Katalog-Software ist bei Brückner ein alter Hut. Neu ist der Wunsch nach einer Katalog-Software mit integriertem Übersetzungsmanagement. Schließlich sollten die Teilekataloge dreisprachig erscheinen.
von Axel Schmidt, PR & Marcom Services
Folien werden vor allem als Verpackungsmaterial und in technischen Anwendungen als Kondensatorfolien oder Audio- und Videobänder eingesetzt. Doch kaum jemand weiß, welches umfangreiche technologische Know-how zur Herstellung dieser Folien nötig ist. Komplexe Folien-Reckanlagen, so groß wie ein Fußballfeld, umfassen 500 bis 1.500 Baugruppen. Da Brückner immer mehr Kunden in anderen Ländern hat, müssen die Unterlagen zudem in immer mehr Sprachen vorliegen. Schließlich liegt der Exportanteil des Unternehmens bei über 90 Prozent. Im Moment übersetzt Brückner in 28 Sprachen. Kurz: Die Anforderungen an die Technische Dokumentation des Unternehmens steigen.
Von der Katalog-Software zur Übersetzungsumgebung
Brückner setzt seit mehr als zehn Jahren auf Katalog-Software. Auf Grund der Probleme mit der alten Software, unter anderem mit asiatischen und kyrillischen Schriften, entschied sich Brückner für einen Wechsel zu CATALOGcreator. Der nächste logische Schritt war, den gesamten Übersetzungsprozess zu optimieren. Immerhin fallen pro Anlage bis zu 15.000 zu übersetzende Informationseinheiten mit einem Überschneidungsgrad von ca. 80 Prozent an. Bei zwei bis drei umfangreichen Anlagenkatalogen pro Monat stellt dies ein hohes Potenzial für eine Terminologie-Datenbank dar.
Im Raum standen folgende Fragen:
 | Welche Daten sind wo vorhanden? |
| In welchem Maße werden gleiche Texte abweichend übersetzt? |
| Was erhalten die Übersetzer und was bekommt Brückner zurück? |
| Wie können die vorhandenen SAP-Stammdaten integriert werden? |
Diese Überlegungen rücken die Themen Terminologie-Datenbank und effiziente Vorübersetzung in den Blickpunkt. Die Projektverantwortlichen suchten nach einem System, um Katalogdaten datenbankgestützt mehrsprachig und einheitlich zu pflegen und Übersetzungsprozesse effektiv zu steuern. Man fand eine Lösung: die Network Edition von across. Ließ sich diese doch über eine Standardschnittstelle in die Systemumgebung einbinden.
Einheitliche Unternehmens-Terminologie
Das Projekt, das zunächst aus der Anforderung entstand, Kataloge in russischer Sprache zu liefern, entwickelte sich so zu einem unternehmensübergreifenden Projekt. Dazu Karsten Natebus, Projektleiter Katalogsysteme bei Brückner: »Die Einführung eines elektronischen Katalogsystems bietet große Chancen für die gesamte Terminologie im Unternehmen. Das Katalogwesen kann dazu beitragen, die Fachsprache unternehmensintern zu vereinheitlichen, um so zur tragenden Säule reibungsloser Kommunikation zu werden.«
Mit dem Aufbau der Terminologiedatenbank wurden erstmals alle unternehmens- und produktspezifischen Begriffe zusammengefasst, die vorher in verschiedenen bereichsspezifischen Wörterbüchern abgelegt waren. Derzeit wird die Terminologiedatenbank nur in der Redaktion genutzt. Es ist geplant, diese in Kürze auch in den übrigen Fachabteilungen des Unternehmens mit dem Ziel einer einheitlichen Unternehmensterminologie zu nutzen. Zum Einsatz kommen hier insbesondere die Terminologie-Extraktion in Kombination mit dem Terminologiesystem crossTerm und die Konkordanzsuche in Kombination mit dem Translation-Memory crossTank.
