichsten Aufgaben beteiligen. Zu ihnen gehören Autoren, autorisierte Editoren, Webmaster, Administratoren und viele mehr. Das System muss Autorisierungsregeln zulassen, die Mitarbeit genehmigen oder Inhalte freischalten können. Außerdem muss eine Überprüfung erzeugter Inhalte möglich sein, also eine Vorschau, die Autoren von verschiedenen Plattformen aus zur Verfügung steht. CMS und WCMS müssen sich zwangsläufig auch in das Korsett der Regeltreue (Compliance) pressen lassen. So sollten sie es ermöglichen, alle Inhalte vor Änderung zu sichern oder auch Versionierungen nachzuvollziehen.
Anforderungen wie Seiten-Vorlagen (Site-Templates) für verschiedene Seiten, zielgruppengerechte Darstellung, Einbindung externer Datenquellen und Informationsdienste sowie die Integration in Content-Lifecycle-Management für die begrenzte Veröffentlichung bestimmter Texte und deren Archivierung kommen noch hinzu. Bei der extrem schnell anwachsenden Menge der Inhalte muss der jeweils Verantwortliche zudem auf eine modulare und verhältnismäßig unterbrechungsfreie Erweiterung seiner Lösung achten. Nur mit solch einem System kann er auf mittelfristige Sicht Engpässe vermeiden.
Runter von der Insel
Im DMS- und ebenso im CMS/WCMS-Umfeld wird deutlich, dass sich Insellösungen überlebt haben. Treibend ist hier nicht zuletzt die Not, interne Arbeitsprozesse ohne Reisekosten zu verschlanken und größere Arbeitsfelder auf weniger Mitarbeiter in verschiedenen Büros zu verteilen. Wissens-Management wird zum wichtigen Instrument bei der Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs. Um homogene Abläufe zu schaffen bedarf es einer homogenen Infrastruktur. Was in vielen Unternehmen schon in Teilbereichen funktioniert, bedarf oft einer langen und umfassenden Planung, bevor es wirklich nutzbringend flächendeckend ausgeweitet werden kann.
Wie schnell die Anbieter in der Lage sein werden, alle Hürden einer solchen Systemerweiterung zu nehmen, wird die Verfügbarkeit funktionierender Lösungen zeigen. Der Markt ist derzeit sehr bestrebt, diesem Trend nachzukommen, der wie in vielen anderen Bereichen nicht zuletzt auf dem Wunsch nach Konsolidierung und Einsparung durch schnellere Prozesse basiert. Ein Problem können auch kommende Lösungen mit Sicherheit nicht beseitigen: die Notwendigkeit der Überwachung durch den Administrator, der dann zum Allrounder im Bereich Verwaltung, Inhaltsverifizierung und Prozessorganisation werden muss.