Make and buy
Blieb die Frage, wie man die Übersetzungsprozesse effizient steuert. Bei Brückner übersetzten sowohl interne als auch externe Dienstleister. Je nach Sprache sind dabei verschiedene Kombinationen möglich. Dies soll auch in Zukunft so bleiben. Deshalb sind die Prozesse über die Projektsteuerungs-Module von Across zu steuern und dabei Dienstleister via crossWan einzubinden. Dabei will man mit den bisherigen Dienstleistern weiterarbeiten – allerdings transparenter und effizienter. In dieser Zusammenarbeit entstandenes Know-how soll in das neue System aufgenommen werden. Auch mit dem neu eingesetzten System kann Brückner alle bisherigen Übersetzungs-Strategien fahren. Alle Übersetzer, interne wie externe, greifen auf die gleiche, jederzeit verfügbare Terminologie-Datenbank zu und befüllen diese.
Probleme flexibel lösen
»Mit diesem Projekt haben wir so nebenbei auch Probleme gelöst, die vorher keine Priorität hatten«, so Karsten Natebus. Die hohe Flexibilität des Systems und der modulare Ansatz von Across unterstützten diese Vorgehensweise. Aber auch dort, wo das System scheinbar an Grenzen stieß, wurden pragmatische Lösungen gefunden. So hatte man den Umfang der Übersetzungsdaten unterschätzt. Dazu Christian Weih, der auf Seiten von Across das Projekt betreute: »Bei diesem Projekt enthielt der Export von vielen kleinen XML-Dateien anfangs nicht-übersetzungsrelevante Informationen. Dadurch entstanden unnötig lange Rechenzeiten. Die Daten werden heute gefiltert, der Export/Import ist jetzt optimiert.« Insgesamt hat man mit der Vorgehensweise Markt sondieren, Systementscheidung, eigene Installation und Schulungen gute Erfahrungen gemacht. Bei der Systementscheidung gaben das Preis/Leistungs-Verhältnis und die Anpassbarkeit an die spezifischen Anforderungen den Ausschlag. Zentrale Kriterien waren dabei das datenbankgestützte System mit offenen Schnittstellen sowie eine unbegrenzte Anzahl von Sprachen und Einträgen. Der erweiterte Nutzwert von Across für Brückner ergibt sich durch die Möglichkeit der Vorübersetzung im Hause und die Kostenkontrolle für externe Übersetzungen. Darüber hinaus verfügt man jetzt über ein Werkzeug zur Vereinheitlichung der Unternehmens-Terminologie sowie über eine allgemein einsetzbare Übersetzungshilfe.
Das Projekt entwickelt sich
Die Mitarbeiter in der Dokumentationsabteilung haben das neue System positiv aufgenommen, auch wenn neuen Aufgaben zu erlernen waren. Unterstützt wird die hohe Akzeptanz durch die schrittweise Systemeinführung über mehrere Jahre. In diesem Jahr liegt die Priorität auf den mehrsprachigen Ersatzteilkatalogen. Gleichzeitig – quasi als Nebenprodukt – wird das Ergebnis der Terminologiearbeit für alle Mitarbeiter im hausinternen Intranet zur Verfügung gestellt. Die Vorbereitungen zur Übersetzung von Standardtexten (Sicherheitshinweise, AGBs, Wartungs- und Schmieranleitungen) mit Across beginnen frühestens 2007. »Unser Ziel ist nicht die Reduzierung der aktuellen Übersetzungskosten. Uns sind zwei Ziele wichtig: Zum einen können wir nur mit modernen Systemen den ständig steigenden Anforderungen an Übersetzungen gerecht werden. Weiterhin wollen wir als Marktführer im Bereich Folien-Reckanlagen auch auf diesem Gebiet Maßstäbe im Sinne unserer Kunden setzen. Und dies natürlich zu vertretbaren Kosten«, so Bernhard A. Pauli, Abteilungsleiter Dokumentation. Gestützt auf die Erfahrungen, die die Mitarbeiter der Dokumentationsabteilung sammeln, sollen dann auch andere Fachabteilungen und Dienstleister eingebunden werden. Auch der Übersetzungs-Workflow wird ständig an neue Erkenntnisse angepasst. Grundsätzlich realisiert sind heute schon Teilziele des Projektes: Die Qualität der Übersetzung wird verbessert, die Vorbereitungszeiten für Kataloge reduzieren sich und die Kosten für Übersetzungen werden niedrig gehalten.